¿Qué es la gobernanza de la información?
La gobernanza de la información es la forma en que se utiliza y gestiona la información. Se trata de una práctica importante que busca limitar los riesgos que conlleva la gestión de datos y garantizar el cumplimiento normativo.
Una buena gobernanza de la información comienza con un examen de cómo se recopila la información y cómo se conservan los datos, tanto en formato digital como en papel. La gobernanza de la información también abarca cómo se almacenan estos datos y las formas en que una empresa pretende utilizarlos. El intercambio de datos también es fundamental, especialmente ahora que las normas y reglamentos relativos al uso de los datos son cada vez más estrictos.
Las prácticas de gobernanza de la información suelen implicar el uso de software de gobernanza de la información, que ayuda a las empresas a gestionar su información de la mejor manera posible, aprovechar al máximo todos los datos disponibles y cumplir con todas las normativas vigentes en materia de datos.
¿Cuáles son algunos de los retos que plantea la gobernanza de la información y los datos?
Los datos y la información son el alma de las empresas modernas. Pero, ¿qué hay de la enorme cantidad y variedad de datos que requieren una gobernanza de la información y una gestión de datos? Estos crecen a un ritmo exponencial. Se ha convertido en una tarea titánica para las empresas. ¿Cuáles son algunas de las complejidades a las que deben hacer frente?
Cómo lidiar con las tres V:
Cada vez más empresas dependen del Big Data, que se define por tres vectores clave: volumen, variedad y velocidad. Todos ellos están creciendo rápidamente, y una mala gestión puede tener graves consecuencias.
Ya en 2015, la empresa británica de prevención del fraude Semafone y OnePoll revelaron que la inmensa mayoría de los consumidores no harían negocios con una empresa que hubiera sufrido una violación de seguridad, especialmente si no había protegido los datos financieros de sus clientes, como los números de las tarjetas de crédito.
- Más del 86 % de los encuestados respondieron que «no es probable» o «no es muy probable» que hagan negocios con una empresa que haya sufrido una filtración de datos relacionados con tarjetas de crédito o débito.
Personal que trabaja a distancia:
Hoy en día, más empleados, partes interesadas y clientes en más ubicaciones que nunca pueden querer o necesitar acceder a sus archivos y datos. Especialmente si se trata de una empresa grande o global. Muchos de ellos trabajan ahora de forma remota, en una variedad de dispositivos, por lo que una empresa debe garantizar tanto el acceso y mantener la seguridad de los datos:
- Más empleados de empresas estadounidenses trabajan desde casa que nunca, con un aumento del 140 % entre 2005 y 2018.
- 4,3 millones trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo.
- Entre 2015 y 2016, la población de teletrabajadores creció un 11,7 %, el mayor crecimiento interanual desde 2008.1
¿Por qué la gobernanza de la información es fundamental para el éxito?
La gobernanza de la información es el enfoque estratégico de una empresa para gestionar su información, ya sea en forma de datos digitales, documentos o registros archivados, con el fin de respaldar los resultados empresariales.
Puede implicar una amplia gama de políticas, procedimientos, controles, herramientas y tecnologías interdisciplinarias que ayudan a una empresa a cumplir con las exigencias normativas, legales y operativas.
Al equilibrar el uso adecuado de los datos y la información con las exigencias normativas y de seguridad, el software de gobernanza de la información puede:
- Maximizar el valor de esos datos para la empresa.
- Facilite el cumplimiento normativo y la mitigación de riesgos.
- Mejorar la transparencia operativa
- Reducir la probabilidad, los casos y los costes de los procedimientos judiciales y las sanciones reglamentarias.
¿Cuál es la diferencia entre la gobernanza de la información y la gobernanza de los datos?
La gobernanza de la información y la gobernanza de los datos son áreas complementarias, pero no son exactamente lo mismo. Al comprender mejor cada una de ellas, las empresas pueden mejorar su enfoque de la gestión global de la información.
Como su nombre indica, la gobernanza de la información se refiere a la información de una organización en su conjunto, incluidos los documentos, los registros, la ciberseguridad y los datos. En otras palabras, la gobernanza de los datos es una vía de la gobernanza de la información.
Las diferencias entre ambos conceptos radican principalmente en dónde se llevan a cabo y quién los lleva a cabo. La gobernanza de datos es un enfoque de gestión a nivel de datos y se centra en mantener la integridad de cualquier activo de datos dentro de una empresa. En esencia, la gobernanza de la información es mucho más multidisciplinar y se basa más en un liderazgo descendente para garantizar una gestión y una colaboración eficaces entre los distintos silos.
