LegalHold 如何解决通知版本问题
现在，LegalHold 可以帮助进行通知版本管理，这是法律保留程序中最繁琐的部分之一。
问题出在哪里？多个版本的搁置通知
当法律部门发出法律保留通知时，通常会以保留通知或保存通知电子邮件的形式发送给可能的数据/信息保管人。 收件人有责任确保他们遵守/回应扣留，因此组织可以保持其合规率，这反映了其法律扣留流程的可防御性。
发出的搁置通知电子邮件的内容可能是现有模板的一部分，但通常会根据有关事项的范围进行深思熟虑和单独设计。 在保留通知中添加的面谈问卷通常也取决于事项的范围和描述。
这就向接收者提供了案件的具体细节。然后，他们可以决定是否要遵守扣留规定，或者是否持有与此事相关的任何信息。
现在，法律事务的范围是不固定的，会因不可预见的情况而定期发生变化。因此，如果已经就该事项发出了法律保留通知，那么现在要发送更新版的通知（根据事项范围的变化）可能是一个挑战。
托管人现在会收到一封新的电子邮件，内容与持有的相同，在阅读更新的通知后，托管人可以更改其合规状态，也可以更改其对问卷的答复，或者在某些情况下，托管人会收到一份新的问卷。
法律部门的跟踪负担
为了跟踪整个扣留的审计线索并进行充分辩护，法律部门现在有责任显示所有版本的扣留通知、所有保管人对这些通知的答复，以及答复是否根据新通知的发布而有所改变。
这可能是一个非常乏味和繁琐的过程，因为单个扣留可能有数百个保管人。 他们中的每个人都可能对同一法定扣留的多个版本的扣留通知做出多个回复。
发出的搁置通知电子邮件的内容可能是现有模板的一部分，但通常会根据相关事项的范围进行深思熟虑和个性化设计。 添加到搁置通知中的面谈问卷通常也取决于事项的范围和描述。这样，收件人就可以了解案件的具体细节，然后决定是否要遵守扣留规定，或者是否扣留了与案件相关的任何信息。
解决办法是什么？
Mitratech LegalHold具有内置的版本管理功能，可以为同一扣留创建和发送多个版本的扣留通知。 一旦更新了新的通知，在发送之前，持有管理人可以根据通知变更的性质，选择是否要重置所有托管人的合规性。
如果事情的范围发生了重大变化，管理员会希望保管人重新阅读更新后的通知，并再次遵守。 如果对通知的改动很小，比如修改了一个错别字，那么保管人原来的合规行为仍然有效。
系统还可分别跟踪所有版本，并将这些详细信息记录在保管历史记录中，以便保管管理员了解新版本的发送时间和发送人。 系统还具有内置功能，可以查看和访问通知的所有不同版本，还可以访问保管人对所有版本的回复。
如果保管人根据新版本更改了答复或更新了问卷答案，也会被记录下来，以便进行全面审计跟踪。
