VBA/VSTL y compilaciones personalizadas
Muchas organizaciones crean su propio sistema interno de generación de documentos, utilizando VBA o VSTL. Una solución personalizada de generación de documentos tiene algunas ventajas importantes. La principal ventaja es el control total: como lo creas tú, el sistema hará exactamente lo que tú quieras, tal y como tú lo quieres. El desarrollo y el mantenimiento internos también reducen la dependencia de contratistas externos, que pueden resultar caros. Lo mismo ocurre con la cena. ¿No le gusta el picante? No añada habaneros. ¿Tiene poco dinero? Utilice lo que tiene en la despensa.
Pero una solución personalizada también conlleva costes. El tiempo de desarrollo siempre es mayor que el estimado inicialmente, y el mantenimiento interno puede suponer una carga considerable en términos de recursos internos. Además, es inevitable que todos los usuarios tengan que pasar por un ciclo de formación, y la rotación de personal puede dejarle sin nadie que esté familiarizado con el sistema central. Básicamente, se obtienen todas las ventajas, pero se asumen todos los riesgos.
Usar la herramienta adecuada
La otra opción es utilizar una herramienta de terceros como HotDocs para sus sistemas de generación de documentos. Como herramienta de terceros, HotDocs impone algunas reglas estrictas y le obliga a renunciar a parte del control que le proporcionaría una solución totalmente personalizada. Sin embargo, las reglas que establece son comunes a prácticamente todos los sistemas de generación de documentos posibles, y no es necesario crearlas desde cero. También es importante tener en cuenta que cualquier sistema de documentos se crea en torno a sus documentos, sobre los que usted mantiene un control total. Es más como un bufé que como un menú a la carta, ya que le permite elegir lo que quiere en su plato sin tener que asar el pavo y remover la salsa usted mismo.
En cuanto a la formación, HotDocs es una herramienta fácil de aprender... pero con la potencia suficiente para realizar cualquier tarea que se le encomiende. Además, es líder del mercado en la generación de documentos, por lo que la rotación de personal no tiene por qué suponer volver a formar desde cero, ya que hay mucha gente con experiencia en HotDocs. HotDocs es como una tortilla (tenga paciencia conmigo). Es una de las cenas más sencillas que se pueden aprender a cocinar, pero se puede rellenar con queso, jamón, chalotas salteadas y alcaparras, o salmón y aceite de trufa, si se desea. Es tan sencilla o tan compleja y sofisticada como se necesite.
Mar y montaña
Por supuesto, puede que decidas que las herramientas que ofrece HotDocs hacen lo que necesitas... casi. El verdadero valor de una buena herramienta de terceros es que, en lugar de limitarte a una forma específica de hacer las cosas, te facilita hacer exactamente lo que necesitas. Aprovechando el marco proporcionado por HotDocs, junto con las API proporcionadas y un poco de esfuerzo, puede crear un sistema de generación de documentos que haga todo lo que necesita, conectándose con todos sus sistemas existentes, pero con una sobrecarga relativamente baja y la red de apoyo de la comunidad HotDocs. Puede pedir el filete Y la langosta, y que se los cocinen exactamente según sus especificaciones.
¿Alguien más tiene hambre?
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
