Cómo resuelve LegalHold los problemas de las versiones notificadas
Ahora LegalHold ayuda a gestionar las versiones de las notificaciones, una de las partes más engorrosas del proceso de retención legal.
¿Cuál es el problema? Múltiples versiones de un aviso de retención
Cuando los departamentos jurídicos emiten retenciones legales, normalmente lo hacen en forma de aviso de retención o aviso de conservación por correo electrónico que se envía a los posibles custodios de los datos o la información. Es responsabilidad del destinatario asegurarse de que cumple/responde a la retención y, de este modo, la organización puede mantener sus índices de cumplimiento, que reflejan la defensibilidad de sus procesos de retención legal.
El contenido del correo electrónico de notificación de retención que se envía puede formar parte de una plantilla existente, pero normalmente se adapta de forma individual y meditada al alcance del asunto en cuestión. Los cuestionarios de entrevista que se añaden a la retención también suelen depender del alcance y la descripción del asunto.
De este modo, el destinatario recibe los detalles individuales del caso. A continuación, puede decidir si cumple o no la retención, o si tiene en su poder información relevante para el asunto.
Ahora bien, el alcance de un asunto jurídico es fluido y puede cambiar periódicamente debido a circunstancias imprevistas. Por lo tanto, si ya se ha emitido una retención legal para el asunto, ahora puede ser un reto enviar una versión actualizada del aviso (basada en el cambio en el alcance del asunto).
Los depositarios recibirán ahora un nuevo correo electrónico para la misma retención y, tras leer el aviso actualizado, podrán cambiar su estado de cumplimiento y también modificar sus respuestas a los cuestionarios o, en algunos casos, se les presentará un nuevo cuestionario.
La carga de seguimiento para el departamento jurídico
Con el fin de rastrear toda la pista de auditoría de la retención y ser plenamente defendible, la responsabilidad recae ahora en el departamento jurídico para mostrar todas las versiones de la notificación de retención, todas las respuestas de los custodios a las mismas, y también si las respuestas fueron modificadas sobre la base de la emisión de la nueva notificación.
Esto puede ser un proceso muy tedioso y engorroso, ya que puede haber posiblemente cientos de custodios en una sola retención. Cada uno de ellos puede tener varias respuestas a varias versiones del aviso de retención para la misma retención legal.
El contenido del correo electrónico de notificación de retención que se envía puede formar parte de una plantilla existente, pero normalmente se adapta de forma individual y meditada al alcance del asunto en cuestión. Los cuestionarios de entrevista que se añaden a la retención también suelen depender del alcance y la descripción del asunto. De este modo, el destinatario conoce los detalles individuales del caso y puede decidir si desea cumplir con la retención o no, o si está reteniendo información relevante para el asunto.
¿La solución?
Mitratech LegalHold cuenta con capacidades integradas de gestión de versiones que permiten crear y enviar múltiples versiones del aviso de retención para la misma retención. Una vez que se actualiza un nuevo aviso y antes de enviarlo, el administrador de la retención puede elegir si desea que se restablezca el cumplimiento para todos los custodios o no, dependiendo de la naturaleza del cambio en el aviso.
Si el alcance del asunto ha cambiado drásticamente, el administrador querrá que los custodios vuelvan a leer la notificación actualizada y la cumplan de nuevo. Si el cambio en la notificación es pequeño, como corregir una errata, el cumplimiento original del custodio puede seguir siendo válido.
El sistema también realiza un seguimiento de todas las versiones por separado, y estos detalles se registran en el historial de retenciones para que el administrador de retenciones sepa cuándo se envió la nueva versión y quién la envió. El sistema también permite ver y acceder a todas las versiones de la notificación, así como a las respuestas del depositario a todas las versiones.
Si un custodio ha cambiado su respuesta o ha actualizado sus respuestas a los cuestionarios basándose en la nueva versión, esto también se captura para la pista de auditoría completa. de este modo, se puede mostrar la defensibilidad entre todas las versiones de los avisos de retención para la misma retención legal.
