Comment LegalHold résout les problèmes liés à la version de l'avis

Voici maintenant comment LegalHold aide à gérer les versions des avis, l'une des parties les plus fastidieuses du processus de mise en suspens.

Le contenu de l'avis de mise en suspens envoyé par courrier électronique peut faire partie d'un modèle existant, mais il est normalement adapté de manière réfléchie et individuelle à l'ampleur de l'affaire en question. Les questionnaires d'entretien qui sont ajoutés à la mise en suspens dépendent également de la portée et de la description de l'affaire.

Le destinataire reçoit alors les détails individuels de l'affaire. Il peut alors décider s'il souhaite se conformer à la retenue ou non, ou s'il détient des informations pertinentes pour l'affaire.

Aujourd'hui, le champ d'application d'une affaire juridique est fluide et peut changer périodiquement en raison de circonstances imprévues. Par conséquent, si une mise en suspens a déjà été émise pour l'affaire, il peut être difficile d'envoyer une version actualisée de l'avis (sur la base de la modification du champ d'application de l'affaire).

Après avoir lu l'avis mis à jour, ils peuvent modifier leur statut de conformité ainsi que leurs réponses aux questionnaires ou, dans certains cas, un nouveau questionnaire leur est présenté.

La charge de suivi qui pèse sur le service juridique

Afin de suivre l'ensemble de la piste d'audit de la rétention et d'être pleinement défendable, il incombe désormais au service juridique de montrer toutes les versions de l'avis de rétention, toutes les réponses des dépositaires à ces avis et également si les réponses ont été modifiées en fonction de l'émission du nouvel avis.

Ce processus peut s'avérer très fastidieux et encombrant, car il peut y avoir des centaines de dépositaires pour une seule retenue. Chacun d'entre eux peut avoir plusieurs réponses à plusieurs versions de l'avis de rétention pour la même rétention légale.

Le contenu d'un courriel de mise en suspens envoyé peut faire partie d'un modèle existant, mais il est normalement adapté de manière réfléchie et individuelle à l'ampleur de l'affaire en question. Les questionnaires d'entretien qui sont ajoutés à la mise en suspens dépendent également de l'ampleur et de la description de l'affaire. Le destinataire reçoit ainsi les détails individuels de l'affaire et peut décider s'il souhaite ou non se conformer à la mise en suspens ou s'il détient des informations pertinentes pour l'affaire.

La solution ?

Mitratech LegalHold dispose de capacités intégrées de gestion des versions qui permettent de créer et d'envoyer plusieurs versions de l'avis de retenue pour la même retenue. Une fois qu'un nouvel avis est mis à jour et avant qu'il ne soit envoyé, l'administrateur de la retenue peut choisir de réinitialiser la conformité pour tous les dépositaires ou non, en fonction de la nature de la modification apportée à l'avis.

Si la portée de l'affaire a changé radicalement, l'administrateur voudra que les dépositaires relisent l'avis mis à jour et s'y conforment à nouveau. Si la modification apportée à la notification est mineure - comme la correction d'une faute de frappe - la conformité initiale du dépositaire peut encore être valable.

Le système suit également toutes les versions séparément, et ces détails sont saisis dans l'historique de la retenue, de sorte que l'administrateur de la retenue sait quand la nouvelle version a été envoyée et par qui. Il est également possible de visualiser et d'accéder à toutes les différentes versions de l'avis, ainsi qu'aux réponses du dépositaire à toutes les versions.

Si un dépositaire a modifié sa réponse ou mis à jour ses réponses aux questionnaires sur la base de la nouvelle version, cela est également enregistré pour la piste d'audit complète. La défendabilité peut ainsi être démontrée pour toutes les versions des avis de rétention pour la même rétention légale.

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