在联邦合同与合规计划办公室（OFCCP）日益关注承包商招聘与选拔流程的当下，亟需提升业界对常青职位申请书实用价值与优势的认知。我们发现，当前既缺乏其使用的监管指导，也亟需更多资源指导如何有效运用该机制以满足业务与合规需求。
即使您并非联邦承包商，仍有方法能有效运用常青采购申请，本文将提供相应技巧。本文并非旨在涵盖常青采购申请的所有用途，亦不涉及它们与采购/巡查申请的关联性。欢迎通过我们的免费点播网络研讨会《高效运用常青采购申请》，探索常青采购申请的多元应用场景。
什么是常青采购申请？
常青职位申请为填补多个职位空缺提供候选人储备池。当企业具备在单个职位申请中录用多名员工的能力，且不希望网站出现多个职位申请时（例如俄亥俄州哥伦布市的20个出纳职位申请），通常会采用此方式。该机制允许候选人通过一次申请即可获得多个职位的录用考虑资格（例如俄亥俄州哥伦布市的20个银行出纳职位）。 此类职位申请能持续吸引求职者，通常适用于需求量大、人员流动率高且长期存在的岗位。本文讨论的是用于填补同类型多个空缺的常青职位申请，而非用于收集不同类型和级别职位候选人的"钓鱼式招聘"或"人才搜寻"申请。
常青采购单有多种称谓，例如“虚拟”采购单、“Z”采购单，甚至“永不终止”采购单。为便于说明，本文将统一使用“常青”采购单这一术语。
常设采购申请可能极具实用价值。然而，若管理不当，它们可能给组织内部及外部的报告工作带来困扰。需要特别注意的是——尤其是联邦承包商——对于已填补的职位，必须依据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的互联网应聘者规则，精确识别每个职位的候选人名单。此类信息是制定合规的平权行动计划（AAP）的必要依据。
清晰简洁的内容是关键
与其他职位申请一样，雇主应创建常青职位申请，以吸引合格的候选人加入公司：
- 使用关键词，以便在使用词汇搜索功能时能轻松找到该列表。
- 请明确职位的具体工作地点，以免浪费时间在对特定地点不感兴趣的应聘者身上。
- 描述公司文化，并明确说明期望。
- 明确区分基本资格与优先资格。
- 考虑添加真实的工作预览（例如视频、线上或现场参观）。
审查与处置（代码出）常
定期审查常青职位申请至关重要，需确保不符合岗位基本资格的申请者被剔除（标记为不合格）并移出候选人库。频繁审查有助于应对审计审查。请始终谨记：候选人库规模越大，选拔率出现统计学显著差异的可能性就越高。
地段，地段，地段
若您是联邦承包商，应使用常青职位申请表填补同一职位在同一地点或同一城市及/或AAP区域内的空缺。创建涵盖多个职位和/或多个城市/州地点的常青职位申请表可能导致候选人混淆，并使准确追踪变得困难。唯一允许为多个城市/州创建常青职位申请表的情况是：该职位为远程工作岗位，雇员可位于美国任何地区。
若雇主确实需要创建招聘需求以填补同一城市内多个地点的职位空缺，可考虑以下几种方案。为有效追踪候选人对应的具体职位，建议创建多个长期有效的招聘需求，按城市区域划分，例如：
若必须使用同一职位申请表在多个城市招聘（不推荐），且您的申请者追踪系统（ATS）支持此功能，可在常青职位申请表中列出不同工作地点，让候选人勾选或标注感兴趣的地点。此举既便于合规性追踪，也能协助招聘人员在考虑候选人时更精准匹配空缺职位。
请注意，为符合合规要求，您必须保留每位符合基本资格且被考虑录用者的记录。
常青申请单并非永久有效
常青职位申请应设定有效期，其时长部分取决于应聘者数量及职位填补速度。应聘者数量越多、职位填补速度越快，雇主就越应考虑及时关闭常青职位申请并发布新职位。 我们建议每月或每季度关闭常青职位申请，且应尽量避免跨越财政年度或平权行动年度。原因何在？若贵公司为联邦承包商，常青职位申请跨越平权行动计划年度将极大增加履约追踪难度。
雇主应考虑在职位申请表上添加免责声明，注明申请截止日期，并告知申请人若未在该日期前收到职位通知，则需重新申请。
限制职位申请的开放时间将减少候选人池规模，增强您对申请者和录用人员的有效监控与追踪能力，从而降低风险。
常青采购单的陷阱与注意事项
管理常青职位申请的方式多种多样。无论采用何种方式，关键在于频繁审核申请材料，及时淘汰不符合资格者，从而缩减候选人池规模。
