当然，对于已决定放弃的候选人，不发送拒绝信确实很轻松。没人喜欢传达坏消息，许多招聘人员宁愿避开这种尴尬局面，转而专注于仍在竞争中的候选人。

但告知求职者未获录用实属应尽之责。既然对方特意换上正装前来应聘，配合招聘团队的提问，那么告知组织决定录用其他候选人便是基本礼节。 即便对方仅提交了申请材料而未曾面谈，告知其未获录用也是体贴之举——这几乎不费吹灰之力。

求职者最常抱怨的问题之一就是招聘方不回复（求职过程本就不愉快，抱怨自然层出不穷）。当获得工作机会时，求职者会充满期待，而当机会落空时，他们更希望及时知晓，以便继续规划人生。

但除了显得不礼貌之外，不发送分手信还会对雇主品牌和整体招聘工作产生负面影响。 根据CareerArc的一项调查，72%的求职者会在在线点评网站或向熟人吐槽糟糕的招聘经历，这会让其他候选人望而却步。优秀人才拥有多种选择，他们会在投递简历前查看Glassdoor上的公司评价或咨询人脉网络。此外， 布兰登霍尔集团的研究 发现，注重优化候选人体验的企业，其招聘质量可提升70%。

拒绝邮件的类型

通常，候选人拒绝邮件分为三种类型——简短拒绝邮件、扩展拒绝邮件和个性化拒绝邮件。根据候选人在招聘流程中的推进程度，采用不同的拒绝信风格最为理想。

简短的拒绝邮件

这封拒绝信直截了当，无需具体说明。以下是一个基础的拒绝邮件模板，可供您作为起草参考：

你好，NAME，

感谢您申请在[公司名称]担任[职位名称]一职。我们的招聘团队已审阅您的申请材料，现决定继续推进其他候选人的选拔流程。祝您在寻找下一份职业机会时一切顺利。

你可以通过提及收到的大量申请者数量来缓和拒绝的冲击，或鼓励候选人今后申请其他职位。但核心目的是通知那些从未获得任何面试机会的人——他们最终未能被录用。

您可以在招聘管理系统中将此信件设置为模板，并在将候选人移出招聘流程时自动发送。信件中包含的占位符（例如候选人姓名、职位名称）将自动填入对应的准确信息。   

扩展版拒信邮件

对于曾进行过电话或视频面试的候选人，仅发送简短的拒聘邮件未免有些冷淡。这种情况下，您应在简短的拒聘函基础上补充说明，并感谢对方拨冗参与交流。以下扩展版拒聘邮件模板可供参考：

你好，NAME，

很高兴与您就公司名称的职位名称进行交流。我们决定继续推进其他候选人的选拔流程，但仍要感谢您拨冗向我们介绍您的背景和资质。祝您求职顺利，未来事业发展一切顺利。

请根据实际情况自由扩展此类信件的内容。其主要目的是向候选人传达结果，同时感谢对方拨冗参与。

个性化拒绝邮件

招聘经理在与候选人进行正式面谈后，便开始建立双方关系。当需要告知候选人该关系不会发展为雇佣关系时，应向其说明原因。

个性化的候选人拒绝信应说明不录用原因，提供有助于其职业成长的反馈，且不批评面试表现。例如，若营销岗位候选人答错分析类问题，可表述为："我们决定优先考虑具备更强Google Analytics经验的候选人。"

你还需要注意避免撰写任何可能使你的组织面临就业歧视诉讼的表述。再次强调，重点应放在候选人资质与岗位要求的匹配度上，而非候选人个人特质。以下是撰写个性化拒绝信的几点建议：

• 在理想候选人接受录用前，切勿发出录用通知 ——无法保证首选人选会接受，因此在职位最终确定前，切勿放弃备选人选。
• 肯定他们的优点 ——在信中既指出候选人的优势，又给出反馈意见，从而平衡信件的基调。
• 为未来的就业机会留有余地—— 在您的招聘管理系统中归档候选人非常简单，这样您就能轻松联系他们，告知未来的合适职位空缺。
• 避免来回沟通 ——允许候选人回复是可行的，但不要在回答问题和邮件往来上浪费过多时间。

简短的邮件产生巨大影响

求职者最讨厌招聘人员失联。发送简短的拒绝信不仅是基本礼仪，更能为企业的长期招聘工作带来积极影响。

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编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。