Wer ist ein Antragsteller? Die Internet-Bewerber-Regel richtig anwenden

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Nächstes Jahr wird sich die Internet Applicant Rule zum 10. Mal jähren. Dabei handelt es sich um eine Vorschrift des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), mit der festgelegt wird, welche Bewerberdaten von Bundesauftragnehmern aufbewahrt werden müssen. Vor dieser Regelung mussten sich Bundesauftragnehmer auf die Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures (UGESP) und die darin enthaltenen Fragen und Antworten stützen, um ihre Aufbewahrungspflichten in Bezug auf Bewerberdaten zu bestimmen. Damals galt die allgemeine Regel, dass jede Person, die sich bewarb, als Bewerber galt. Im Jahr 2000 wurden die UGESP-Agenturen - OFCCP, EEOC, das US-Justizministerium (DOJ) und der Vorgänger des Office of Personnel Management (OPM) - mit der Aufgabe betraut, zu bewerten, wie sich die Nutzung des Internets als Instrument der Stellensuche auf die Aufbewahrungspflichten der Arbeitgeber in Bezug auf die Bewerber auswirkte. Sie bewerteten auch die Notwendigkeit von Änderungen an den UGESP-Fragen und Antworten. Als kein Konsens erzielt werden konnte, veröffentlichte die OFCCP 2004 eine Bekanntmachung über einen Regelungsvorschlag, um die Definition eines Internet-Bewerbers in die Durchführungsbestimmungen gemäß Executive Order 11246 aufzunehmen. Die endgültige Vorschrift trat 2006 in Kraft.

Gemäß der Internet Applicant Rule der OFCCP muss ein Arbeitssuchender vier Kriterien erfüllen, um als Bewerber für die Aufzeichnung, Berichterstattung und Analyse durch die Auftragnehmer eingestuft zu werden:

1. Der Arbeitsuchende hat sein Interesse an einer Beschäftigung über das Internet oder verwandte elektronische Datentechniken bekundet.
2. Der Arbeitgeber zieht den Arbeitsuchenden für eine bestimmte offene Stelle in Betracht
3. Aus der Interessenbekundung des Bewerbers geht hervor, dass er über die ausgeschriebenen, nicht vergleichbaren, objektiven und berufsbezogenen Grundqualifikationen für die Stelle verfügt
4. Der Arbeitssuchende zeigt zu keinem Zeitpunkt vor dem Angebot an, dass er nicht mehr an einer Beschäftigung in der Position interessiert ist, für die der Arbeitgeber die Person in Betracht gezogen hat

Wie können Sie das Beste aus der Internet-Bewerberregelung machen?

In Anbetracht des sich ständig weiterentwickelnden Umfelds für die Personalbeschaffung sollten sich alle Auftragnehmer die Frage stellen, wie sie das Beste aus der Internet-Bewerber-Regel machen können. Beginnen wir mit einer Aufschlüsselung der Kriterien der Regel und wie Sie sie anwenden sollten.

• Beginnen Sie mit den grundlegenden Qualifikationen für die Stelle

  Vergewissern Sie sich, dass Sie die aktuellste und beste Liste der grundlegenden Qualifikationen für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle verwenden. Da sich diese im Laufe der Zeit ändern können, sollten Sie sicherstellen, dass die Informationen aktuell sind. Denken Sie daran, dass "Grundqualifikationen" ein juristischer Fachbegriff ist und nicht mit Mindestqualifikationen gleichzusetzen ist. So kann z. B. die Fähigkeit, gut zu kommunizieren, eine Mindestqualifikation sein, nicht aber eine Grundqualifikation im Sinne der Internet Applicant Rule, da sie nicht objektiv gemessen werden kann.

  Die Basisqualifikationen liefern Ihnen die objektiven Kriterien, die Sie benötigen, um zu beurteilen, wer als Bewerber in Frage kommt. Möglicherweise erhalten Sie Hunderte von Interessensbekundungen unqualifizierter Arbeitssuchender; deshalb wollen Sie wissen, wer qualifiziert ist. Wenn ein Stellensuchender nicht über die grundlegenden Qualifikationen verfügt, ist er kein Bewerber, auch wenn Sie seinen Lebenslauf prüfen. Geben Sie in Ihren Bewerberdaten keine Bewerber an, die die grundlegenden Qualifikationen für die zu besetzende Stelle nicht erfüllen, um eine Analyse der Fördermaßnahmen durchzuführen.