让我们来看看一些常见的情况。
场景：假设您创建了一个常青职位申请，用于客户关系专员（CRA）岗位，需要在2020年1月底前填补十个空缺职位。
方案1：您的招聘管理系统支持单个职位申请批量录用。您可为十个职位创建"真实"职位申请。 可将所有符合基本资格的申请者移至真实职位申请进行后续处理，此即构成您的候选人库。若长期职位申请中符合基本资格的申请者超出处理能力，则采用数据管理技术（DMT），例如按申请日期筛选前50名（或根据实际处理能力调整数量）的申请者（即最早提交申请的前50人）。 未被纳入这十个职位的候选人将保留在申请中以备未来考虑。不符合基本资格的候选人将被标记为不合格，并从该长期职位申请中永久剔除。请注意，若您是联邦承包商，必须保留所有表达过兴趣的个人的记录。
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您使用DMT系统，并考虑前50位申请且符合基本资格的候选人——这10个职位的所有50人将从常青计划转入正式（或儿童）职位申请流程。 |
方案二：您的招聘管理系统仅允许每个职位申请录用一名候选人，且不支持候选人在不同职位申请间转移。假设您需要频繁招聘客户关系专员（CRA）一级岗位。您可创建一个针对佐治亚州亚特兰大地区客户服务代表一级的常青职位申请。这样所有职位的基本资格要求和工作地点都保持一致。 假设您需要在3个月内从包含500名求职者的职位申请中完成8次录用。使用动态匹配技术（DMT），您筛选出常设职位申请中的前150名候选人。电话筛选符合基本资格的100人后，确定50人进入招聘经理面试环节。招聘经理最终选定25人，且这25名候选人全部接受录用通知。
采用常青职位这种方式的顾虑在于，您需要以某种方式追踪那100名符合基本资格且被纳入八个职位候选名单的人员。由于无法将他们分配到每个职位需求中，您可能需要通过人工方式或另寻系统化方法进行追踪。若无法实现追踪，且您作为联邦承包商，在审计过程中若存在不利影响指标，这将引发严重问题。
更高风险——方案3：您为客户服务代表岗位开设长期开放的职位申请，允许求职者申请多个级别和地点的职位。 职位发布可能注明一级和二级岗位的基本资格要求，并标明亚特兰大和圣路易斯两地均有空缺。您将通过该职位申请池筛选求职者，并为亚特兰大与圣路易斯两地招聘一级和二级客户服务代表。在处理求职者时，即使并非所有申请者都对特定级别或特定地点感兴趣或符合基本资格，同一申请者群体仍需同时申报两个岗位和两个地点的职位。
若您是联邦承包商，我们不建议采用此方法，或寻求解决方案以协助候选人选择仅考虑特定地点和职位。我们在审计中曾遇到此类情况，其追踪过程堪称噩梦——极难确定哪些申请者被考虑过哪些层级的职位以及在何处。
一个例子是常青职位申请，该申请于1月1日开启，直至3月31日才关闭。共有8个职位空缺：1月1个，2月2个，3月5个。若常青职位申请中有500人：
- 你是否考虑过征召令中所有8个职位的500人？
- 你真的重新考虑了那些在1月申请的人，并考虑让他们在3月入职吗？
- 您能否确信地指出哪些申请者被纳入一级评审范围，哪些被纳入二级评审范围？
- 你能肯定地说，家庭住址能作为判断求职者工作意愿的依据吗？如果应聘者希望迁往其他招聘地点，该如何处理？你又凭什么知道要考虑这些申请者？
总而言之
常青职位申请的运用方式多种多样，本文仅涉及其中几种。只要使用得当，常青职位申请绝非合规管理的绊脚石。管理此类申请的最佳方式是确保其适用于同一地点或城市的相同职位（若为联邦承包商，则需确保在同一AAP区域内）。需明确区分基本资格与优先资格，并建立精准追踪机制，确保每项职位空缺的候选人筛选过程可追溯。
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罗丝玛丽·考克斯是DCI咨询集团的高级顾问。她专注于平等就业机会及平权法案法规领域的咨询服务。如需了解更多信息，请致电(202) 828-6900联系DCI咨询集团，或访问其官方网站。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
