Los equipos jurídicos redactan y modifican constantemente documentos específicos, a menudo partiendo de un documento similar de otro expediente de un cliente y utilizando un proceso de copia/edición para cambiar los detalles pertinentes y adaptarlos al caso en cuestión. Se sabe que este enfoque se utiliza en muchas áreas de práctica.
El proceso manual es lento, tedioso y propenso a errores. Los errores en los documentos legales son, en el mejor de los casos, embarazosos y, en el peor, pueden dar lugar a acusaciones por negligencia profesional o incluso a la inhabilitación.
El software de automatización de documentos, también denominado ensamblaje de documentos, existe desde hace más de 20 años y se utiliza en muchos sectores que manejan grandes volúmenes de documentos, como la banca, los seguros, la fabricación y el ámbito jurídico. ¿Los abogados y asistentes jurídicos de su bufete siguen utilizando un proceso manual de creación de documentos? Si es así, es hora de plantearse la automatización de documentos como una forma de mejorar la eficiencia y la rentabilidad.
¿Qué es la automatización de documentos legales?
La tecnología que hay detrás de la automatización de documentos sigue avanzando, pero en esencia, la automatización de documentos es el proceso de tomar los documentos y formularios que se utilizan a diario y convertirlos en plantillas dinámicas que se pueden utilizar en el futuro para crear y preparar nuevos documentos. El software de automatización de documentos guía al usuario que está creando el documento a través de una entrevista con el fin de introducir la información crucial para rellenar las variables de las plantillas.
Las plantillas de documentos eliminan los errores que se producen al cortar y pegar. Cada campo, bloque de firma o título se puede rellenar al instante y con precisión a partir de una base de datos con información específica del cliente y del caso, lo que permite generar documentos listos para imprimir con solo rellenar los espacios en blanco y hacer clic con el ratón.
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Ventajas de la automatización de documentos legales para abogados
El software de automatización de documentos legales ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
Mejora del cumplimiento
Las plantillas definidas en las herramientas de automatización de documentos permiten a las empresas cumplir estrictamente las normas empresariales aprobadas por las autoridades internas o del sector. Habilite el control de versiones de las plantillas para garantizar que todos los usuarios o sistemas que producen documentos utilicen la versión más reciente y conforme. Muchas empresas cuentan con guías de estilo rígidas que regulan Promueva la estandarización para garantizar que todos los documentos recopilados cumplan con las directrices internas de la marca, incluyendo el tamaño del papel, las fuentes, los márgenes, el espaciado, la impresión y la encuadernación, así como otras normas.
Servicio al cliente mejorado
Los clientes de hoy en día son expertos en tecnología y se inclinarán más por contratar a una empresa que ofrezca autoservicio. La automatización de documentos demuestra que su empresa también es experta. La entrega rápida es algo que los clientes esperan y exigen cada vez más. Un proceso de preparación de documentos fácil de usar en el que participe el cliente proporciona una mejor experiencia y mejora la fidelidad del cliente.
Ahorro de tiempo
Mejore la productividad acelerando el proceso de creación de documentos mediante la automatización de las tareas repetitivas. En un reciente debate en el podcast Legaltech News titulado «Cómo las herramientas de automatización de documentos pueden ayudarle a mantener la productividad en un entorno virtual», Korey Lawrence, de AbacusNext, y David Brickman, de Rocket Docket, compartieron los tristes resultados de un ejercicio de evaluación comparativa realizado en un bufete de abogados. El uso del método tradicional de copiar/pegar/editar para crear un nuevo documento llevaba una media de tres horas y provocaba seis errores de puntuación, ortografía, omisiones o impresión.
Mayor precisión de los documentos
El uso de plantillas bien diseñadas agiliza el proceso de creación de documentos y ayuda a los abogados a garantizar que sus documentos cumplan con la normativa y contengan los datos correctos. En el ejemplo de evaluación comparativa de bufetes de abogados descrito anteriormente, el mismo documento creado con HotDocs se completó en quince minutos y con una precisión del 100 %.
Riesgo reducido
Al final, el objetivo es realizar un trabajo preciso desde el punto de vista legal y técnico. La tecnología jurídica está avanzando en la gestión de los flujos de trabajo jurídicos, y la gestión de documentos es una solución probada. La automatización de los documentos jurídicos ayuda a eliminar los errores humanos que pueden introducirse en los procesos manuales, al tiempo que reduce la pérdida de tiempo y los costes asociados, protegiendo a su empresa contra los problemas legales derivados de contenidos inexactos y no conformes.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
