Wie LegalHold Probleme mit der Bekanntmachungsversion löst
Hier hilft LegalHold bei der Verwaltung von Benachrichtigungsversionen, einem der mühsamsten Teile des Legal Hold-Prozesses.
Das Problem? Mehrere Versionen eines Sperrvermerks
Wenn Rechtssperren von Rechtsabteilungen erlassen werden, geschieht dies in der Regel in Form eines Sperrvermerks oder einer Aufbewahrungsmitteilung per E-Mail, die an mögliche Verwahrer von Daten/Informationen verschickt wird. Es liegt in der Verantwortung des Empfängers, dafür zu sorgen, dass er dem Sperrvermerk nachkommt bzw. darauf antwortet, so dass die Organisation ihre Compliance-Raten aufrechterhalten kann, die die Vertretbarkeit ihrer Legal Hold-Prozesse widerspiegeln.
Der Inhalt der E-Mail mit dem Sperrvermerk kann Teil einer bestehenden Vorlage sein, wird aber normalerweise sorgfältig und individuell auf den Umfang der betreffenden Angelegenheit abgestimmt. Auch die Fragebögen für die Befragung, die dem Sperrvermerk beigefügt werden, richten sich in der Regel nach dem Umfang und der Beschreibung der Angelegenheit.
Dadurch erhält der Empfänger die einzelnen Einzelheiten des Falls. Er kann dann entscheiden, ob er der Vorratsdatenspeicherung nachkommen will oder nicht, oder ob er für die Angelegenheit relevante Informationen besitzt.
Der Umfang einer Rechtsangelegenheit ist fließend und kann sich aufgrund unvorhergesehener Umstände regelmäßig ändern. Wenn also bereits eine Vormerkung für die Angelegenheit ausgestellt wurde, kann es eine Herausforderung sein, eine aktualisierte Version der Vormerkung (aufgrund des geänderten Umfangs der Angelegenheit) zu versenden.
Die Depotinhaber erhalten nun eine neue E-Mail für denselben Bestand und können nach dem Lesen der aktualisierten Mitteilung ihren Befolgungsstatus ändern und auch ihre Antworten auf die Fragebögen ändern oder in einigen Fällen wird ihnen ein neuer Fragebogen vorgelegt.
Der Aufwand für die Rechtsabteilung
Um den gesamten Prüfpfad der Sperrung nachzuvollziehen und vollständig verteidigen zu können, obliegt es nun der Rechtsabteilung, alle Versionen des Sperrvermerks, alle Antworten der Verwahrer darauf und auch, ob die Antworten aufgrund des neuen Vermerks geändert wurden, aufzuzeigen.
Dies kann ein sehr langwieriger und mühsamer Prozess sein, da es möglicherweise Hunderte von Sorgeberechtigten für ein und dieselbe Vormerkung geben kann. Jeder von ihnen kann mehrere Antworten auf mehrere Versionen des Sperrvermerks für ein und denselben rechtlichen Vorbehalt haben.
Der Inhalt einer E-Mail mit einer Sperrmitteilung kann Teil einer bestehenden Vorlage sein, wird aber normalerweise sorgfältig und individuell auf den Umfang der betreffenden Angelegenheit abgestimmt. Auch die Fragebögen für die Befragung, die dem Sperrvermerk beigefügt werden, richten sich in der Regel nach dem Umfang und der Beschreibung der Angelegenheit. Dadurch erhält der Empfänger die individuellen Einzelheiten des Falls und kann dann entscheiden, ob er der Vorratsdatenspeicherung nachkommen will oder nicht oder ob er für die Angelegenheit relevante Informationen besitzt.
Die Lösung?
Mitratech LegalHold verfügt über integrierte Versionsverwaltungsfunktionen, mit denen mehrere Versionen des Sperrvermerks erstellt und für ein und denselben Sperrvermerk versandt werden können. Sobald eine neue Mitteilung aktualisiert wurde und bevor sie versendet wird, hat der Verwalter der Sperrfrist die Wahl, ob er die Einhaltung der Vorschriften für alle Verwahrer zurücksetzen möchte oder nicht, je nach Art der Änderung der Mitteilung.
Wenn sich der Umfang der Angelegenheit drastisch geändert hat, möchte die Verwaltung, dass die Verwahrer die aktualisierte Mitteilung noch einmal lesen und erneut einhalten. Handelt es sich nur um eine geringfügige Änderung der Mitteilung, wie z. B. die Korrektur eines Tippfehlers, kann die ursprüngliche Befolgung durch die Depotbank weiterhin gültig sein.
Das System verfolgt auch alle Versionen separat, und diese Details werden in der Sperrliste erfasst, so dass der Verwalter weiß, wann die neue Version versandt wurde und von wem. Es besteht auch die Möglichkeit, alle verschiedenen Versionen der Mitteilung einzusehen und auf sie zuzugreifen, und zusätzlich auf die Antworten des Verwahrers auf alle Versionen.
Wenn ein Verwahrer seine Antwort geändert oder seine Antworten auf die Fragebögen auf der Grundlage der neuen Version aktualisiert hat, wird dies ebenfalls für den vollständigen Prüfpfad erfasst. So kann die Anfechtbarkeit für alle Versionen von Sperrvermerken für dieselbe rechtliche Sperre nachgewiesen werden.
