La legislación sobre inmigración evoluciona constantemente, lo que dificulta a los empresarios mantenerse al día de las últimas normas y reglamentos. El formulario I-9, también conocido como es un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) que verifica la identidad y la autorización de empleo de todas y cada una de las personas que trabajan en Estados Unidos.
Los empresarios -o sus representantes autorizados- deben cumplimentar el formulario por cada trabajador que contraten, sean ciudadanos o no.
En un esfuerzo por controlar y restringir la inmigración ilegal, el Congreso aprobó la Ley de Reforma y Control de la Inmigración, o IRCA, en 1986. Las disposiciones de IRCA sobre verificación de la elegibilidad para el empleo se encuentran en la Sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA).
Se prohíbe la discriminación basada en la ciudadanía real o percibida, el estatus migratorio o el origen nacional de una persona durante los procesos de reclutamiento, contratación, despido, formulario I-9 y E-Verify. Esto se destaca en detalle en el sitio web de USCIS; deben aplicarse políticas adecuadas de no discriminación para garantizar que todos los empleados entienden las reglas.
Las disposiciones antidiscriminatorias de la INA son aplicadas por la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia: Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) del Departamento de Justicia. Prohíben cuatro tipos de conductas ilegales
- Discriminación por la nacionalidad o el estatuto de inmigrante
- Discriminación por origen nacional
- Prácticas documentales desleales
- Represalias o intimidación
Dados los pasos que implica el proceso y la estricta normativa que lo rodea, cumplimentar y verificar el formulario I-9 puede suponer un reto, sobre todo para los trabajadores a distancia (cuyo número ha aumentado recientemente). En esta guía se describen los componentes y los pasos necesarios para la verificación del formulario I-9, tanto para los trabajadores presenciales como para los trabajadores a distancia.
Requisitos de verificación I-9
Tanto los empleados como los empleadores (o los representantes autorizados del empleador) deben cumplimentar el formulario I-9. La ley federal también prohíbe a las personas (y/o empresas) contratar a un contratista independiente si son conscientes de que el contratista en cuestión no está autorizado a trabajar en EE.UU.
Desglose del formulario I-9
El formulario I-9 consta de tres secciones:
- La sección uno es para información y certificación del empleado, y debe ser cumplimentada por el empleado.
- La segunda sección es para que el empresario (o su representante autorizado) la revise y verifique, y la cumplimente en consecuencia.
- La tercera sección es para la recontratación y la recontratación, y debe ser cumplimentada por los empresarios para los empleados que son recontratados o cuya autorización de empleo debe ser recontratada.
Los empleados rellenan la primera sección del formulario, introduciendo información sobre su identidad y su derecho al empleo, y proporcionando toda la documentación justificativa requerida a más tardar el primer día de su empleo. El empresario cumplimenta la segunda sección a más tardar el tercer día laborable de trabajo.
Los empleados dan fe de su autorización de empleo y deben presentar documentación aceptable que respalde esta afirmación. Estos documentos deben ser examinados por el empleador, considerados apropiados y auténticos, y registrados en el Formulario I-9. El empleador debe conservar esta información y el formulario I-9 durante un período de tiempo determinado, y presentarlos a los funcionarios gubernamentales autorizados cuando sea necesario.
Verificación I-9 para empleados a distancia
COVID-19 ha trastornado nuestras vidas de varias maneras, entre ellas introduciendo cambios en el formulario I-9.
El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) introdujeron flexibilidad en el cumplimiento del I-9 el 19 de marzo de 2020. Originalmente programada para expirar el 31 de diciembre de 2020, esta orientación temporal permite al DHS "ejercer la discreción fiscal para aplazar los requisitos de presencia física asociados con la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) bajo la sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad."
Debido a la ampliación de las medidas de precaución provocada por la pandemia, el DHS ha ampliado esta política hasta finales de 2021. Sin embargo, esto solo se aplica a los centros de trabajo que operan a distancia y la normativa I-9 cambia constantemente.
Excepciones a la verificación de la admisibilidad del empleo
Los empresarios deben cumplimentar y conservar los formularios I-9 para cada empleado que contraten en EE.UU., con ciertas exenciones. Según el USCIS, estas son:
- Personas que no trabajan físicamente en EE.UU.
- Personas contratadas el 6 de noviembre de 1986 o antes, que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo.
- Personas contratadas para trabajar en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte a partir del 27 de noviembre de 2009.
