El proceso de negociación de contratos puede ser laborioso e intenso, ya que involucra a diferentes unidades de negocio, a veces sin relación entre sí, y puede llevar innumerables horas redactar, volver a redactar y revisar los mismos detalles de todos los clientes y proveedores.

Incluso después de días de negociación y de firmar el acuerdo, el proceso de cumplimiento del contrato no ha terminado. Una vez completados los trámites, comienza otra tarea para ambas partes: el cumplimiento del contrato. Pero, ¿qué es el cumplimiento del contrato? El cumplimiento del contrato puede considerarse como el cumplimiento de todas las obligaciones y la adhesión a los términos establecidos en el acuerdo.

Todas las partes celebran una relación contractual con la expectativa de cumplir con sus obligaciones contractuales. Sin embargo, el cumplimiento de los contratos no se produce solo por buena voluntad. Para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede resultar difícil llevar un control eficaz de los derechos y obligaciones de todos los contratos que ha firmado.

El cumplimiento de los contratos es una vía de doble sentido. Para cumplirlo, no solo es necesario ser plenamente consciente de lo que se espera de la otra parte, sino también de lo que la otra parte espera de usted. Sin el cumplimiento del contrato, ninguna de las partes obtendrá lo que necesita y, en el proceso, se perderá una cantidad ingente de tiempo, dinero y esfuerzo. Por lo tanto, el seguimiento del cumplimiento del contrato debe considerarse una parte esencial del ciclo de vida del contrato.

Entendiendo la importancia de supervisar el cumplimiento de los contratos, ¿cómo puede una empresa hacerlo? Algunas de las mejores prácticas en materia de cumplimiento de contratos son:

1. Mantenga una base de datos actualizada de plantillas y utilice las plantillas propias de su empresa como referencia para los contratos siempre que sea posible.
2. Mantenga una base de datos con todos los contratos firmados y activos.
3. Guarde un resumen de toda la información clave sobre sus contratos. La información clave incluye la fecha de inicio, la fecha de finalización, el tipo de renovación, los deberes y obligaciones, los avisos, las fechas de pago, etc.
4. Realice un seguimiento del cumplimiento de los contratos y mida las ganancias y pérdidas cuantificables relacionadas con ellos. Entre ellas se incluyen la pérdida de ingresos y las sanciones por incumplimiento.
5. Identificar las razones históricas del incumplimiento en contratos anteriores y las contrapartes (clientes y proveedores) con mayor probabilidad de incumplimiento.

El cumplimiento de los contratos es una vía de doble sentido.

Estas prácticas son un buen punto de partida para realizar un seguimiento del cumplimiento de los contratos y utilizarlo en beneficio de sus empresas.

Un enfoque inicial para el seguimiento del cumplimiento de los contratos consiste en recopilar manualmente toda la información y disponer de una lista actualizable que se revise cuando sea necesario. Este enfoque es viable cuando el volumen de contratos es reducido. Sin embargo, cuando los contratos se cuentan por cientos o miles, el seguimiento manual del cumplimiento de los contratos se convierte rápidamente en un lastre para la productividad.

El seguimiento manual del cumplimiento de los contratos requiere mucho tiempo y depende en gran medida de que los empleados gestionen manualmente grandes cantidades de datos. Además, la probabilidad de que se produzcan errores humanos hace que el seguimiento manual del cumplimiento de los contratos sea en sí mismo un riesgo para la empresa.

¿La mejor solución para garantizar el cumplimiento de los contratos?

Afortunadamente, los sistemas modernos de gestión de contratos, como ContractRoom, están diseñados para automatizar todo el ciclo de vida del contrato, incluido el cumplimiento contractual. Aunque se podría pensar que el software de gestión de contratos se centra principalmente en reducir el tiempo necesario para crear y firmar un contrato, las plataformas más sólidas, conocidas comúnmente como «gestión del ciclo de vida del contrato», también automatizan tareas posteriores a la firma, como el cumplimiento contractual.

Un sistema CLM como ContractRoom mantiene una base de datos de contratos anteriores en un repositorio inteligente para que el proceso de seguimiento del cumplimiento de los contratos sea tan fácil como realizar una búsqueda en un navegador web. El uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar el cumplimiento de los contratos es tan valioso que muchas empresas optan por importar los contratos anteriores que no se crearon en el sistema al repositorio de ContractRoom para poder analizar y realizar un seguimiento del cumplimiento de todos sus contratos.

Para descubrir cómo una plataforma CLM como ContractRoom puede ayudarle a automatizar el seguimiento del cumplimiento de sus contratos, póngase en contacto con nosotros para concertar una demostración.