避免处罚和审计：了解电子 I-9 合规性的益处
您熟悉 I-9 表格吗？它听起来可能只是另一份文件，但对于美国的雇主来说，它的分量却很重。I-9 表格是用于核实员工在美国工作资格的重要文件。I-9 电子合规简化了流程，使其更加容易。
I-9 表格
I-9 表格是美国雇主必须为其雇佣的每位员工填写的重要文件。其目的是什么？核实个人身份和就业资格。该表格要求员工提供具体信息，如法定全名、出生日期、社会保险号和移民身份。
您可能会想："为什么这份表格如此重要？不正确填写和保留 I-9 表格会给雇主带来严重后果--违规处罚包括巨额罚款和刑事指控。除经济负担外，企业还可能面临声誉受损甚至失去政府合同的风险。
电子 I-9 系统有助于消除风险
为了避免这些风险并确保遵守移民法规，许多组织都开始采用电子 I-9 解决方案。电子系统允许雇主以数字方式存储、管理和访问员工的表格，从而简化了流程。这既节省了时间，又降低了文件出错或丢失的风险。
实施电子 I-9 合规带来的好处不仅仅是方便。这些系统通常包含内置的错误检查功能，有助于在提交前发现错误。它们还提供安全存储选项，保护敏感的员工信息不被未经授权访问或因物理损坏而丢失。
此外，电子系统还能在美国移民和海关执法局（ICE）等政府机构进行审计或调查时提供方便的检索，从而提高记录保存能力。只需点击几下，雇主就能根据审计要求及时提供准确的记录。
虽然实施电子系统乍看之下令人生畏，但不用担心！只要遵循软件提供商或专门从事劳动法合规性研究的法律专家提供的正确指导，这个过程就会变得简单明了。
您最喜欢 Tracker I-9 Compliance 的哪一点？
它与我们的 ATS 集成。在大多数情况下，我们的新员工在填写 I-9 表格时不会遇到任何麻烦，而且由于是电子版的，我们在入职过程中也更轻松。
医院与医疗保健 (G2) 中的验证用户
企业（> 1000 名员工）
电子 I-9 合规性的益处
I-9 电子合规为雇主带来了一系列好处，使流程更加高效，并降低了处罚和审计的风险。一个显著的优势是无需纸质表格，因为纸质表格很容易丢失或损坏。通过将这些记录数字化，公司可以保护重要的员工信息，同时节省时间和资源。
另一个主要好处是提高了准确性。有了电子系统，遗漏或错误数据等错误就会降到最低。自动提示和验证可确保在进入下一步之前正确填写所有必填字段。这有助于简化入职流程，减少审计过程中可能出现的问题。
此外，电子 I-9 合规性还能更轻松地跟踪和监控工作许可文件的过期日期。人力资源人员可以设置提醒，提示员工在需要时更新文件，从而消除与过期签证或工作许可相关的任何风险。
此外，与传统的纸质方法相比，电子系统提供了更强的安全措施。访问控制限制了谁可以查看敏感的员工信息，防止未经授权的访问或数据泄露。
通过实施电子 I-9 合规解决方案，雇主可以减少文书工作，简化流程，同时确保更高的记录保存准确性和安全性，从而节省时间和金钱。通过采用简化贵公司移民验证程序的技术，走在法规变化的前列！
如何实施电子 I-9 合规性
在企业内部实施 I-9 电子合规性可以简化新员工就业资格验证流程（请参阅 Ulta 是如何做到的！）。(看看 Ulta 是如何做到的！）它不仅可以节省时间和减少文书工作，还有助于最大限度地减少错误并确保填写所需表格的准确性。
要实现 I-9 电子合规性，您必须投资一个可靠的、符合所有法律要求的电子系统。解决方案应具备安全存储、过期文件自动提醒和生成审计报告等功能。
选定电子系统后，培训人力资源员工如何有效使用该系统至关重要。确保他们了解如何以电子方式正确填写 I-9 表格的每个部分，以及如何处理可能出现的任何技术问题。
此外，还应制定明确的电子系统使用政策和程序。这包括关于谁有权访问员工记录、文件应保留多长时间以及发生审计时应采取哪些措施的指导原则。
定期审查您的流程，并根据需要作出调整。随时了解可能影响 I-9 合规要求的移民法律或法规的任何更新或变化。通过积极主动地保持 I-9 电子流程的合规性，您可以帮助贵组织免受处罚或审计。
