切勿将申请者从一个职位申请转移到另一个职位申请

本文探讨了电子应聘者追踪系统允许招聘人员将同一职位申请者灵活调入不同职位申请的趋势，以便该申请者日后可被考虑担任原申请职位或其他岗位。 对于受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）管辖的政府承包商雇主，我们不赞成这种趋势。因为我们目睹了这种灵活性在奥巴马政府时期如何导致招聘人员在OFCCP合规审查中产生负面后果。其他雇主想要该功能并称赞其灵活性，并不意味着政府承包商雇主就应采纳此做法。我们反对该做法的原因如下：
 

• 政府承包商必须征询申请人的种族和性别信息，这使联邦合同合规计划办公室能够在招聘流程的每个环节评估雇主的选拔决策；
• 政府承包商必须每年编制影响比率分析报告，评估其选拔流程对不同性别和种族群体产生的影响。当雇主反复重复使用同一批应聘者，将他们从一个职位申请调往另一个职位时，将增加招聘过程中产生具有统计学意义的不利影响的可能性；
• 政府承包商应采用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对"网络应聘者"的定义，同时需对所有实际参与职位竞争的应聘者进行分阶段管理，以便雇主能够追溯每位应聘者在招聘流程中通过的具体阶段。

由于非政府承包商不受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）法规约束，也不受其执法管辖，因此在招聘过程中拥有更大灵活性。他们有充分余地评估求职者，以确定其最适合的岗位。应聘职位与最终录用职位可能存在差异。

政府承包商的招聘人员没有这种奢侈。 政府承包商招聘人员在不同职位申请中调动候选人的次数越多，劳工部合约合规办公室（OFCCP）就越可能将整个招聘流程视为一个连续的候选人池。相反，当申请者仅在其申请的职位范围内被考虑，且不涉及其他职位时，候选人池更有可能被独立评估平等机会。这种独立评估机制在候选人池的种族和性别构成存在显著差异时尤为重要——即使这种差异纯属偶然。

申请职位与录用职位相同，主管相同：问题最少

在此情境中，雇主针对常见职位——呼叫中心客户服务代表——持续开展招聘流程。招聘专员完成基本资质筛选后，同一招聘经理将对候选人进行岗位评估。 当雇主建立数学模型评估招聘过程中的平等就业机会时，可通过数学方式处理应聘者申请一个职位却被调至同职级不同职位的情况——前提是招聘人员已正确完成候选人归档工作。追溯原始申请职位与最终录用职位相对容易。 最佳实践是将申请者在两个职位申请中都进行归档处理。 在职位申请1中，若该候选人未被实际考虑录用，处理状态可标注为"转至其他职位申请"或"未被考虑"；而在职位申请2中（假设候选人已进入该职位的实质性评估阶段），处理状态应更具实质性，例如"不符合资格"、"符合资格但未面试"、"已面试但未录用"或"已录用"。 传达候选人在第二份招聘申请中所达阶段及结果的方式还有很多。当同一招聘经理为相同职位做出决策时，若招聘专员能严格遵循《互联网应聘者条例》做好处置标注，则仍可相对轻松地建立数学模型来模拟雇主的选拔流程，同时避免过度膨胀应聘者池规模。

招聘专员可以将首次招聘需求中的申请者复制到新招聘需求中，无需让候选人重新申请。但关键在于，招聘专员必须准确区分申请者所属的申请招聘需求与录用招聘需求。

在需求1中的处理状态（如"需求已满足"或"选定更合格候选人"）存在问题，因为无法明确该人选是否曾被纳入需求1的评估范围。 招聘人员需通过处置结果明确申请人是否被纳入第一职位的考量范围。对于任何实际参与第一职位评估的候选人，招聘人员还需在该职位申请中记录雇主审核流程的实质性结果。

若招聘流程并非持续进行，招聘经理在不同日期分别做出独立的招聘决策，且招聘人员可灵活调用旧职位需求中的候选人至新职位需求（无需候选人重新申请），则会导致第二批申请者池出现混淆。 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）很可能通过以下主张来评估雇主的招聘数据：所有未被实际考虑录用到首个职位的候选人，都应被视为第二个职位的候选人。 后期申请者显然未被纳入前期职位考量范围，但若职位申请流程的独立性未能保持，第二批候选人池规模将远超第一批。若雇主将部分前期职位候选人转入新职位，则需承担解释责任：为何未将所有未录用者从第一批职位申请中转移至新职位。

申请职位与录用职位相同，但录用经理不同

在此情境中，存在一位共同的招聘专员，负责筛选求职意向书，但将其分流至不同方向，供不同招聘经理审阅。 候选人虽通过某职位申请，但并非最优人选，却展现出极强的面试表现。为避免重新筛选全新候选人池，招聘专员将经理1筛选出的合格面试者信息复制至职位2，转交经理2考虑安排面试。关键在于确保每位候选人在不同职位申请中均有明确处理状态。

从数学角度来看，统计该职位录用人数以及每位申请者被考虑录用的次数仍相对简单。在核对申请者数据时，评估真实重复申请者时需综合运用申请日期、职位需求日期、经理姓名及处理结果等信息。

然而，雇主已破坏了招聘申请的独立性，联邦合同合规计划办公室现已掌握证据，证明存在一个连续的招聘池。

申请职位与录用职位名称不同，但属于同一AAP职位组

在此情境中，雇主设有同类岗位，但招聘人员正在物色不同职位名称的职位。申请人申请了应付账款文员职位，该职位对应AAP职位组5A，但她并不适合该职位空缺，因为申请人未达到该特定职位的最低要求。然而，当招聘人员进行预筛选时，发现该候选人是退伍军人。 在应付账款文员职位被判定"不符合资格"后不久，财务专员职位出现空缺。招聘专员未等申请人主动申请该职位，便主动将她转至第二个岗位并向招聘经理提交了申请材料。招聘专员认为，为退伍军人发掘其有资格获得的其他工作机会，是自己对退伍军人应尽的责任。

