为什么要将人工人力资源流程数字化？(以及如何实现）

数字化投资的最大回报是时间。用数字化流程和纸质表单取代低效的人工流程和纸质表单后，错误和延误将大幅减少，从而为企业节省大量时间和成本： 

• 移民管理
• 政策和程序管理
• 员工入职 
• 以及更多！

以后者为例。借助自动化工作流程，新员工可以通过在线入职培训表单安全地提交必要的入职培训文件，包括税表、劳动合同、保密声明和冲突免责声明、硬件运输信息等，这将自动触发向其所在地运送入职培训材料（如果解决方案提供可定制的升级功能的话）。 

在后端，数字入职申请会自动进行路由，以便进行适当的审查和批准。此外，顶级的人力资源自动化软件解决方案还可提供针对任何工作类型的工作流程，自动指定入职流程各阶段所需的利益相关者。具有以下功能的解决方案 电子签名集成 可提供 文件周转速度 文件周转速度提高 80%。 同时，集中跟踪和报告可提供所有入职工作流程的实时概览，从而实现更好的端到端控制。

结果如何？您的人力资源团队可以腾出时间投资于更具战略性的事务，同时成功加快新员工处理的响应速度，与利益相关者建立良好的关系。(您还可以期待这在接下来的人才争夺战中得到回报！）。

员工喜欢被倾听。让他们能够轻松申请远程办公要求、关键业务差旅、绩效反馈等，有助于提高公司士气，而数字审计跟踪则能使内部的所有事项保持一致，以确保合规性。此外，由于提交和处理申请的速度大大提高，批准或拒绝通知可以自动生成并发送给员工，从而进一步减少错误、延误和成本。 

这些工作流程是什么样的呢？您可以利用预建模板，也可以根据自己的独特需求进行定制。例如，如果您希望允许员工申请与业务相关的差旅必需品，那么合适的人力资源自动化软件将包含嵌入式业务逻辑、下拉字段和其他功能，以捕获以下信息：

• 会议的主要目的或客户名称
• 旅行日期
• 出发地点、目的地、旅行路线和方式的位置
• 不出差的风险/影响，包括对客户/行业关系的负面影响等。 
• 电话会议、地方或合作伙伴代表等替代方案

要想最大限度地提高员工参与度，就需要寻找能够支持建议管理、内部沟通以及通过直接的数字表格进行员工满意度调查的解决方案。如果您找到的解决方案具有集成功能，能让每个人都处于环路中，您就不必再花精力去做，例如，能在员工和部门日历上记录批准的假期、自动向会计部门发送警报等。

说到可定制模板，请留意表单设计和工作流程设计界面，它们可以让您根据自己独特的业务需求定制文档和流程。在瞬息万变的企业环境中，这对业务连续性至关重要。 

以 COVID-19 大流行为例。捕捉所有员工的健康状况和 COVID-19 风险水平，包括疫苗接种和检测跟踪，如果手工操作，将耗费大量时间、风险和成本。然而，通过将疫苗接种和检测计划自动化，人力资源部门可以通过人力资源/薪资系统跟踪员工的状态，这样无论员工何时更新信息或完成程序，您的数字信息数据库都会自动更新。这不仅为人力资源部门的员工提供了报告的便利（同时也减少了工作量），而且还能获得雇主和员工的反馈，从而根据法规的变化优化新的流程和政策。无代码解决方案赋予人力资源部门 DIY 此类表单的权力，这意味着疾病预防控制中心的每一次不可预测的规则变更（如新的助推器）都可以快速添加到表单中，并在几分钟内部署完毕，而不是几个月。

合规成本 在大流行病的影响下，各行各业的合规成本飙升如今，纸质 I-9 表的错误率通常高达 76%。事实证明，不合规不仅会损害品牌声誉和业绩，还会增加企业遭受数据泄露、网络攻击或内部威胁的风险。因此，鉴于实践风险合规流程通常效率低下且容易出现人为错误，使用基于云的解决方案将流程数字化对于保护敏感信息和确保业务连续性至关重要。此外，合适的人力资源自动化软件会自动将工作流程归档到云中，以便安全存储和访问，从而在发生审计时更容易完成成功审计。

让人力资源表格通过集中式解决方案运行，而不是通过电子邮件和电子表格，让您的团队在合规性核查方面高枕无忧。所有文件、资产和协议都存储在一个存储库中。 

通过利用全面的数字分析数据库和仪表盘，了解员工的绩效表现、激励员工的最佳方式以及对组织的投资方向。通过跨部门的绩效指标可见性，对奖金和晋升决策获得可操作的洞察力，利用模板化的表格简化绩效考核周期并使之自动化，在扩大规模的同时节省人力资源团队的时间。随着企业的不断发展壮大，拥有一个允许无限用户访问的解决方案至关重要，而且该解决方案还能让您轻松添加新的工作流程，以便与您一起跨部门或跨整个组织进行扩展，而无需更换新的供应商来满足您不断增长的需求。