El enfoque«pensar globalmente, actuar localmente»se utiliza a menudo para describir la forma en que una organización adapta el diseño de sus productos o su estrategia comercial para ajustarse al mercado local, al tiempo que mantiene el control sobre múltiples ubicaciones. Con la legislación localizada en materia de cumplimiento normativo, las leyes locales, los múltiples idiomas y los formatos de fecha y número, el enfoque «pensar globalmente, actuar localmente» también se aplica a la documentación de una organización global.
Los contratos, acuerdos de préstamo, documentos legales y otros documentos críticos para el negocio deben ser coherentes con las mejores prácticas de la organización, al tiempo que deben contener toda la información relevante para el área geográfica de destino. Esta tarea se vuelve cada vez más difícil a medida que aumenta el volumen y la complejidad de los documentos, lo que obliga a las organizaciones a depender de varios miembros del personal en múltiples ubicaciones para personalizar los documentos para los mercados locales.
Con tantos elementos diferentes, garantizar la coherencia en toda una cartera de documentos puede resultar extremadamente difícil. Con HotDocs, es posible crear documentos globales precisos que cumplan los requisitos locales, ya que proporciona a los autores de los documentos el control y a los equipos locales la flexibilidad necesaria para aportar comentarios sobre los criterios locales que se pueden incluir opcionalmente, lo que garantiza que los documentos cumplan la normativa local y asegura la coherencia.
Documentos globales
Estos son los pasos clave necesarios para producir documentación global de manera eficiente:
- Identificar a los autores de contenido
- Identificar gestores de documentos locales
- Identificar elementos internacionales
- Identificar elementos locales
1. Identificar a los autores del contenido
Los autores de contenido son las personas que mejor conocen los documentos específicos que se utilizan en una organización. Los autores de contenido son responsables de crear plantillas de documentos y colaborar con los gerentes locales para producir documentación precisa. Estas personas pueden ser:
- Equipo jurídico interno
- Responsables de riesgos
- Propietarios de productos
- Gestores del conocimiento
- Titulares de pólizas
- Responsables de cumplimiento normativo
2. Identificar a los gestores de documentos locales.
Los gestores de documentación locales son personas que operan en los mercados locales y los conocen bien. Son responsables de proporcionar información sobre cómo debe mejorarse o modificarse la documentación para satisfacer los requisitos de un mercado local.
3. Identificar elementos internacionales
Los elementos internacionales son las secciones de la documentación de una organización que deben ser coherentes, independientemente de la ubicación geográfica. Estos elementos garantizan que todos los documentos tengan el mismo diseño y formato, lo que transmite al cliente la tranquilidad de saber que está tratando con una entidad global. Entre estos elementos se incluyen aspectos como los mensajes corporativos, el formato, la legislación global o la marca.
4. Identificar elementos locales
Los elementos locales se refieren a la adaptación necesaria para garantizar que un documento se ajuste a los requisitos del mercado local. Los elementos locales garantizan que los documentos contengan la información relevante para una zona geográfica y que se realicen los ajustes necesarios en el contenido, tales como: idioma, formatos de fecha, cláusulas legales, leyes específicas del país o moneda.
Intercambio global de conocimientos sobre documentos
Siguiendo los pasos anteriores, se puede establecer un modelo de intercambio de conocimientos. El modelo que se muestra a continuación presenta ejemplos de elementos locales e internacionales y muestra cómo los gestores de documentos locales proporcionan información a los autores de contenidos y, a su vez, estos se aseguran de que los elementos internacionales se incluyan en toda la documentación.
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Este modelo muestra el intercambio de información entre los gerentes locales y los autores de los documentos. La implementación de este modelo dará lugar a la transferencia de conocimientos entre los gerentes locales y los autores de los documentos, lo que mitigará cualquier riesgo de inexactitud o incumplimiento al implementar documentos en mercados extranjeros o en cualquier entorno en el que los requisitos de los documentos varíen.
Numerosos clientes de HotDocs, tanto grandes como pequeños, utilizan nuestra tecnología como base para su estrategia de documentación. La entrevista de HotDocs (el cuestionario utilizado para recopilar los datos necesarios para crear el documento personalizado) es potente y flexible, con preguntas condicionales y una sofisticada capacidad de lógica empresarial que permite personalizar los documentos globales para un público local, independientemente de la complejidad del documento. Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede ayudarle con su documentación global, póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
