什么是 I-9 合规性？为何至关重要
什么是 I-9 表格？
根据美国公民及移民服务局（USCIS）的规定，I-9 表格用于 "核实受雇在美国就业的个人的身份和就业许可"。
I-9 表或就业资格验证要求源自1986 年的《移民改革与控制法案》（IRCA），该法案禁止雇主在明知工人未获得就业许可的情况下在美国雇用工人。
I-9 表格由三部分 组成： 第一部分用于雇员信息和证明，第二 部分用于雇主审查和核实，第三 部分用于重新确认和重新雇用。雇员填写表格的第一部分，输入有关其身份和就业资格的信息，并最迟在受雇的第一天提供所有必要的证明文件。雇主填写第二部分 不迟于第二部分。
底线很简单--所有美国雇主都必须为他们在美国雇用的每个人正确填写 I-9 表格。
COVID-19 以各种可能的方式扰乱了我们的生活、 包括I-9 表格。国土安全部和美国移民与海关执法局（ICE）于 2020 年 3 月 19 日推出了一项灵活的合规措施。该临时指南原定于 2020 年 12 月 31 日到期，允许国土安全部 "根据《移民和国籍法》第 274A 条，行使检察自由裁量权，推迟与就业资格验证（I-9 表）相关的实际存在要求"。
由于大流行病导致预防措施延期，国土安全部将此政策延长 至 2021 年 1 月 31 日。这只适用于远程操作的工作场所--正如我们所说，I-9 规定一直在变化。
为什么要确保 I-9 合规？
实际上，您别无选择--从法律上讲，您必须遵守 I-9 规定，因为这是法律。
不服气？2019 年，被发现违反 I-9 表格要求的雇主 面临的罚款总额高达 1400 万美元。这可不是闹着玩的！除此之外，国土安全部（DHS）还在 2020 年推出了新的加重罚款措施 。
如何对雇主进行 I-9 审核
ICE只需提前三天通知即可 检查 I-9 表 。您是否在尽最大努力避免罚款并遵守规定？
虽然一不小心就会触犯移民法，但您可以采取一些措施来确保您的组织遵守移民法。
首先，对负责填写 I-9 表格的人员进行适当培训。 确保您使用的是最新版本的表格，因为该表格会定期更新。您的代表应了解哪些文件是必需的，以及如果文件不充分应采取哪些措施。
其次，您应定期对当前的 I-9 表格进行内部审核。审查这些表格，确保每位员工都有一份存档，并且填写正确。如果存在差异或信息不完整，应予以更正，以降低风险。确保合规的最佳方法是制定一套流程，以确认 所有I-9 表格已更新并正确存储。
常见的 I-9 错误（以及如何避免这些错误）
I-9 表格是相当多的文书工作。出错是常有的事，而出现问题的原因有很多，如员工监管未经培训或培训不力，或未进行内部审核，未能及时发现错误或不足。一些最常见的挑战包括
- 表格部分不完整或不正确（如缺少签名或复选框，或提供虚假信息）
- 未能提供或核实证明文件
- 错过申报截止日期
这就不难理解为什么会有困难了。为了执行合规要求，雇主必须记录 超过 1200 项I-9 表格规则！在 2018 年 60-80% 的纸质 I-9 表丢失、不完整或包含错误。考虑到现行的严格规定，我们只能说这并不理想。被发现存在 I-9 和移民问题的公司很快就会成为 24 小时媒体周期中的焦点，给您的品牌和声誉带来风险。
是否有有效的 I-9 合规解决方案？
幸运的是，您可以使用一些步骤和软件解决方案来确保 I-9 合规性，而不必经常为所涉及的文书工作而失眠。一流的合规性解决方案会解决哪些问题？ 一流的合规性解决方案 能解决哪些问题？
效率低下
让新员工正确填写表格、审查表格的准确性和完整性，以及随时了解不断变化的 I-9 规则和规定，都需要花费大量的时间和精力。
政府加强监督
联邦审计正在成倍增加；现在，公司在未来十年内被审计的几率高达 95%。企业可能面临数千（或更多）美元的联邦罚款，每个实质性错误平均罚款 2000 美元。向 E-Verify 提交 I-9 以确认员工是否有资格在美国工作的严格期限已经到位。
纸张导致的错误
COVID-19 证明了纸张的过时，但许多 I-9 仍在以这种方式处理。
76% 的纸质 I-9 表格至少有一处可细查的错误；这一比例是带有验证功能的电子 1-9 表格的 4.1 倍。如果没有中央存储库，表格很容易丢失，从而带来更高的审计风险。
缺乏能见度
手动 I-9 流程未与现有人力资源平台集成，导致员工数据冗余且容易出错。
为了降低这些风险，同类最佳的数字解决方案可以帮助简化 I-9 合规性，并帮助避免这些问题。 Tracker I-9 Compliance就是这样一种解决方案--事实上，它是业内最先进的 I-9 合规解决方案。从纸质表格数字化到持续的电子 I-9 管理，它是由顶级移民专家打造的用户友好型端到端合规解决方案。迄今为止 迄今为止，它保持了 20 多年零客户罚款的完美记录。
采用这种解决方案的结果如何？
更高的效率和集成度
专为需要完全符合 I-9 合规性要求的人力资源和法律团队设计的解决方案应具备强大的功能和易用性，使人力资源和法律团队能够简单直观地实现完美合规。智能工作流应在符合条件的 I-9 记录完成后自动提交给 E-Verify®，以确保按时处理。与现有 HRIS 系统的 API 集成可在所有部门分发干净的数据，并提供单点登录 (SSO)，实现高效登录。
提高合规性
暴露潜在错误，以便有效补救，同时建立详细的审计跟踪，确保电子表格完全合规。个性化的仪表板可让每位经理始终关注需要关注的未结项目，以确保按时提交。
解决远程招聘难题
您的软件应在一个简单的界面上管理所有远程招聘的时间表。就 Tracker I-9 而言，用户甚至只需点击一下鼠标，就可以利用遍布美国 50 个州的 300 个远程 I-9 中心和数千名移动人员，方便地安排强制性的本人身份验证。
全面的审计保护
使用能证明与业内领先的申请人跟踪、入职和人力资本管理供应商合作的解决方案，确保审核数据的完整性和准确性。就 Tracker I-9 而言，三层定制化审核支持和法律咨询可满足任何预算和团队的需求，包括表格准备和协助代理沟通。
卓越的安全性
通过完全加密的云解决方案管理所有 I-9 表格的进度，确保数据得到保护，并配备强大的实时报告工具。
纸质表格转换
您的解决方案应为美国组织和公司提供完全安全的纸质表格扫描和手动密钥输入服务。轻松地将成百上千份存档的纸质 I-9 转换为合规且易于管理的电子表格。
[bctt tweet="移民及海关执法局只需提前三天通知即可检查 I-9 表" via="no"]