- Personas empleadas en el servicio doméstico en un domicilio particular de forma irregular
- Contratistas independientes o personas que proporcionan mano de obra si están empleados por un contratista que presta servicios contractuales.
¿Cuándo debe cumplimentarse el formulario I-9?
Como cada vez son menos las personas que rellenan manualmente el formulario I-9, echemos un vistazo a los plazos de E-Verify. Completar el formulario I-9 y enviarlo a E-Verify a tiempo es de suma importancia. No completar y verificar de acuerdo con la ley puede resultar en sanciones y multas sustanciales para los empleadores.
Cumplimentación y presentación del formulario I-9
- La primera vez que se puede pedir a un nuevo empleado que rellene la Sección 1 del formulario I-9 es después de aceptar la oferta de empleo. El formulario I-9 no puede utilizarse como parte del proceso de selección de candidatos.
- El nuevo empleado debe rellenar la sección 1 antes del final del primer día de trabajo remunerado.
- El empresario puede cumplimentar la sección 2 del formulario a más tardar al final del tercer día siguiente al primer día de trabajo.
- Los empresarios deben animar a los recién contratados a que presenten los documentos de identificación lo antes posible después de cumplimentar la Sección 1. Deben conceder a los recién contratados hasta tres días después de empezar a trabajar remuneradamente para presentar documentos de identificación aceptables (éstos se enumeran en las instrucciones del formulario I-9). Si el recién contratado no los presenta al final de este plazo, puede ser despedido por no cumplimentar el formulario I-9.
Verificación I-9 con E-Verify
Una nueva contratación puede someterse a verificación:
- Como muy pronto, después de que el solicitante haya aceptado el puesto, y el nuevo empleado y el empleador hayan cumplimentado ambas secciones del formulario I-9. La verificación puede realizarse antes de que el empleado empiece a trabajar a cambio de una remuneración.
- Como muy tarde, tres días después del primer día de trabajo remunerado del nuevo empleado.
*La excepción a estas fechas son los empleados que trabajarán menos de tres días.
Errores comunes del I-9
Los formularios I-9 son bastante papeleo. Los errores son frecuentes y los problemas pueden surgir por muchas razones, como una supervisión del personal sin formación o con una formación deficiente, o la no realización de auditorías internas y la detección de errores o deficiencias. Algunos de los problemas más comunes son:
- Secciones del formulario incompletas o incorrectas (como firmas o casillas de verificación que faltan, o información falsa).
- No presentación o verificación de la documentación justificativa
- Incumplimiento de plazos
Es fácil ver por qué esto puede ser difícil. Para exigir el cumplimiento, los empleadores deben hacer un seguimiento de más de 1200 reglas del Formulario I-9. En 2018, entre el 60 y el 80% de los Formularios I-9 en papel se perdieron, estaban incompletos o contenían errores y errores. Las empresas que se encuentran con problemas de I-9 e inmigración pueden encontrarse rápidamente en el punto de mira del ciclo de 24 horas de los medios de comunicación, creando un riesgo para su marca y reputación.
Soluciones I-9 electrónicas
La mejor manera de asegurarse de que sus formularios de elegibilidad para el empleo se cumplimentan con precisión y a tiempo es considerar soluciones electrónicas.
La digitalización de los formularios I-9 puede proporcionar una mayor eficiencia, con un escaneado seguro de los formularios en papel y servicios de introducción manual de claves. La conversión de los formularios I-9 en papel archivados en formularios electrónicos conformes y fácilmente manejables puede reducir el riesgo de errores causados por el papel y, al mismo tiempo, mantener un rastro documental para futuras auditorías. COVID-19 demuestra que el papeleo se está quedando rápidamente obsoleto y, sin embargo, muchos I-9 se siguen procesando de esta forma. El 76% de los formularios I-9 en papel tienen al menos un error subsanable; esta cifra es 4,1 veces superior a la de los I-9 electrónicos con verificación. Sin un repositorio central, los formularios se pierden con facilidad, lo que supone un riesgo de auditoría mucho mayor.
Tracker I-9 Compliance es la oferta de cumplimiento I-9 más avanzada del sector. Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión electrónica continua del I-9, se trata de una solución de cumplimiento fácil de usar creada por expertos en inmigración de primer nivel. Hasta la fecha, el cumplimiento integral ha mantenido un historial perfecto de más de 20 años sin multas a clientes. Aborda todos los retos mencionados anteriormente.
