Para mantener el éxito, es necesario controlar todos los contratos que firma su empresa en cada etapa del ciclo de vida contractual, desde la firma hasta la rescisión.
Por lo tanto, aunque la gestión del ciclo de vida de los contratos puede no ser un tema apasionante, se trata de un reto práctico que puede suponer un problema incluso para las empresas más sofisticadas. A continuación se indican algunas claves para implementar con éxito un proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Comienza antes del comienzo.
Todos los abogados aprenden en la clase de contratos del primer año que un contrato surge cuando se dan tres elementos: oferta, aceptación y «contraprestación». Antes de ese momento, no existe ningún contrato y nadie está sujeto a una obligación exigible.
Una gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos comienza por responder a preguntas fundamentales sobre los pasos previos a la firma de cada contrato que celebra su empresa. ¿Qué forma adoptará el contrato? ¿Cuáles son sus condiciones esenciales para su empresa? ¿Cuáles de esas condiciones son negociables y cuáles son absolutamente inamovibles? ¿Quién tiene autoridad para celebrar cada tipo de contrato? ¿Quién debe aprobar un contrato con antelación?
Establecer coherencia
Con perdón a Walt Whitman, una consistencia tonta puede ser el duende de las mentes pequeñas, pero no hay nada tonto en establecer consistencia en su conjunto de contratos comerciales. Pocas cosas dificultan más la gestión del ciclo de vida de los contratos a escala empresarial que lidiar con una mezcolanza inconsistente de contratos que rigen un solo tipo de relación comercial.
Por supuesto, no todos los contratos pueden ser una propuesta única para todos, pero la gran mayoría de los contratos dentro de una empresa pueden, como mínimo, utilizar un formato coherente, términos y terminología estándar, y autorización para quienes pueden ejecutarlos.
Simplificar y agilizar la ejecución.
Una parte importante de la gestión del ciclo de vida de los contratos consiste en evitar que se cuelen errores no forzados en ellos. La coherencia mencionada anteriormente constituye la mitad de esa ecuación. La otra mitad consiste en simplificar el proceso de contratación para todos los empleados que firman contratos para su empresa y para todas las contrapartes con las que hace negocios.
Muchos errores en la gestión del ciclo de vida de los contratos se producen simplemente porque las personas pierden la pista de la versión del contrato que están utilizando, o copian y pegan el texto antiguo de un contrato heredado en uno nuevo sin comprobar si hay inconsistencias, o utilizan un bolígrafo para revisar un término crítico a petición del cliente. Contar con un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos que implemente un flujo de trabajo contractual estándar, eficiente y para toda la empresa reduce estos riesgos.
Centralice el mantenimiento de registros de la gestión del ciclo de vida de sus contratos.
La gestión del ciclo de vida de los contratos se ve afectada cuando se almacenan en archivadores y carpetas de red repartidos por toda la empresa, sujetos a los caprichos organizativos y operativos de los directivos de segundo nivel. Para lograr coherencia y eficiencia en la gestión del ciclo de vida de los contratos, almacénelos en un repositorio central. Al centralizar los contratos, no solo se obtiene un mayor control sobre las prioridades de gestión del ciclo de vida de los contratos mencionadas anteriormente, sino que también se tiene la oportunidad de utilizar el conjunto de contratos como fuente de información analítica (como se explica a continuación).
Supervisar el rendimiento (el suyo y el de ellos)
Cada contrato tiene su propia «vida útil», definida por las obligaciones de cada una de las partes vinculadas por él. Una gestión satisfactoria del ciclo de vida de los contratos implica prestar mucha atención a cada hito de la vida útil del contrato; es decir, asegurarse de que su empresa hace lo que debe hacer, al igual que su contraparte. Esto puede parecer obvio, pero lo cierto es que una empresa próspera ejecuta tantos contratos en tantos aspectos de su funcionamiento que no es de extrañar (aunque sí indeseable) que las obligaciones de cumplimiento «se pasen por alto».
Es posible que algunas de esas obligaciones no tengan mucha importancia en el contexto general de su negocio. Sin embargo, otras sí la tendrán, sin lugar a dudas, y unas pocas supondrán riesgos importantes y costosos. Uno de los aspectos fundamentales de cualquier sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos debe ser marcar cada hito del «ciclo de vida» de cada contrato, de modo que el cumplimiento de sus obligaciones y la ejecución de las de la contraparte sean decisiones empresariales conscientes, y no descuidos por descuido.
Aprende de los éxitos y los fracasos.
Lo ideal es que un contrato sea beneficioso para ambas partes. Como mínimo, lo que se busca es que los contratos sean beneficiosos para la empresa. Pero llevas suficiente tiempo en el negocio como para saber que no siempre es así. Tomas las mejores decisiones posibles basándote en la información de la que dispones. A veces, el mercado se mueve en tu contra, y la cuestión es cómo responder de la mejor manera posible.
Desde la perspectiva de la gestión del ciclo de vida de los contratos, lo importante es asegurarse de asimilar las lecciones que se derivan de la observación de un contrato a lo largo de su vigencia. Solo aprendiendo de los éxitos y fracasos contractuales se puede optimizar el siguiente contrato y el siguiente. Para lograr este objetivo de la gestión del ciclo de vida de los contratos, es importante disponer de las herramientas necesarias para extraer información y métricas de rendimiento de cada contrato. Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos, como ContractRoom, proporcionan esas herramientas.
Enjuague y repita para lograr el éxito con CLM.
El final del ciclo de vida de un contrato representa el comienzo de otro, a menudo literalmente y siempre en sentido figurado. Su negocio evoluciona en función de los términos de los contratos que ejecuta día tras día. En última instancia, una gestión sofisticada del ciclo de vida de los contratos consiste en estudiar y analizar constantemente esa evolución. ¿En qué aspectos asume su empresa riesgos innecesarios? ¿Qué lecciones puede aprender de la forma en que las contrapartes reaccionan a los términos que usted establece? ¿En quién puede confiar para tomar decisiones inteligentes en materia de contratación? ¿Cómo puede integrar la contratación en toda su empresa para optimizar la toma de decisiones operativas?
ContractRoom es una plataforma líder en el sector para la gestión del ciclo de vida de los contratos que proporciona a los líderes empresariales las herramientas que necesitan para simplificar la ejecución de los contratos, eliminar los errores en la contratación, supervisar el cumplimiento de los contratos y tratar los contratos como una fuente rica y profunda de información. Le permite centrarse en cada uno de los aspectos clave para el éxito de la gestión del ciclo de vida de los contratos que hemos mencionado anteriormente, de modo que pueda convertir la CLM en una herramienta más eficiente y eficaz que nunca para alcanzar el éxito. ¡Póngase en contacto con nosotros para concertar una demostración!
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