La OFCCP lleva más de un año trabajando a toda velocidad, con directivas y anuncios que parecen salir a diario. Para mantener el impulso, la OFCCP tiene ahora seis cartas de programación en revisión pública y comentarios. Los planes de la OFCCP incluyen algunas cosas antiguas, otras nuevas y una (detalles de supervisión adicionales) que ya se ha descartado.
La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB), que dirige el proceso de revisión, está solicitando la opinión de los contratistas. La OMB sopesa la «carga» que supone para los contratistas proporcionar la información solicitada con la utilidad de la información obtenida. El plazo para presentar comentarios finaliza a principios de junio, dependiendo del tipo de carta de programación. En el pasado, el proceso de revisión pública ha dado lugar a cambios significativos en los planes de la OFCCP. Por ejemplo, las normas actuales sobre veteranos y discapacidad son muy diferentes en su versión propuesta en 2013 y en su versión definitiva de 2014.
Este artículo se centra en los cambios introducidos en la auditoría estándar de «suministros y servicios» con la que la mayoría de los contratistas están familiarizados. Puede consultar las cartas de programación propuestas aquí.
Nuestro próximo artículo abordará las nuevas iniciativas de la OFCCP denominadas «Revisión específica» y «Verificación de cumplimiento» actualizada.
Novedades recientes a tener en cuenta
Según varias de las cartas de programación propuestas, si su notificación de auditoría se envía más de seis meses después del inicio del período de su plan, deberá proporcionar datos sobre contrataciones, despidos y ascensos «por cada mes completado en el año actual del AAP». (Por lo tanto, si tiene un plan anual y recibe una carta de programación a mediados de septiembre, sus datos de supervisión abarcarían desde el 1 de enero hasta el 30 de agosto). Desde la publicación de las cartas de programación para comentarios, los representantes de la OFCCP han afirmado que no será necesario proporcionar datos más allá del periodo de supervisión estándar de seis meses, a menos que se desee hacerlo.
Otra cosa: el director de la OFCCP, Leen, afirma que la agencia prestará mucha más atención a la revisión obligatoria de la eficacia de las actividades de divulgación que en el pasado. Por lo tanto, ¡revisa tu programa de divulgación!
¿Qué pasa con las cartas de programación actuales?
Las cartas de programación estándar actuales caducan el 30 de junio de 2019 (consulte aquí la carta de programación estándar actual «Suministro y servicio»). Sin embargo, la fecha de vencimiento de todas las cartas de programación actuales se ampliará hasta que entren en vigor las versiones actualizadas. Es difícil saber cuánto tiempo tardará la OMB en completar su revisión. Supongamos que la OFCCP quiere que las nuevas cartas de programación estén listas para el 1 de octubre de 2019, fecha de inicio de su año fiscal 2020. Es posible que las cosas se muevan rápidamente.
¿Qué novedades hay en la carta de programación de «Suministros y servicios»?
Identificar a los tres subcontratistas con mayor «valor monetario»
Este nuevo requisito figura en la propia carta de programación, no en la sección «Lista detallada» que le sigue. Históricamente, los subcontratistas no estaban sujetos a mucha supervisión por parte de la OFCCP, a menos que fueran contratistas del gobierno federal por cuenta propia. Esta nueva solicitud es la forma que tiene el gobierno de identificar a los subcontratistas para una posible revisión. Sin embargo, la Agencia ha complicado esta tarea al preguntar cuál de sus subcontratistas tiene el papel más importante en los contratos federales que cumple su empresa. Muchos contratistas encontrarán este requisito difícil de cumplir.
Establecer objetivos de disponibilidad y colocación de subgrupos minoritarios.
Los puntos 4 y 6 de la lista detallada van más allá de la actual disponibilidad y los informes de objetivos «para todas las minorías» y se centran en el análisis y los informes de subgrupos minoritarios. Aunque es posible que ya esté realizando esta revisión por su cuenta, preparar estos detalles para la auditoría le llevará mucho tiempo. Además, la revisión de los objetivos de los subgrupos propuesta aumentará la probabilidad de que su presentación contenga indicadores que la OFCCP querrá seguir en la auditoría.
Proporcionar un análisis de su sistema de remuneración.
El requisito de analizar su programa de remuneración para determinar si existen disparidades raciales o de género no es nuevo. Lo que sí es nuevo es proporcionar su revisión salarial real a la OFCCP cuando se le audite. La buena noticia es que la revisión de su «sistema de remuneración» según la Orden Ejecutiva 11246 no tiene por qué ser excesivamente técnica. En el seminario web de AJE sobre prácticas de auditoría celebrado en abril, describimos los elementos fundamentales de una revisión salarial resumida «en la parte posterior de una sobre».
Promociones
Además de identificar los grupos de puestos implicados en las promociones (los «de y hacia» y los detalles relacionados), la Agencia ahora quiere que identifique a los solicitantes individuales. ¿Cuál es el objetivo de esto? Incluso si su sistema de información es bueno, los resultados de impacto adverso podrían ser, bueno, aleatorios, sesgados, por ejemplo, porque muchas promociones son «no competitivas», nombramientos 1:1 de desarrollo profesional y planificación de la sucesión.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
