Was ist die Einhaltung von I-9? Warum es so wichtig ist
Selbst in den ruhigsten Zeiten kann das Einwanderungsrecht, insbesondere die Einhaltung des I-9-Verfahrens, komplex sein. Die Vorschriften und Überprüfungsmethoden ändern sich ständig, doch die Einhaltung der Vorschriften ist unerlässlich, um im Geschäft zu bleiben (idealerweise, um keine hohen Strafen zu riskieren).
Wirtschaft und Politik wirken sich auf die Einwanderung aus, aber die globale Pandemie hat diese verwirrende Landschaft noch spektakulärer gemacht. Hier erfahren Sie, was Sie und Ihr Unternehmen beachten müssen, um die Einwanderungsgesetze und das Formular I-9 einzuhalten.
Was ist ein I-9-Formular?
Nach Angaben des United States Citizenship and Immigration Services ( USCIS) wird das Formular I-9 verwendet, "um die Identität und die Beschäftigungsberechtigung von Personen zu überprüfen, die für eine Beschäftigung in den Vereinigten Staaten eingestellt werden".
Die Anforderungen des Formulars I-9 (Employment Eligibility Verification) ergeben sich aus dem Immigration Reform and Control Act von 1986 (IRCA), der es Arbeitgebern verbietet, Arbeitnehmer in den USA einzustellen und zu beschäftigen, wenn sie wissen, dass diese Personen nicht zu einer solchen Beschäftigung berechtigt sind.
Das Formular I-9 besteht aus drei Abschnitten: Der erste Teil dient der Information und Bescheinigung des Arbeitnehmers, der zweite der Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber und der dritte der Überprüfung und Neueinstellung. Die Arbeitnehmer füllen den ersten Abschnitt des Formulars aus, indem sie Angaben zu ihrer Identität und ihrer Beschäftigungsberechtigung machen und alle erforderlichen Nachweise spätestens am ersten Tag ihrer Beschäftigung vorlegen. Der Arbeitgeber füllt Abschnitt zwei aus spätestens dem dritten Arbeitstag der Beschäftigung aus.
Die Quintessenz ist einfach: Alle amerikanischen Arbeitgeber müssen das Formular I-9 für jede Person, die sie für eine Beschäftigung in den USA einstellen, korrekt ausfüllen.
COVID-19 hat unser Leben auf unterschiedlichste Weise durcheinander gebracht, einschließlich Formular I-9. Das DHS und die US-amerikanische Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) haben am 19. März 2020 eine flexible Regelung eingeführt. Ursprünglich sollte diese befristete Richtlinie am 31. Dezember 2020 auslaufen und erlaubt es dem DHS, "nach staatsanwaltschaftlichem Ermessen die Anforderungen an die physische Anwesenheit im Zusammenhang mit der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9) gemäß Abschnitt 274A des Immigration and Nationality Act aufzuschieben.
Aufgrund erweiterter Vorsichtsmaßnahmen aufgrund der Pandemie hat das DHS diese Richtlinie bis zum 31. Januar 2021 verlängert . Dies gilt nur für Arbeitsplätze, die aus der Ferne betrieben werden - wie gesagt, die I-9-Vorschriften ändern sich ständig.
Warum die Einhaltung der I-9-Vorschriften sicherstellen?
Es gibt nicht wirklich eine Option - rechtlich gesehen müssen Sie das I-9-Verfahren einhalten, weil es nun einmal das Gesetz ist.
Nicht überzeugt? Im Jahr 2019 wurden Arbeitgeber, die gegen die Anforderungen des Formulars I-9 verstoßen haben, mit Geldstrafen in Höhe von insgesamt 14 Millionen US-Dollar belegt. Das ist nicht zum Lachen! Darüber hinaus hat das Heimatschutzministerium (Department of Homeland Security, DHS) für 2020 neue, höhere Bußgelder eingeführt.
Wie man ein I-9 Audit für Arbeitgeber durchführt
Das ICE kann die Formulare I-9 mit einer Ankündigungsfrist von nur drei Tagen überprüfen . Tun Sie alles, was Sie können, um Geldstrafen zu vermeiden und die Vorschriften einzuhalten?
