Los datos pueden ser el mayor recurso sin explotar para impulsar el éxito del departamento jurídico. Todos los departamentos jurídicos de las empresas, independientemente de su tamaño, poseen un tesoro de datos valiosos de muchas fuentes y en muchas formas.
Deben conservarse expedientes de asuntos, facturas, registros de resultados y acuerdos, correspondencia digital, contratos, notas de reuniones y otros tipos de material. Podemos ir aún más lejos y considerar lo que archivan digitalmente los miembros del equipo jurídico en términos de expedientes anteriores en los que han trabajado y contactos obsoletos... ya nos hacemos una idea.
Como proveedor de Enterprise Legal Management, Mitratech se encuentra con una gran variedad de departamentos jurídicos corporativos de diferentes industrias y geografías. Hemos descubierto que una de las barreras más comunes para la toma de decisiones basada en datos es la falta de objetivos definidos y de procesos para alcanzarlos.
En esta entrega de una serie en curso sobre la toma de decisiones basada en datos, hablaré de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), los componentes básicos del establecimiento, seguimiento y medición de objetivos.
Primeros pasos
Parece obvio, pero los KPI deben estar directamente relacionados con objetivos específicos. Si no existe una alineación clara y consensuada de los objetivos y los indicadores clave de rendimiento en todo el departamento jurídico, es posible que acabe diseñando estrategias y tácticas que puedan seguirse y medirse, pero que no logren resultados significativos.
Reducir el gasto legal en asesoramiento externo es un buen punto de partida, y existen numerosas vías estratégicas y tácticas para conseguirlo.
Un enfoque consiste en racionalizar el número de bufetes externos que utiliza. Si puede agrupar el trabajo con un único bufete y negociar mejores precios o tarifas, puede ahorrar en gastos jurídicos. Esto podría traducirse en mejores tarifas por hora o en un acuerdo de honorarios alternativo. El indicador clave de rendimiento que puede seguirse es el porcentaje de gasto con los bufetes preferidos, frente a los no preferidos, y hay muchas formas de cortar y trocear esos datos.
Pero antes hay que recopilar y analizar datos de referencia. En primer lugar, tenga en cuenta con cuántos bufetes trabaja, cuántos asuntos le encarga cada uno, cuánto les paga y a qué tarifas, y cuánto tarda cada bufete en completar el trabajo.
Eso puede ser interesante a nivel macroeconómico, pero cuando realmente se quiere hablar de racionalizar las empresas, se va a necesitar un poco más de información. Por ejemplo, hay que tener en cuenta los tipos de trabajo que se realizan y dónde. Las jurisdicciones pueden importar mucho, porque la legislación inmobiliaria difiere de un lugar a otro.
A medida que avanza en el proceso de racionalización, es posible que tenga que llegar a un nivel de detalle muy preciso. Este nivel de análisis requiere herramientas sofisticadas y potentes que permitan extraer información de los datos recopilados.
Si dispone de las herramientas adecuadas, podrá saber, por ejemplo, lo que paga en la actualidad, así que podrá profundizar en los datos de cada empresa, comparar el gasto total medio y las tarifas de facturación, ver cómo se comparan, dónde son más altas o más bajas y cómo se compara el trabajo que han realizado para usted con su perfil ideal de empresas que trabajan en esa área.
Análisis de los KPI para comparar resultados
Una vez establecidos los perfiles de los KPI, puede analizar su evolución a lo largo del tiempo. Deberá tener en cuenta factores como la evolución de las tarifas año tras año, cómo se comparan con las de bufetes externos que realizan un trabajo similar, qué aspecto tienen esos incrementos y qué bufetes contuvieron el gasto frente a otros cuyas tarifas y coste por asunto aumentan de forma constante. Con este análisis en la mano, podrá mantener conversaciones constructivas basadas en datos con sus bufetes de abogados.
El siguiente paso en el análisis profundiza en el nivel táctico de las facturas y plantea preguntas como "¿Qué tipos y cantidades de trabajo realizan los socios frente a los asociados?". En ese nivel granular, factura por factura, las herramientas de análisis de datos permiten determinar si el trabajo lo realizan las personas adecuadas y detectar anomalías en la facturación que requieran un examen más minucioso (en lugar de que los abogados realicen ese trabajo).
En ese punto del proceso, dispondrá de datos suficientes para evaluar el rendimiento de sus empresas y empezar a tomar decisiones de racionalización del gasto externo basadas en datos con un alto nivel de confianza en su éxito.
Para obtener más información sobre cómo tomar decisiones basadas en datos para su organización jurídica, asegúrese de ver nuestro reciente seminario web, que explora cómo aprovechar los conocimientos de datos para mejorar la eficiencia, reducir los costes y ayudar a garantizar el cumplimiento normativo.
