Durante muchos años ejercí la abogacía, la mayor parte del tiempo como socio responsable de la gestión tecnológica. Fue allí donde descubrí HotDocs por primera vez. Ahora ayudo a otras personas (entre ellas, muchos abogados) a implementar la automatización de documentos. Pero una parte de mí sigue viendo el mundo a través de los ojos de un abogado en ejercicio. Quizás por eso, cuando oigo hablar de alguna nueva tecnología que se supone que es la solución a todos los males del mundo, siempre me muestro escéptico. Lo que siempre quiero saber es «¿qué beneficios prácticos aporta?». En lo que respecta a HotDocs, la experiencia hace que sea fácil responder a esa pregunta.
Uno de los principales beneficios en el mundo real es la productividad. El redactor dedica mucho menos tiempo a preparar documentos. Esto ahorra costes laborales, lo que mejora la rentabilidad. Esto es especialmente importante si se enfrenta a la competencia de precios o opera en un entorno en el que existen otras presiones a la baja sobre los ingresos.
Otra ventaja importante es la capacidad de respuesta. Tanto si eres un abogado que redacta un documento para un cliente como un empresario que prepara un contrato para un cliente, puedes entregarlo en una fracción del tiempo que te llevaría utilizando métodos no automatizados. Una respuesta más rápida hace que el cliente esté más satisfecho y permite reconocer los ingresos más rápidamente.
HotDocs mejora la calidad y la precisión de los documentos. Eso significa evitar la vergüenza y los costes asociados a los errores. Cortar y pegar (la alternativa habitual) a menudo da lugar a problemas que incluso el corrector más cuidadoso pasará por alto. El proceso de convertir documentos de formulario en plantillas de HotDocs puede mejorar por sí mismo los documentos. El autor de la plantilla descubrirá con frecuencia anomalías en los formularios que se habían pasado por alto durante mucho tiempo.
HotDocs también le ayuda a estandarizar el contenido de los documentos. Las reglas lógicas y empresariales, junto con el lenguaje aprobado, se pueden almacenar en un repositorio central, lo que permite que todos estén en sintonía y garantiza que todos trabajen con el lenguaje y las reglas más recientes.
La automatización también permite capturar los conocimientos y la experiencia de personas expertas. Esto tiene múltiples ventajas secundarias, entre ellas una mejor delegación de tareas a los trabajadores de menor nivel y la conservación del capital intelectual cuando las personas con más experiencia abandonan la empresa. Los conocimientos de un socio sénior jubilado o de un asistente jurídico con experiencia perdurarán en un sistema de redacción de documentos.
La redacción automatizada libera tiempo a los profesionales para que puedan dedicarse a tareas en las que su experiencia es más valiosa, como desarrollar estrategias o proporcionar asesoramiento. Al eliminar algunos de los aspectos más monótonos del trabajo, la tecnología abre la puerta a una mayor satisfacción laboral. Esto puede ayudar a una organización a contratar a los mejores empleados.
Para los bufetes de abogados, desarrollar sistemas de redacción automatizados puede ser una herramienta de marketing. Los clientes quieren ver que su bufete de abogados está a la vanguardia y que trabaja para ellos de la manera más eficiente posible. Les gusta ver cómo el bufete va a entregar un producto de calidad con la rapidez prometida.
En lo que respecta a las ventajas prácticas, HotDocs cumple lo que promete. Créanme, lo dice alguien que era escéptico.
Bart Earle es vicepresidente de Legal Systematics y Capstone Practice Systems, y ejerció como abogado durante más de 20 años antes de convertirse en consultor tecnológico.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