Es ist zwar leicht, versehentlich auf der falschen Seite der Einwanderungsgesetze zu landen, aber es gibt einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um zu versuchen, Ihre Organisation konform zu halten.
Zunächst sollten Sie die Personen, die für das Ausfüllen der I-9-Formulare zuständig sind , entsprechend schulen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version des Formulars verwenden, da es regelmäßig aktualisiert wird. Ihre Vertreter sollten wissen, welche Unterlagen erforderlich sind und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn sie unzureichend sind.
Zweitens sollten Sie regelmäßig ein internes Audit der aktuellen I-9-Formulare durchführen. Überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass für jeden Mitarbeiter ein Formular vorhanden ist und dass es korrekt ausgefüllt wurde. Falls es Unstimmigkeiten oder unvollständige Angaben gibt, sollten Sie diese korrigieren, um das Risiko zu mindern. Der beste Weg, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist ein Verfahren, mit dem sichergestellt wird, dass alle Formulare I-9 aktualisiert und korrekt aufbewahrt werden.
Häufige I-9 Fehler (und wie man sie vermeidet)
Die Formulare I-9 sind eine Menge Papierkram. Fehler sind keine Seltenheit, und Probleme können aus vielen Gründen entstehen, z. B. weil das Personal nicht oder nur unzureichend geschult ist oder weil es versäumt wurde, interne Prüfungen durchzuführen und Fehler oder Unzulänglichkeiten zu erkennen. Einige der häufigsten Probleme sind:
- Unvollständige oder fehlerhafte Formularabschnitte (z. B. fehlende Unterschriften oder Ankreuzfelder oder falsche Angaben)
- Versäumnis, Belege vorzulegen oder zu überprüfen
- Versäumte Anmeldefristen
Es ist leicht zu verstehen, warum dies schwierig sein kann. Um die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen, müssen die Arbeitgeber den Überblick behalten über über 1200 Regeln des Formulars I-9! Im Jahr 2018, zwischen 60-80 % der Papierformulare I-9 fehlten, waren unvollständig oder enthielten Fehler und Irrtümer. Angesichts der strengen Vorschriften ist das nicht gerade ideal. Unternehmen, bei denen Probleme mit dem Formular I-9 und der Einwanderung festgestellt werden, stehen schnell im Rampenlicht der 24-Stunden-Medien, was ein Risiko für Ihre Marke und Ihren Ruf darstellt.
Gibt es wirksame Lösungen für die Einhaltung der I-9 Vorschriften?
Glücklicherweise gibt es Schritte und Softwarelösungen, mit denen Sie die Einhaltung der I-9-Vorschriften sicherstellen können, ohne ständig wegen des damit verbundenen Papierkrams den Schlaf zu verlieren. Was sind einige der Probleme, die eine erstklassige Lösung zur Einhaltung der Vorschriften an?
Ineffizienz
Es kostet viel Zeit und Mühe, neue Mitarbeiter dazu zu bringen, die Formulare ordnungsgemäß auszufüllen, sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen zu lassen und einfach über die sich ständig ändernden I-9-Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.
Verstärkte staatliche Kontrolle
Bundesprüfungen häufen sich; die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen in den nächsten zehn Jahren geprüft werden, liegt jetzt bei 95 %. Unternehmen können mit Tausenden (oder mehr) von Bußgeldern konfrontiert werden, mit durchschnittlichen Bußgeldern in Höhe von 2.000 Dollar pro schwerwiegendem Fehler. Es gelten strenge Fristen für die Übermittlung der I-9-Formulare an E-Verify, um die Berechtigung der Mitarbeiter zur Arbeit in den USA zu bestätigen.
Papierbedingte Fehler
COVID-19 beweist, dass Papier überflüssig geworden ist, aber viele I-9-Formulare werden immer noch auf diese Weise bearbeitet.