请记住，电子 I-9 合规性的实施并非一朝一夕之事；它需要持续的关注和努力。现在采取这些步骤，就能确保今后的运营更加顺畅，同时将与不合规相关的风险降至最低。
雇主在 I-9 合规性方面的责任
作为雇主，了解自己在 I-9 合规性方面的责任至关重要。I-9 表格用于核实受雇在美国工作的个人的身份和就业许可。正确填写该表格并保持准确记录，可以避免处罚和审计。
雇主必须确保所有新聘员工在第一天上班时填写 I-9 表格的第 1 部分。这包括提供其合法全名、出生日期、社会保险号（如适用）、移民身份（如适用），并在表格上签名和注明日期。
雇主有责任审查员工提供的可接受的身份证明和工作资格证明文件。这些文件包括美国护照、永久居民身份证或带有社会保障卡的驾驶执照。
此外，雇主必须在一定期限内保留每位员工填写完整的 I-9 表格。必须将这些记录整理好，并在审计时方便查阅。
此外，如果在自我审核或政府检查中发现员工填写的 I-9 表有任何错误或遗漏，雇主也有一定的义务。他们必须按照美国公民及移民服务局（USCIS）规定的适当程序，及时纠正任何错误或不完整的部分。
最关键的雇主责任是确保所有员工的信息在整个过程中保持机密和安全。
通过了解 I-9 合规规定中的这些雇主责任，在组织内部彻底执行这些规定将变得更加容易管理，同时降低与不合规相关的风险。
避免处罚和审计：如何保护您的企业
对企业来说，处罚和审核可能既费钱又费时。为避免处罚和审计，必须优先遵守 I-9 规定。以下是一些关于如何保持合规并降低处罚风险的提示。
确保贵公司充分了解 I-9 表格中列出的要求。随时了解美国公民及移民服务局（USCIS）做出的任何更改或修订。这将帮助您远离潜在的陷阱。
实施电子 I-9 系统可以简化您的合规工作。这些系统提供内置验证检查，确保在提交前准确填写所有必填字段。它们还提供自动提醒功能，以便重新核实过期的工作授权，从而减少疏忽的可能性。
定期内部审核对于发现 I-9 表格中的错误或不一致之处至关重要。通过定期进行这些审核，您可以及时处理问题，以免在政府检查时问题升级为代价更高的问题。
对负责填写 I-9 表格的人力资源人员和指定工作人员进行培训，对于在整个组织内保持合规标准至关重要。确保他们清楚了解正确的程序和文件要求，以尽量减少错误。
将所有与 I-9 表格相关的文件与其他员工记录分开整理，保持一丝不苟的记录保存做法。这种分开的做法既能确保在审计时方便查阅，又能适当保护敏感信息。
考虑咨询移民律师或寻求专门从事就业核查程序的专家的指导，以防范处罚和审计。他们的专业知识可帮助您确定需要改进的地方，或进一步加强现有程序。
通过积极主动地实施这些策略，您可以大大降低因不遵守 I-9 规定而受到处罚的风险，同时在组织的招聘流程中培养一种遵守规定的文化。
I-9 审核有哪些罚款和处罚？
下表概述了对违反移民与海关执法局（ICE）规定行为的最新处罚，并根据 2024 年的通货膨胀率进行了调整：
- I-9 表格错误：每份 I-9 表格违规的处罚金额从 281 美元到 2,789 美元不等。
- 雇用未经许可的工人：
- 初犯：每雇佣一名未经授权的工人，罚款 698 美元至 5,579 美元。
- 第二次犯罪：对于每名未经授权的工人，处罚金额将增至 5,579 美元至 13,946 美元。
- 第三次犯罪：对于每名未经授权的工人，罚款额将大幅提高，从 8,369 美元到 27,894 美元不等。
- E-Verify 违规行为：使用 E-Verify 的雇主如果在收到最终未确认工作资格的通知后继续雇用员工，将面临每名受影响员工 973 美元至 1942 美元的罚款。
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编者注： 本博客于 2024 年 8 月 1 日更新，以反映国土安全部罚款的增加。
