Vea por qué y cómo algunos de los principales departamentos de RR.HH. actuales están actualizando los procesos manuales mediante la transformación digital.
Mientras se libra la batalla por el talento en medio de la gran dimisión y las regulaciones cambian bajo nuestros pies, los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) están siendo llamados a batear por la continuidad del negocio. Ahora que asumen un papel más proactivo y estratégico en la optimización de la productividad, la creación de una cultura de ética, la minimización de riesgos y mucho más, los profesionales de RR.HH. están recurriendo a la tecnología- en concreto, la automatización del flujo de trabajo de RR.HH.- para transformar los procesos manuales en operaciones organizativas más eficientes.
Pero si eres nuevo en el juego de la transformación digital, es posible que no estés 100% seguro de reemplazar tu software o procesos actuales y, aunque lo estuvieras, ¿por dónde puedes empezar? Lo primero es lo primero: descubramos las cinco principales ventajas de digitalizar un proceso manual de RR.HH. (¡con ejemplos de cómo se hace!)
Gestione los procesos más rápidamente y utilice menos recursos
El mayor rendimiento que obtendrá de su inversión en digitalización es el tiempo. Cuando se sustituyen los procesos manuales ineficaces y los formularios en papel por otros digitales, se observa una reducción significativa de errores y retrasos, lo que supone un ahorro sustancial de tiempo y costes para la empresa en procesos como:
- Gestión de la inmigración
- Gestión de políticas y procedimientos
- Incorporación de empleados
- y mucho más.
Tomemos esto último, por ejemplo. Con flujos de trabajo automatizados, los nuevos empleados pueden enviar de forma segura los documentos de incorporación necesarios -incluidos los formularios de impuestos, contratos de trabajo, exenciones de confidencialidad y conflicto, información de envío de hardware, etc.- a través de formularios de orientación en línea, que activarán automáticamente un envío de materiales de orientación a su ubicación (si la solución ofrece escalaciones personalizables, claro).
En el back-end, las solicitudes de incorporación digital se enrutan automáticamente para su revisión y aprobación. Además, las mejores soluciones de software de automatización de RR.HH. ofrecerán flujos de trabajo adaptados a cualquier tipo de trabajo, especificando automáticamente las partes interesadas necesarias en cada etapa del proceso de incorporación. Soluciones con integración de firma electrónica pueden ofrecer hasta un 80% más de rapidez en la entrega de documentos. Al mismo tiempo, el seguimiento y los informes centralizados proporcionan una visión general en tiempo real de todos los flujos de trabajo de incorporación para un mejor control de principio a fin.
¿Cuál es el resultado? Su equipo de RR.HH. recupera tiempo para invertir en asuntos más estratégicos, al tiempo que acelera con éxito los tiempos de respuesta en el procesamiento de nuevas contrataciones, creando buena voluntad entre las partes interesadas. (También puede esperar que esto se vea recompensado en la batalla por el talento).
Aumente la moral de los empleados con una solicitud y respuesta más rápidas y precisas.
A los empleados les gusta que se les escuche. Facilitarles la solicitud de requisitos de teletrabajo, viajes críticos para la empresa, comentarios sobre el rendimiento, etc., puede ayudar a mejorar la moral de la empresa, mientras que una pista de auditoría digital mantiene todo alineado para el cumplimiento interno. Además, como las solicitudes se envían y procesan con mucha mayor rapidez, las notificaciones de aprobación o denegación pueden generarse automáticamente y enviarse a los empleados para minimizar aún más los errores, los retrasos y los costes.
¿Cómo sería uno de estos flujos de trabajo? Bueno, usted tendría la oportunidad de aprovechar una plantilla pre-construida o personalizarla para que se ajuste a sus necesidades únicas. Por ejemplo, si desea permitir que los empleados soliciten necesidades de viaje relacionadas con la empresa, el software de automatización de RR.HH. adecuado contendría lógica empresarial integrada, campos desplegables y otras funciones para capturar la siguiente información:
- El objetivo principal de la reunión o el nombre del cliente
- Fechas del viaje.
- Lugar de salida, destino(s), itinerario y método de viaje
- Riesgos/impactos de no viajar, incluido un impacto negativo en las relaciones con los clientes/el sector, etc.