问题在于，在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）看来，所有最初申请应付账款文员职位的候选人都应被纳入财务专员职位的考虑范围。为何招聘人员只挑选了这位候选人？在应付账款文员职位申请者中，是否还有其他同样符合财务专员职位资格的退伍军人候选人？招聘人员如何区分退伍军人与非退伍军人？自我申报数据是否可见？

此外，雇主仍需对选拔流程建立数学模型，以评估其平等机会性。录用职位与申请职位存在不匹配。录用人数计入分子，但对于"财务专员"这一职位，分母部分该如何计算？仅计入招聘人员从首个职位需求中筛选出的那份申请？还是计入整个应付账款文员候选人池？

从数学角度而言，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将主张财务专员职位的应聘者池不仅包含招聘人员调入该职位的候选人及直接申请财务专员职位的应聘者，还应涵盖财务专员职位的所有申请者以及应付账款文员职位的所有应聘者——因为雇主行使了自主权将一名未申请该职位的候选人调入。 申请记录将显示：该候选人虽申请应付账款职位，却被录用为财务专员，由此产生职位不匹配情况。

若雇主未直接将候选人调入该职位，而是要求候选人重新申请该职位（因此将形成两份独立申请记录：一份申请应付账款文员职位，另一份申请财务专员职位），则美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将无权要求将所有应付账款职位候选人纳入财务专员职位的申请池。 此时将存在该候选人申请财务专家职位的记录，以及最终录用至财务专家职位的记录。申请职位与录用职位完全匹配。仅存在某个人同时申请两个不同职位的情况，而非整个候选人池被重复计入。

不同职位组中的不同职位名称

在此情境下，雇主在开始面试候选人之前，无法知晓该候选人是否具备不同级别职位的任职资格——这些职位分别对应不同的AAP职位组。例如，某人仅提交一份申请，并在申请中勾选"考虑任何职位"选项，并未申请具体职位名称。

雇主筛选申请材料后，基于其作为机械师的工作经验，邀请他前来面试。雇主同时设有机械师和机械师助理两个职位空缺。在深入了解其实际工作经历前，雇主无法仅凭书面材料（申请表）判断这两个职位中哪个更适合他。 雇主所定义的"机械师"岗位可能需要比申请人过往经验更高的技术水平，因此机械师助理岗位或许更适合他。

雇主将技术工匠与助手划分为两个不同的职位组。若申请者无需精确指定应聘岗位，雇主将无法反驳联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的操作——即在整个平权行动计划周期内，将所有申请者数据复制到两个职位组的招聘分析中。 若包含机械师的岗位组同时包含焊工岗位，是否意味着所有助手类申请人都将被视为同时申请了焊工岗位？是的，若雇主有权将申请"任何"岗位的候选人同时纳入焊工岗位考量范围。

如果雇主并未要求应聘者申请特定职位，更不用说特定招聘岗位，则同样面临联邦合同合规计划办公室审查这些人员岗位分配的风险。雇主是否将某一族群（黑人）的应聘者引导至帮工岗位，而将另一族群（白人）的应聘者引导至薪资更高的技术工种岗位？

如果候选人并非自主选择申请的职位，而是由雇主的招聘人员或招聘经理根据雇主意愿随意调配候选人，那么该职位的招聘主张就更难成立。

不同职位名称，在不同职位组别中，跨越多个AAP周期

通常，雇主会采用其为利用率或目标分析制定的相同平权行动计划结构来汇总雇佣和应聘者数据，这意味着雇主往往按平权行动职位组来评估这些数据。若雇主在其计划年度的前六个月被选中接受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查，通常需提交12个月的数据。 若雇主在计划年度最后六个月被抽查，则通常需提交18-23个月的数据。若OFCCP根据首12个月数据的初步审计结果，发现特定职位组存在统计学意义上的招聘模式与惯例歧视，则可能要求补充提交前一年度的额外数据。
 

若政府承包商未将选拔流程划分为独立的招聘池，且招聘人员可将2017年末申请的候选人移入2018年申请池，则联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将把这两年间的申请者合并处理。该机构将推定每位申请者均被纳入其申请后所有职位空缺的考量范围。 若候选人于2017年3月申请某职位（该职位于2017年4月由他人录用），且招聘人员有权将候选人从申请池转移至其他申请池（无需候选人重新申请），当2017年6月出现新职位空缺时，OFCCP将推定所有未录用的3月申请池候选人均应被纳入5月职位的考量范围。 该原则贯穿整个两年数据周期。即存在一个统一的候选人库，其中每位申请者均被推定为后续所有职位的候选人且具备任职资格。

摘要

部分政府承包商雇主将继续允许招聘人员将申请者从一个职位申请转移到另一个职位，且无需候选人重新申请。他们认为，招聘流程过于僵化缺乏灵活性所带来的风险，远大于在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查中可能遭受的损害。他们将持续默许这种做法，直至接受审计。 而那些正面临OFCCP合规审查，或曾因被指控存在差异化待遇模式而需回应OFCCP的雇主，则深知维持独立职位申请池防御机制的重要性。 若雇主已采取一切预防措施，将求职者隔离在基于职位申请的系统中，并禁止招聘人员在未申请所有职位的求职者之间调动，那么OFCCP就不会基于两年数据池发起执法行动，指控雇主存在招聘中的系统性歧视模式。

尽管该流程可能僵化且耗时，但鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对《网络求职者规则》的执行力度，这仍是政府承包商迄今为止的最佳实践。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。