相关文章：OFCCP 如何定义互联网申请人？
明年将是《互联网申请人规则》（Internet Applicant Rule）颁布十周年，这是联邦合同合规项目办公室（OFCCP）用来确定联邦承包商需要保存哪些申请人记录的记录保存规则。在此规则出台之前，联邦承包商必须依靠《雇员甄选程序统一指南》（UGESP）及其《问题与解答》来确定其对申请人数据的记录保存义务。当时的一般规则是每个申请者都被视为申请人。2000 年，UGESP 机构--联邦公平竞争和消费者保护局（OFCCP）、平等就业机会委员会（EEOC）、美国司法部（DOJ）和人事管理办公室（OPM）的前身--被赋予评估使用互联网作为求职工具如何影响雇主保存申请人记录义务的任务。他们还评估了修改 UGESP 问答的必要性。在没有达成共识的情况下，联邦公平竞争和消费者保护局于 2004 年发布了《拟议规则制定通知》，在其根据第 11246 号行政命令制定的实施条例中增加了 "互联网求职者 "的定义。最终规则于 2006 年生效。
根据 OFCCP 的《互联网求职者规则》，求职者必须符合四项标准才能被归类为求职者，以便承包商进行记录、报告和分析：
- 求职者通过互联网或相关电子数据技术提交了就业意向书
- 雇主考虑求职者在某一空缺职位就业
- 求职者所表达的意向表明其具备所公布的、非比较性的、客观的和与工作相关的职位基本资格
- 求职者在收到录用通知之前，从未表示对雇主考虑录用的职位不再感兴趣
如何充分利用互联网申请人规则？
随着当前招聘环境的不断变化，所有承包商都应该问自己一个问题：如何才能最大限度地利用《互联网求职者规则》。让我们先来分析一下该规则的标准，以及你应该如何应用它。
- 从工作的基本资格开始
确认您使用的是所发布职位的最新和最好的基本资格列表。由于这些条件可能会随着时间的推移而发生变化，因此要确保信息的时效性。请记住，"基本资格 "是一个法律术语，并不等同于最低资格。例如，善于沟通可能是一项最低资格，但根据《互联网求职者规则》，它不能成为一项基本资格，因为它无法客观衡量。
基本资格为您提供必要的客观标准，以评估哪些人可以成为申请人。您可能会收到数以百计的不合格求职者表达的意向；因此，您想知道谁是合格的。如果求职者不具备基本资格，那么即使您审查了他们的简历，他们也不是申请人。如果求职者不具备所要招聘职位的基本资格，那么即使您审查了他们的简历，他们也不是您的求职者。不要在您的求职者数据中报告不符合您所要招聘职位基本资格的求职者，以便进行平权行动规划（AAP）分析。
- 考虑空缺职位的求职者
下一个标准是考虑求职者是否适合该空缺职位。考虑意味着对求职者的资格、技能、经验、教育等进行实质性评估。如果求职者具备基本资格，而你也考虑了他们，那么求职者就成为了申请人，除非他们将自己排除在考虑范围之外。
- 将申请人从申请人库中除名
另一项标准涉及如何在录用之前将申请人从申请人库中剔除。退出有两种类型--主动退出和被动退出。当求职者表示不再感兴趣时，他们会主动退出考虑。这可能是很明显的口头声明，比如他们接受了另一份工作，也可能是多次（至少两次）不回有关该职位的电子邮件或电话。如果求职者不参加面试，也属于主动退出。
第二种退出取决于求职者告诉雇主他们对这份工作的兴趣，这是一种被动退出。这些信息可以从求职者的申请表、电话筛选或面谈中获得。例如，如果求职者在申请表中写明他们不会出差，雇主就可以推断求职者对需要 50% 出差的工作不感兴趣。同样，如果求职者表示自己的期望薪资至少为 50,000 美元，而该工作的薪资仅为 30,000 美元，那么雇主可能会认为求职者对该职位不感兴趣。
数据管理技术
既然我们已经回顾了这些标准，那么就让我们从流程的起点开始，研究一下您在发布招聘广告或职位信息之前所做的决定会对您的记录保存义务产生怎样的影响。互联网求职者规则》给承包商带来的最好礼物之一，就是能够使用数据管理技术来管理大量的回复。如果您预计会有大量求职者对某一职位感兴趣，您可以在审查求职者信息之前制定标准。例如，您可以决定从提交的申请中随机抽样。会有一些申请没有通过审核，这些求职者就不是申请人。而那些通过审核的求职者则可能成为申请人，也可能不成为申请人，这取决于他们是否符合所有标准。
