购买合法持有技术时应注意的 5 个绿色标志

了解在购买法律持有技术时如何识别正确的功能以简化合规性并降低风险

劳伦-伯恩赛德 2024 年 12 月 10 日

法律持有技术的正确功能如何简化合规性并降低风险

随着因数据处理不当而受到的合规性处罚急剧增加（违反 GDPR 的处罚金额可达 1,000 万美元甚至更高），选择一个强大的法律保留解决方案是保护企业未来的最明智投资之一。考虑到日益复杂的监管要求和无处不在的诉讼风险，您所依赖的工具现在必须做的不仅仅是勾选复选框，还应该积极提高团队的效率和防御能力。

但是，您如何判断哪种解决方案能够真正满足您的需求呢？从友好的用户界面到强大的报告功能，有五个关键的 "绿旗 "表明购买法律持有技术是否能有效简化流程、确保合规性并与组织目标保持一致。让我们一起来探讨这些基本特征，帮助您做出自信而明智的决定。

有效的法律保留程序有点像保险--如果现在不投资，以后肯定会需要（而不投资则可能代价高昂）。

用户友好型界面可确保您的团队在购买法律持有技术后迅速采用，无论他们多么精通技术。有了精心设计的系统，用户可以更轻松地浏览流程，更快地完成任务，并将可能危及合规性的错误风险降至最低。

以下是在判断解决方案是否具有易用界面时需要注意的一些 "绿旗"：

反过来，这也会给你的团队带来好处：

通过优先使用具有这些用户友好功能的界面，您不仅能确保更顺畅的入职体验，还能让您的团队自信而准确地处理法律保留流程。

法律保留流程建立在与潜在相关数据或文件的主要保管人有效接触的基础上。这一流程首先要向所有相关方发送通知，并确保他们的证明。在保管人收到可靠的法律保留通知时，自动标准化的通知模板可以节省时间，避免沟通不畅。

传统上，法律部门要么亲自与这些保管人面谈，以确定这些信息的存放地点，要么经常将这项工作委托给外部法律顾问。

考虑购买利用自动化简化流程中关键步骤的法律持有技术。有了正确的解决方案，您可以

利用法律保留技术实现流程自动化，可以通过问卷模板、避免与律师坐下来谈、自动提醒和升级等方式，为法律部门节省这部分流程所涉及的大量成本。

最有效的法律保留技术并不是孤立运行的，而是与现有技术协同运行的。从人力资源系统到企业平台或协作工具，集成功能对于确保更顺畅的工作流程和高效的数据共享至关重要。如果没有这种连接性，法律团队可能会面临冗余的数据录入、孤立的信息以及更高的出错风险，从而影响合规工作。

例如，当你的法律保管软件与你的人力资源系统集成后，员工数据，如职称、角色和部门就可以自动同步。这可确保您始终掌握最新的保管人信息，从而节省时间，并最大限度地降低在通知过程中遗漏关键保管人的风险。

法律系统与其他企业系统之间的无缝连接使从保存数据到确保合规性的所有工作都更加顺畅。通过减少重复性任务、改善协作和提高报告效率，您的法律团队在 2025 年及以后可以真正做到事半功倍。而且，这样做的好处是持久的！

法律团队需要有能力跟踪他们的合规工作，找出潜在的瓶颈，并制作详细的文档，以证明在审计和诉讼中的可辩护性。先进的报告工具超越了基本指标，可提供可操作的见解，帮助团队完善流程，确保万无一失。

所提供的报告和分析的价值在于，它们能够让您清楚地了解法律持有计划的绩效。

例如实时进度跟踪可让您监控托管人的回复率，并快速识别逾期任务。可定制的报告使您能够为不同的利益相关者（如合规官员或外部审计人员）定制数据演示，确保正确的信息随时在手。

先进的报告和分析功能可为您提供

通过利用先进的报告和分析技术，您的法律持有技术将不仅仅是一个合规工具，它还将转变为持续改进和降低风险的战略资产。

有效的法律保留软件可以解决传统法律保留流程中固有的缺乏可见性和控制的问题，这些问题通常会导致不完全合规、效率低下以及难以找到关键信息。鉴于法律保留流程在企业法律运营中的基础重要性，有效的监控和管理至关重要。

对于拥有大量托管人或面临多种诉讼的企业来说，手动管理法律保留可能会力不从心，而且容易出错，导致安全问题和风险增加。

合适的软件应能让您

这些功能创建了一个法律扣留流程，不仅减少了扣留的时间和成本，还降低了风险，确保所有各方都合规。

实践证明，实施正确的法律保留技术最多可减少 75% 的行政管理时间，但由于监管罚款高达数百万美元，诉讼成本持续上升，因此您不能错误投资。通过关注这五个绿色标志，您可以确保所选择的解决方案符合贵组织的需求。

想要了解更多有关投资法律保留技术的信息？请查看我们的法律保留购买者指南，了解选择合适软件并将其应用到团队中的其他步骤。