本文是2015年3月版《联邦合约合规办公室文摘》中一篇文章的配套内容。正如我们在该文所述，2014年10月1日，美国劳工部联邦合约合规办公室（OFCCP）发布了新版日程安排函及项目清单，该机构在启动平权行动合规审查时会向相关组织发送这些文件。 旧版清单要求提交11项材料，修订版则要求提交22项材料。

在上月的文章中，我们重点探讨了新版明细清单中关于薪酬数据请求的修订内容。本文将聚焦于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对人员活动数据请求的变更，以及因修订后的退伍军人及残疾人法规新增的11项信息请求。

涉及种族、族裔和性别的人员活动数据

美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）先前细目清单的第10项要求提供受审查平权行动计划中员工的应聘者、录用、晋升及离职数据。修订版细目清单的第18项继续要求此类数据，但现明确要求按以下种族/族裔类别分类：非裔美国人、亚裔/太平洋岛民、西班牙裔、美洲印第安人/阿拉斯加原住民及白人。 旧版清单仅要求提交白人及少数族裔总数数据。针对应聘者，劳工部合规办公室还要求提供种族不明人员的数据。该机构同时要求提交性别不明应聘者数据，并需与男性及女性数据一并提交。

在要求提供种族/族裔信息时，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的细目清单采用行政命令11246项平权行动条例中规定的五项传统种族分类。然而，该办公室另有指令（指令2008-02，原编号为指令283）允许使用平等就业机会报告（EEO-1）中的七项种族/族裔分类提交数据。

• 提示一：尽管机构可采用传统五类种族/族裔分类或EEOC七类种族/族裔分类提交相关数据，但必须确保提交每个子群体的信息，同时务必提交未知种族/族裔和/或性别申请人的数据。

合规审查办公室（OFCCP）持续利用第18项提交的数据，以判定雇佣、晋升或解雇员工过程中是否存在差异。当发现此类差异时，该机构将调查是否存在歧视行为。随着分类清单的修订——现已涵盖所有种族/族裔类别——合规审查办公室在合规审查过程中，对所提交数据发现统计差异的可能性显著提升。

• 第二条建议：为合规审查做好准备时，组织应分析各族裔/种族亚群体及各性别的数据，以确定存在统计差异的领域。

第18项还要求组织提供"晋升"的定义。若被审查机构对不同员工群体的晋升定义存在差异，则需说明这些不同定义。组织可自行界定晋升标准，但晋升定义应统一适用。 组织应审查人事活动中的岗位变动数据，确保同类交易要么统一标记为晋升，要么统一标记为非晋升。例如：若某员工从采购员转任商品专家被标记为晋升，则所有采购员转任商品专家的情况通常均应标记为晋升。

• 第三条建议：仔细审查所有职位变动的相关数据，确保晋升的定义得到一致应用。

外展工作成效评估

细目清单中的第7项要求，接受合规审查的机构须提交关于其针对残疾人士开展的外展与招募工作成效评估结果。第11项为针对退伍军人的平行条款。对外展工作的评估是修订后残疾人士与退伍军人相关法规的核心内容。该评估环节是探讨机构为寻找残疾人士及受保护退伍军人所作积极努力的重要时机。 虽然有必要探讨若前一年工作未见成效时应如何调整外联策略，但此时不宜过多纠结于组织的不足之处。第7项与第11项虽属联邦法规的新增条款，但根据旧规，组织本就负有招募和雇佣残疾人士及受保护退伍军人的法定责任。

• 提示四：准备提供具体、有据可查的信息，说明为寻找残疾人和受保护退伍军人所做的外联和招聘工作。重点突出已采取的积极措施和取得的成果，同时指出未来外联和招聘工作中可能进行的改进。

审计与报告系统

项目清单中的第8项要求提供文件，证明已采取行动以符合残疾人法规中规定的审计和报告系统要求。 第12项是针对退伍军人的平行条款。虽然残疾人和退伍军人联邦法规的旧版本要求组织建立审计和报告系统，以记录为残疾人和受保护退伍军人提供平等机会及平权行动所采取的措施，但修订后的法规新增了要求记录该审计和报告系统的条款。

• 提示五：请准备好提供文件，说明如何衡量和评估为残疾人和受保护退伍军人实施平权行动计划的成效。

数据收集分析

项目清单中的第9项要求组织提供根据修订后的残疾人法规必须收集的申请人和录用人员的统计数据。第13项是针对退伍军人的平行条款。该法规要求组织收集以下数据：

• 自认属于残疾人士或已知属于残疾人士的申请人数，以及自认属于受保护退伍军人或已知属于受保护退伍军人的申请人数；
• 职位空缺总数与职位填补总数；
• 所有职位的申请者总数；
• 残疾人申请者录用人数及受保护退伍军人录用人数；
• 被录用的申请者总数。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在其官网（http://www.dol.gov/ofccp）上发布了关于本次数据收集分析所需信息的若干常见问题解答（FAQs）。然而，部分FAQ中的术语定义似乎与OFCCP惯常采用的定义存在矛盾。 例如，在条目清单的第18项中，OFCCP明确区分了"新聘"与"晋升"。但其另一则FAQ却指出：上述第4、5点所称"聘用"既指外部候选人进入组织，也指通过内部晋升流程选拔的员工。 目前尚不明确OFCCP将如何协调这些矛盾之处，亦不清楚这些常见问题解答将对数据收集与分析产生何种影响。常见问题解答与指令不具备正式法规的法律效力，且OFCCP曾有撤销或忽略常见问题解答的先例。