另一项数据管理技术建议是设定绝对数量限制。例如，您决定取前 25 份提交的申请，并只审查这些求职者。其余的求职者都不是申请人。另一个数字限制的例子是审查每五份申请，或审查发布后头三天内提交的所有申请。关于数据管理技术的使用，有一点需要注意：抽样技术必须客观、无歧视，而且抽样的方式不能造成不同的影响。
建立协议
在发布招聘广告或职位信息之前，还有一个关键步骤。您应事先制定协议，以确定求职者是否会被考虑。这些规程不同于数据管理技术或基本资格--它们通常更注重流程。例如，如果求职者不遵守申请流程，他们将不被考虑。对雇主来说，常见的规程是求职者必须完成申请。如果求职者在完成整个申请之前就退出了在线申请流程，那么无论其是否有资格胜任该职位空缺，都将不被考虑。规程必须保持一致和统一。
需要制定的一项重要规程是如何处理未经请求的简历或未确定其感兴趣工作的求职者。有些承包商规定，求职者必须使用他们的在线申请系统才能被视为申请人。如果求职者因残疾而需要使用在线系统，则必须提供替代方法。同样，最佳做法是要求求职者申请特定职位或请购单。只考虑申请特定职位的求职者，可将 OFCCP 发现你 "引导 "求职者申请特定职位的风险降至最低。此外，这也降低了该机构认为大量职位的申请人库应该合并的可能性。
指定处置代码
有办法区分求职者和申请人至关重要。最常见的方法是为求职者和申请者分配处置或处置代码。处置将确定哪些人应纳入待分析的人才库，哪些人被排除在人才库和分析之外。处置应具体明确，应侧重于求职者未被选中的原因，如：不符合基本资格、未完成申请程序、在请购结束后申请、未被考虑--数据管理，或不具备必要的认证。未录用、不合格或被拒绝等处理方式无助于在没有进一步调查的情况下确定求职者是否为申请人。好的处理代码还能告诉您每个求职者在招聘流程中被排除在外的阶段，如招聘人员电话筛选、简历审核或经理面试。
我们为何使用 "互联网申请人 "的定义
我已经讨论了 "如何 "使用 "互联网申请人定义"，现在让我们来看看 "为什么"。不利影响或影响比率分析 (IRA) 就是答案。根据 UGESP 和年度 AAP 分析要求，承包商必须确定其遴选程序是否会对人才库中的受保护群体产生不利影响。此外，如果在整个遴选过程中存在影响，您必须检查遴选过程的每一步，以确定在某一步是否存在不利影响。如果有不利影响的迹象，您必须进行调查以确定原因，并在必要时对造成不利影响的特定步骤进行更改或纠正。
实施 IRA 有两个关键要素：
- 一批申请人
- 从人才库中挑选
基于请购单的系统是确定每次遴选决策所考虑的申请人群体的最佳方法。一旦请购单被填满，那么所有与请购单相关且符合四项标准的求职者都会被纳入分析库。可能有些求职者与请购单绑定，但不符合四项标准--例如，不具备基本资格的求职者。在这种情况下，该求职者不属于 IRA 的一部分，因为他或她不符合被视为申请人的标准。没有请购单的承包商可以使用其他标准来确定申请人库，包括职位名称、申请日期、聘用日期等。
识别申请人的重要性
如果我能给您留下一条建议，那就是确保您了解并确定哪些求职者会成为贵组织的求职者。这对你成功完成合规评估至关重要。综上所述，OFCCP 将审查申请人和聘用人员提交的数据，并进行他们自己的 IRA，这一点至关重要。如果官员发现有值得关注的地方，他或她会要求提供有关申请人和甄选的更多详细信息。如果您已经知道申请人库中只有那些遵循您的招聘流程并符合《互联网申请人规则》四项标准的申请人，那么您在提供详细信息时就会更有信心。有策略地使用《互联网申请人规则》还能缩小申请人库，从而最大限度地降低您的甄选决策成为 OFCCP 关注焦点的风险。
欲了解有关互联网申请人规则的更多信息，以及如何确保贵公司符合要求，请拨打 800.882.8904 或[email protected] 联系伯克希尔专家。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
