Dirigir un pequeño bufete de abogados en el competitivo mercado jurídico actual no es tarea fácil. La mayoría de los bufetes se enfrentan a retos similares, independientemente de sus áreas de práctica. A menudo, los bufetes experimentan y prueban diferentes técnicas o herramientas para abordar tres de los retos más comunes a los que se enfrentan todos los bufetes de abogados:
- Aumento de los ingresos
- Mejorar la productividad y la eficiencia
- Control de costes
Entonces, ¿cómo se abordan estos problemas? La clave está en trabajar de forma más inteligente, no más dura, y una herramienta importante que permite hacerlo es el ensamblaje de documentos.
Aumento de los ingresos
El aumento de los ingresos depende tanto de la captación como de la fidelización de los clientes. Una vez que haya conseguido clientes, es fundamental proporcionarles el mejor servicio posible. Entonces, ¿cómo puede utilizar la creación de documentos para aumentar los ingresos? En primer lugar, los formularios automatizados de los editores le permiten ampliar los servicios que ofrece a sus clientes. Las plantillas creadas por profesionales le permiten aprovechar la experiencia jurídica de los editores, que han trabajado duro para ofrecerle una amplia gama de documentos y formularios legales que le permiten acceder a áreas de práctica como la planificación patrimonial, la constitución de empresas, el derecho de la tercera edad o el derecho de familia. Disponer de una gama más amplia de servicios le permite llegar a una base de clientes mucho mayor. Sin los formularios automatizados, las empresas pueden verse limitadas a un conjunto más reducido de servicios.
En segundo lugar, el ensamblaje de documentos le permite ofrecer servicios mejorados a su base de clientes actual. Por ejemplo, puede proporcionar formularios para los clientes en su sitio web o por correo electrónico. Estos métodos en línea facilitan a sus clientes el suministro de información esencial de una manera cómoda y flexible. Una vez recopilada la información de su cliente, se puede sincronizar con su sistema de gestión de la práctica y generar automáticamente borradores iniciales o incluso documentación finalizada que satisfaga las necesidades de sus clientes. Dedica menos tiempo a la recopilación rutinaria de datos y a la redacción de documentos, lo que le permite disponer de más tiempo para realizar tareas más complejas para sus clientes.
En tercer lugar, las herramientas de creación de documentos facilitan la prestación de servicios gratuitos que ayudan a atraer nuevos clientes. Un ejemplo que ilustra esto proviene de uno de nuestros clientes que ofrece formularios gratuitos para la creación de empresas a través de su sitio web. Las nuevas empresas pueden introducir datos a través de un formulario web, que luego genera automáticamente los documentos comerciales adecuados. El personal del bufete de abogados necesita muy poco tiempo para revisar los documentos. El coste para el bufete es prácticamente nulo, pero el valor para las nuevas empresas es elevado.
Mejorar la productividad y la eficiencia
Independientemente de las áreas de práctica en las que se centre, es casi seguro que su bufete genera documentos legales casi a diario. Tanto si elabora contratos largos y complejos como documentos breves y sencillos, su bufete puede beneficiarse del ensamblaje de documentos. Esta tecnología ayuda a reducir drásticamente el tiempo necesario para redactar, revisar y finalizar la documentación legal. Tanto si utiliza sus propias plantillas diseñadas internamente como si se suscribe a conjuntos de formularios totalmente automatizados de editoriales jurídicas, el ensamblaje de documentos puede ayudarle a ser más productivo.
Durante casi tres décadas, el ensamblaje de documentos se ha utilizado en el sector jurídico. Se trata de una tecnología probada que permite a los profesionales del derecho generar rápidamente documentos sin errores de la forma más eficiente posible. Es habitual oír hablar de abogados que reducen el tiempo de producción de documentos de días u horas a meros minutos. Sin embargo, aunque se reduce el tiempo, la calidad no se ve afectada. De hecho, la calidad general de los documentos aumenta con el uso del ensamblaje de documentos.
La creación de documentos se puede integrar con los sistemas de gestión de prácticas y gestión de documentos para ayudar a las empresas a ser aún más productivas. Esto crea un flujo de trabajo muy eficiente. También ayuda a reducir las molestias derivadas de la rotación de personal. Los formularios de creación de documentos recogen los conocimientos y el lenguaje necesarios para sus documentos legales y permiten a los nuevos empleados alcanzar inmediatamente la productividad, al tiempo que generan documentos legales sin errores con la misma eficiencia y precisión que el personal experimentado.
Control de costes
El control de los costes es otro gran reto para los pequeños bufetes de abogados, y la capacidad de reducir los costes es esencial para alcanzar la rentabilidad. El sector jurídico ha cambiado drásticamente en los últimos años y los clientes están presionando a los bufetes para que adopten acuerdos de honorarios alternativos (AFA) con el fin de reducir las horas facturables y los costes. Entonces, ¿cómo se pueden reducir los costes e incluso trasladar ese ahorro a los clientes, sin dejar de mantener la rentabilidad? La preparación de documentos es ideal para abordar este reto. Los bufetes de abogados que utilizan la preparación de documentos pueden reducir drásticamente el tiempo y los costes que supone la generación de documentación legal para los clientes. Cuando se ofrece un servicio de tarifa fija, la única forma de hacerlo más rentable es reducir el tiempo dedicado al trabajo rutinario. La preparación de documentos le permite hacerlo. Los bufetes que incorporan la preparación de documentos reducen drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear documentos legales de alta calidad, y los beneficios son significativos.
Resumen
La tecnología de ensamblaje de documentos es clave para los pequeños bufetes de abogados a la hora de superar retos como aumentar los ingresos, mejorar la productividad y controlar los costes. Para ver una aplicación muy práctica del ensamblaje de documentos en un pequeño bufete de abogados, lea este breve estudio de caso sobre H. Edwin Detlie, un abogado con dos pequeñas oficinas en Iowa. Ha incorporado tanto plantillas totalmente automatizadas de editoriales jurídicas como formularios diseñados internamente para llevar a cabo con éxito su práctica jurídica.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