• 提示六：仔细阅读联邦合同合规计划办公室（OFCCP）关于收集和分析残疾人及受保护退伍军人数据的常见问题解答。确定诸如"职位空缺"、"已填补职位"和"录用人员"等术语在贵组织中的具体解释方式，并准备向联邦合同合规计划办公室说明贵方的解释依据。

无论数据收集中的术语如何解释，联邦承包商和分包商都必须确保从应聘者和雇员处收集残疾状况及受保护退伍军人身份数据，以便启动报告程序。细目清单中的第9项和第13项似乎表明，所有接受合规审查的机构都需提交修订法规中数据收集分析部分要求的资料。 然而，机构仅需在2014年3月24日后首次更新AAP时启动此项数据收集。因此，采用1月1日AAP周期的机构须于2015年1月1日开始收集数据，其首个完整年度数据分析周期始于2016年1月1日。 需特别注意的是，第9项和第13项均规定：若接受合规审查的机构当前年度AAP实施已超过六个月，则必须提交至少前六个月的数据。因此，对于1月1日实施AAP的机构，若于2015年8月启动合规审查，则需提交至少六个月的数据以满足数据收集分析要求。

• 提示七：了解您的AAP日期如何影响根据修订后的退伍军人及残疾人法规要求提交申请人和雇佣数据的义务。

残疾人就业利用率分析与退伍军人招聘基准

项目清单中的第10项要求根据修订后的法规，按职位类别提交残疾人士的就业分析。大多数组织必须提交各职位类别中残疾人士所占比例的数据，并将该比例与联邦合同合规计划办公室（OFCCP）设定的7%就业目标进行对比。小型组织可能只需将就业目标与整个员工队伍进行对比。 （注：该7%使用率目标可能调整，当OFCCP认为有必要修改目标时，可通过其官网发布新目标。）

第14项要求提供修订后法规规定的受保护退伍军人招聘基准信息。目前联邦合约合规计划办公室（OFCCP）将该招聘基准设定为7.2%。 受保护退伍军人的招聘基准与残疾人使用目标并不相同。残疾人法规要求必须比较劳动力中残疾人比例与使用目标之间的差异。退伍军人法规则规定联邦承包商及分包商必须制定全公司范围的招聘基准。该法规既未要求将基准与实际招聘人数进行对比，也未要求将招聘基准与劳动力中受保护退伍军人比例进行对照。

• 提示八：在填写第14项信息时，请考虑仅向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供7.2%的招聘基准值。

组织可自行制定受保护退伍军人的招聘基准。但必须考虑联邦合同合规计划办公室（OFCCP）公布的各项因素，并记录基准的制定过程。对于采用OFCCP制定的7.2%全公司基准的组织，无需向OFCCP额外提交基准制定过程的文件。

• 第九条建议：组织应采用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）设定的7.2%招聘基准，而非自行制定基准。

合理便利

项目清单中的第20项要求提供合理便利政策的副本，以及申请人或员工提出的便利请求记录，包括组织针对这些请求采取的行动。许多残疾便利请求由主管或人力资源人员处理，且未建立任何正式记录。 机构应制定合理便利请求的追踪机制。但需警惕信息收集方式及向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交材料的流程——包含具体残疾名称及描述的文件可能引发雇员与雇主双方的隐私顾虑。在保障员工隐私与向OFCCP提供充分信息之间，必须寻求平衡之道。

• 提示十：制定流程以收集申请人和员工提出的合理便利请求及其处理结果的相关信息。确保以尽可能保密的方式收集并存储这些信息。向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供的便利请求细节应予以限制。

人员流程评估与身心素质评估

项目清单中的第21项要求提供组织对其人事流程评估的信息，以及这些流程如何影响残疾人和受保护退伍军人。第21项指出，组织应提供最近一次评估的日期和下次计划评估的日期。 第22项要求组织提供关于岗位身心素质评估的信息。该项要求组织说明最近一次评估的日期及下次计划评估的日期。

第21和22项的措辞并未完全遵循修订条例相关条款的表述。尽管第21和22项要求提供评估报告的具体编制日期及下次计划评估日期，但条例实际规定联邦承包商及分包商应"定期审查"其人事管理实践及岗位身心素质要求。 该条例未对"定期审查"作出明确定义。在更新平权行动计划时进行人事制度的定期审查或许较为恰当。但许多机构是在岗位空缺时，或以其他滚动方式审查身体和心理资质的。

• 第11条建议：确定人员流程及身心素质审查的实施时间节点。若身心素质审查在职位空缺时或以其他滚动方式进行，请告知联邦合同合规计划办公室（OFCCP）具体实施情况。

综上所述：通过本文及其配套文件可知，项目化清单的修订范围广泛且意义重大。我们强烈建议您仔细审阅项目化清单，并评估这些修订将如何影响您为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查所做的准备工作。

请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2015所有。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。