¿Ha pensado en el impacto que podría tener en su organización una hoja de cálculo dañada? Podría suponer una enorme pérdida económica y un posible desastre si no se detecta a tiempo. El riesgo que entrañan las hojas de cálculo es un problema crítico para muchas empresas, aunque muchas de ellas nunca se dan cuenta de ello.
¿Qué es el riesgo de las hojas de cálculo?
Las hojas de datos son parte integral de los procesos comerciales cotidianos de muchas organizaciones, pero cuando se auditan, rara vez están libres de errores. Esto significa que las empresas basan sus decisiones en cifras incorrectas.
Las hojas de cálculo se utilizan para una amplia gama de aplicaciones y su complejidad aumenta constantemente. A medida que cada vez más empresas adquieren mayor competencia en TI, el papel que desempeñan las hojas de cálculo en la elaboración de informes operativos y financieros se ha vuelto más importante. A pesar de este papel cada vez más importante en los procesos de trabajo, pocos saben realmente quién gestiona y supervisa estas hojas de cálculo en su organización.
Sin una estrategia coherente para gestionar los datos y las hojas de cálculo, las empresas corren un riesgo considerable. Con el paso del tiempo, los programas informáticos han evolucionado enormemente, pero, a pesar de la sofisticación cada vez mayor de estos sistemas, las hojas de cálculo siguen siendo susceptibles de errores humanos. En segundo lugar, si los datos carecen de un sistema de control interno, existe un peligro real, ya que las cifras pueden manipularse y modificarse fácilmente.
Tipos de errores en hojas de cálculo
Básicamente, hay tres áreas principales en las que las hojas de cálculo pueden contener errores:
- Datos introducidos
- Fórmulas y cálculos
- Formato
Estos errores son el inicio del riesgo para la empresa. Cuantos más errores se produzcan, mayor será el riesgo para la organización. Al comprender de dónde provienen los peligros potenciales, se puede empezar a predecir qué aspectos ponen en riesgo las hojas de cálculo de una organización. Los más comunes son:
- Usuarios sin experiencia: sobreestimar la capacidad de un usuario para crear y gestionar datos puede dar lugar a cálculos inexactos y fórmulas erróneas, entre otras cosas.
- Falta de directrices claras para la creación de hojas de cálculo: las empresas deben proporcionar directrices claras para crear hojas de cálculo que se adapten a sus necesidades específicas. Es fundamental asegurarse de que también se ajusten a la estrategia empresarial general.
- Reciclaje de datos: las fórmulas y los enlaces pueden dañarse y modificarse con la simple acción de cortar y pegar datos de un lugar a otro. Es un error fácil de cometer que, a la larga, no ahorra tiempo en absoluto.
- Errores en las hojas de cálculo: las personas cometen errores. Por muy precisas o competentes que sean en su trabajo, al final se producen errores.
- Pérdida de datos: los cortes de energía, las averías y los fallos de las máquinas pueden provocar la pérdida de datos.
¿Por qué mejorar la gestión de riesgos de sus hojas de cálculo?
Puede parecer obvio, pero minimizar el riesgo para su organización, especialmente si se trata de una organización muy centrada en los datos, es fundamental para el éxito y la seguridad a largo plazo.
La gestión de riesgos en hojas de cálculo es una disciplina fundamental en cualquier lugar de trabajo. Los errores no detectados en las hojas de cálculo pueden afectar a la gestión y a la presentación de informes a los accionistas, así como a procesos empresariales clave. Además, la presentación incorrecta de cifras, ya sean financieras o de otro tipo, puede provocar graves problemas normativos, de auditoría y de reputación. Las preguntas que hay que plantearse son:
- ¿Utiliza hojas de cálculo sin control en sus procesos empresariales críticos?
- ¿Sus auditores externos están examinando más detenidamente cómo gestiona la gobernanza de los datos de sus hojas de cálculo?
- ¿Ha experimentado alguna vez una interrupción en su negocio causada por errores en hojas de cálculo?
Vea nuestra guía a continuación para aprender un enfoque de tres pasos para gestionar el riesgo de las hojas de cálculo en su empresa.