- Opciones alternativas como teleconferencias y representación local o de socios
Para sacar el máximo partido del compromiso de los empleados, busque soluciones que faciliten la gestión de sugerencias, la comunicación interna y las encuestas de satisfacción de los empleados con formularios digitales sencillos. Es una ventaja si encuentras soluciones con integraciones que mantengan a todo el mundo al tanto, para que tú no tengas que hacerlo; por ejemplo, una que registre las vacaciones aprobadas en los calendarios de los empleados y los departamentos, que envíe automáticamente alertas a Contabilidad, etc.
Adelántese a los cambios normativos
Y hablando de plantillas personalizables, busque interfaces de diseño de formularios y flujos de trabajo que le permitan personalizar documentos y procesos en función de las necesidades específicas de su empresa. En nuestro panorama empresarial en constante cambio, esto es fundamental para la continuidad del negocio.
Tomemos como ejemplo la pandemia de COVID-19. Capturar el estado de salud de todos los empleados y los niveles de riesgo de COVID-19, incluido el seguimiento de la vacunación y las pruebas, llevaría mucho tiempo, sería arriesgado y costoso si se hiciera manualmente. Sin embargo, mediante la automatización de los programas de vacunación y pruebas, los departamentos de RR.HH. pueden realizar un seguimiento del estado de los empleados a través de sus sistemas de RR.HH./nóminas, de modo que cada vez que un empleado actualiza la información o completa un procedimiento, su base de datos de información digital se actualiza automáticamente. Esto no sólo facilita la elaboración de informes (además de reducir el trabajo) para el personal de recursos humanos, sino que también permite obtener información tanto de los empresarios como de los empleados para poder optimizar los nuevos procesos y políticas a medida que cambian las normativas. Contar con una solución sin código que otorgue a Recursos Humanos el poder de diseñar este tipo de formularios significa que cualquier cambio imprevisible en las normas del CDC (como un nuevo refuerzo) puede añadirse rápidamente al formulario y desplegarse en cuestión de minutos, no de meses.
Almacenamiento seguro y accesibilidad para el cumplimiento de la normativa
Los costes de cumplimiento se dispararon en todas las industrias en medio de la pandemiaEn la actualidad, los formularios I-9 en papel suelen presentar una tasa de error del 76%. Además de dañar la reputación y el rendimiento de la marca, está demostrado que el incumplimiento también aumenta el riesgo de que una organización sufra filtraciones de datos, ciberataques o amenazas internas. Por lo tanto, sabiendo que los procesos de cumplimiento de riesgos prácticos son a menudo ineficaces y propensos al error humano, digitalizar el proceso con una solución basada en la nube es fundamental para proteger la información sensible y garantizar la continuidad del negocio. Además, el software de automatización de RR.HH. adecuado archivará automáticamente los flujos de trabajo en la nube para un almacenamiento y accesibilidad seguros, facilitando la realización de una auditoría satisfactoria en caso de que se produzca.
El hecho de que sus formularios de RR.HH. se ejecuten a través de una solución centralizada, en lugar de por correo electrónico y hojas de cálculo, da tranquilidad a su equipo en cuanto a la verificación del cumplimiento. Todos los documentos, activos y acuerdos se almacenan en un único repositorio.
Plan de crecimiento
Descubra cómo rinden sus empleados, qué es lo que más les motiva y dónde invertir en su organización aprovechando una completa base de datos digital de análisis y cuadros de mando. Con visibilidad interdepartamental de las métricas de rendimiento, obtenga información procesable sobre las decisiones de bonificaciones y ascensos, agilice y automatice el ciclo de revisión del rendimiento con formularios con plantillas y ahorre tiempo a su equipo de RR.HH. a medida que crece. A medida que crece, es fundamental contar con una solución que permita el acceso ilimitado de los usuarios y que facilite la incorporación de nuevos flujos de trabajo en todos los departamentos u organizaciones sin tener que cambiar a un nuevo proveedor que se adapte a sus crecientes necesidades.
Una nota final: Recomendamos buscar una plataforma que admita la integración con una suite legal completa, incluida la gestión de asuntos, la gestión de contratos, etc. Según la Encuesta sobre tecnología de RR.HH. de PwC de 2022uno de los principales desafíos que los líderes de RRHH reportan en los proyectos tecnológicos es la integración con otras soluciones tecnológicas. A medida que más departamentos de RRHH se mueven hacia un ecosistema tecnológico integral, recomendamos buscar un enfoque de plataforma consolidada que pueda escalar a medida que lo haces para mantener una ventaja competitiva.
INSZoom: Para consultas grandes y pequeñas
Simplificamos la gestión global de casos de inmigración y el cumplimiento de la normativa para usuarios de todos los tamaños. Descubra nuestros planes de precios flexibles.