Sin embargo, al garantizar una gobernanza eficaz de los datos, una organización puede mejorar su gobernanza general de la información. En última instancia, ambos enfoques son fundamentales para mitigar los riesgos y maximizar el valor de la información. Además, ambos se complementan de forma natural en el software de gobernanza de la información, que incluye herramientas de gestión y análisis de datos.
¿Qué se incluye en la gobernanza de la información?
Hay múltiples elementos que contribuyen al éxito de cualquier programa de gobernanza de la información corporativa, y estos son algunos de los pilares fundamentales:
Gobernanza del acceso
La práctica de gestionar y reducir los riesgos causados por el acceso innecesario a los datos. Los empleados pueden tener acceso a datos que no son necesarios para su función o trabajo, por ejemplo, o pueden intentar acceder a datos a través de canales no seguros. Su implementación suele ser una cuestión de cumplimiento normativo, especialmente en sectores como la sanidad, los servicios financieros o el sector jurídico.
Gestión de contenidos empresariales
ECM es la estrategia y la práctica de capturar, gestionar, almacenar y entregar datos y contenidos mediante el uso de herramientas tecnológicas. ECM permite a una empresa gestionar su información no estructurada, independientemente de dónde se encuentren esos datos dentro de la organización.
Pistas de auditoría
Las pistas de auditoría (o registros de auditoría) son registros cronológicos que proporcionan pruebas documentales de la secuencia de actividades relacionadas con un programa, unas operaciones, un flujo de trabajo o un evento específicos. El software de gobernanza de la información captura y conserva estos registros, junto con los activos asociados, como documentos, mensajes, actas de reuniones, etc., lo cual es fundamental para satisfacer tanto las revisiones internas como la supervisión normativa; la falta de una pista de auditoría detallada puede resultar desastrosa, especialmente en sectores muy regulados.
Conozca a su cliente (KYC)
KYC es el proceso de verificar la identidad de sus clientes y evaluar cualquier riesgo, especialmente legal o penal, que pueda surgir en esa relación comercial. KYC es un término que también se aplica específicamente a las regulaciones bancarias y contra el lavado de dinero que rigen dichas actividades.
Gestión del ciclo de vida de la información
ILM se refiere a las estrategias y políticas para administrar sistemas de almacenamiento digital, y abarca infraestructuras de centros de datos y seguridad, copias de seguridad y protección de datos, recuperación ante desastres, archivado y retención a largo plazo, replicación de datos y gestión diaria de la arquitectura de almacenamiento.
Fuente única de la verdad
SSOT es la práctica de estructurar modelos y arquitecturas de datos de tal manera que cada elemento de datos se almacene una sola vez, normalmente en un repositorio centralizado de gestión de datos digitales, con el fin de evitar versiones duplicadas o desnormalizadas. De esta forma, todos los miembros de una organización tienen acceso a los mismos datos oficiales.
Gestión de registros
Se trata de una función dedicada a gestionar los datos o la información a lo largo de su ciclo de vida, desde su captura hasta su eliminación. Consiste en identificar, clasificar, almacenar, proteger, recuperar, rastrear y conservar o destruir de forma permanente dichos registros.
Gestión del conocimiento
La gobernanza de la información permite crear , compartir, utilizar y gestionar los conocimientos y la información que posee una empresa con el fin de alcanzar los objetivos corporativos mediante un uso óptimo de dichos conocimientos.
Descubrimiento electrónico
Esto se refiere al proceso de descubrimiento en procedimientos legales tales como litigios, investigaciones gubernamentales o solicitudes en virtud de la Ley de Libertad de Información, en los que los datos o la documentación que se buscan se encuentran en formato de información almacenada electrónicamente (ESI).
Software de gobernanza de la información
Cada vez más empresas están adoptando herramientas de gobernanza de la información, como software de gestión de datos y soluciones ECM, para hacer frente a las exigencias de gobernanza de datos. La evaluación, adopción e implementación de estas herramientas puede ser una responsabilidad clave para los profesionales de la gobernanza de la información.
Automatización de procesos/flujos de trabajo
Las soluciones de software para la automatización de procesos y flujos de trabajo se utilizan cada vez más para digitalizar y automatizar los aspectos rutinarios y repetitivos de los procesos relacionados con la gobernanza de la información. Esto mejora considerablemente la velocidad y la precisión de estos procesos, al tiempo que reduce los errores y los costes.
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