76 % der I-9-Formulare in Papierform weisen mindestens einen beanstandbaren Fehler auf; dies ist 4,1 Mal höher als bei elektronischen I-9-Formularen mit Überprüfung. Ohne eine zentrale Ablage gehen die Formulare leicht verloren, was ein viel höheres Prüfungsrisiko darstellt.
Mangelnde Sichtbarkeit
Manuelle I-9-Prozesse sind nicht in die bestehende HR-Plattform integriert, wodurch Mitarbeiterdaten redundant und fehleranfällig sind.
Um diese Risiken zu mindern, kann eine erstklassige digitale Lösung dabei helfen, die I-9-Compliance zu optimieren und diese Probleme zu vermeiden. Tracker I-9 Compliance ist eine solche Lösung - in der Tat ist es das branchenweit fortschrittlichste Angebot zur Einhaltung der I-9-Richtlinien. Von der Digitalisierung der Papierformulare bis hin zur fortlaufenden elektronischen I-9-Verwaltung ist es eine benutzerfreundliche End-to-End-Compliance-Lösung, die von hochrangigen Einwanderungsexperten entwickelt wurde. Bis heute. Bis heute hat es eine perfekte 20-jährige Erfolgsbilanz von null Strafzahlungen für Kunden.
Was sind die Folgen der Einführung einer solchen Lösung?
Bessere Effizienz und Integration
Eine Lösung, die speziell für Personal- und Rechtsteams entwickelt wurde, die eine vollständige I-9-Konformität benötigen, sollte über robuste Funktionen und eine Benutzerfreundlichkeit verfügen, die eine perfekte Konformität für Personal- und Rechtsteams einfach und intuitiv macht. Intelligente Workflows sollten berechtigte I-9-Datensätze automatisch an E-Verify® übermitteln, sobald sie abgeschlossen sind, um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten. Die API-Integration mit Ihren bestehenden HRIS-Systemen verteilt saubere Daten über alle Abteilungen und bietet Single Sign-On (SSO) für eine effiziente Anmeldung.
Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
Erkennen Sie potenzielle Fehler, um sie effizient zu beheben, und erstellen Sie gleichzeitig detaillierte Prüfpfade, um sicherzustellen, dass die elektronischen Formulare vollständig konform sind. Ein personalisiertes Dashboard sorgt dafür, dass sich jeder Manager auf offene Punkte konzentrieren kann, die Aufmerksamkeit erfordern, um eine pünktliche Einreichung zu gewährleisten.
Lösen Sie die Herausforderung der Remote-Einstellung
Ihre Software sollte die Zeitpläne für alle Remote-Einstellungen über eine einfache Schnittstelle verwalten. Im Falle von Tracker I-9 können die Benutzer sogar bequem die obligatorische persönliche Identitätsüberprüfung mit einem der 300 Remote I-9-Zentren und Tausenden von mobilen Beamten in allen 50 Bundesstaaten planen - mit nur einem Klick.
Vollständiger Audit-Schutz
Verwenden Sie eine Lösung, die nachweislich mit den branchenführenden Anbietern von Bewerberverfolgung, Onboarding und Personalmanagement zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass die Daten für Audits vollständig und korrekt sind. Im Fall von Tracker I-9 gibt es drei Stufen von kundenspezifischem Audit-Support und Rechtsberatung, die für jedes Budget und Team geeignet sind - einschließlich Formularvorbereitung und Unterstützung bei der Kommunikation mit den Agenten.
Überlegene Sicherheit
Verwalten Sie den Fortschritt aller I-9-Formulare von einer vollständig verschlüsselten, cloudbasierten Lösung aus, die den Datenschutz gewährleistet und mit leistungsstarken Echtzeit-Berichtswerkzeugen ausgestattet ist.
Umwandlung von Papierformularen
Ihre Lösung sollte vollständig sicheres Scannen von Papierformularen und manuelle Eingabe von Schlüsseln für US-Organisationen und -Firmen bieten. Konvertieren Sie mühelos Hunderte oder Tausende von archivierten I-9-Papierformularen in konforme und leicht zu verwaltende elektronische Formulare.
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