• Berücksichtigen Sie den Arbeitsuchenden für die offene Stelle

  Das nächste Kriterium ist die Berücksichtigung des Arbeitsuchenden für die offene Stelle. Berücksichtigung bedeutet, dass Sie die Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrung, Ausbildung usw. des Arbeitsuchenden inhaltlich bewerten. Wenn ein Stellensuchender die grundlegenden Qualifikationen besitzt und Sie ihn in Betracht ziehen, wird er zum Bewerber, es sei denn, er zieht sich selbst aus der Betrachtung zurück.

• Streichung eines Bewerbers aus dem Bewerberpool

  Ein weiteres Kriterium betrifft die Art und Weise, wie ein Bewerber aus dem Bewerberpool entfernt werden kann, bevor er ein Stellenangebot erhält. Es gibt zwei Arten des Ausscheidens - aktives und passives Ausscheiden. Wenn ein Arbeitsuchender anzeigt, dass er nicht mehr interessiert ist, zieht er sich aktiv zurück. Dies kann so offensichtlich sein wie eine mündliche Erklärung, dass er eine andere Stelle angenommen hat, oder es kann sein, dass er auf wiederholte (mindestens zwei) E-Mails oder Anrufe bezüglich der Stelle nicht reagiert. Wenn ein Arbeitsuchender nicht zum Vorstellungsgespräch erscheint, ist dies ebenfalls eine aktive Absage.

  Die zweite Art des Rückzugs hängt davon ab, was der Arbeitsuchende dem Arbeitgeber über sein Interesse an der Stelle mitteilt - es ist ein passiver Rückzug. Diese Informationen können aus der Bewerbung des Arbeitssuchenden, bei Telefongesprächen oder persönlichen Vorstellungsgesprächen entnommen werden. So kann ein Arbeitgeber beispielsweise daraus schließen, dass ein Arbeitsuchender nicht an einer Stelle interessiert ist, die 50 % Reisetätigkeit erfordert, wenn der Arbeitsuchende in seiner Bewerbung angibt, dass er nicht reisen wird. Ebenso kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass der Bewerber kein Interesse an der Stelle hat, wenn er angibt, dass er mindestens 50.000 Dollar verdienen möchte, die Stelle aber nur 30.000 Dollar einbringt.

Techniken der Datenverwaltung

Nachdem wir nun die Kriterien überprüft haben, wollen wir uns nun dem Anfang des Prozesses zuwenden und untersuchen, wie sich die Entscheidungen, die Sie vor der Ausschreibung oder Veröffentlichung einer Stelle treffen, auf Ihre Aufzeichnungspflichten auswirken. Eines der besten Geschenke, die die Internet Applicant Rule den Auftragnehmern macht, ist die Möglichkeit, Datenmanagementtechniken einzusetzen, um eine große Anzahl von Antworten zu verwalten. Wenn Sie mit einer großen Zahl von Bewerbern rechnen, die sich für eine Stelle interessieren, können Sie bereits vor der Prüfung der Bewerberdaten Kriterien festlegen. Sie können zum Beispiel beschließen, aus den eingereichten Bewerbungen eine Stichprobe zu ziehen. Es wird einige Bewerbungen geben, die nicht geprüft werden, und diese Arbeitsuchenden sind keine Bewerber. Diejenigen, die geprüft werden, können zu Bewerbern werden oder auch nicht, je nachdem, ob sie alle Kriterien erfüllen.

Ein weiterer Vorschlag für Datenverwaltungstechniken ist die Festlegung absoluter numerischer Grenzen. Sie beschließen beispielsweise, die ersten 25 eingereichten Bewerbungen zu nehmen und nur diese Bewerber zu prüfen. Die übrigen Bewerber sind keine Bewerber. Ein weiteres Beispiel für numerische Beschränkungen ist die Überprüfung jeder fünften Bewerbung oder aller Bewerbungen, die in den ersten drei Tagen nach der Ausschreibung eingehen. Ein Wort der Vorsicht bei der Anwendung von Datenmanagementtechniken: Die Stichprobentechnik muss objektiv und nicht diskriminierend sein, und sie darf nicht so gezogen werden, dass es zu unterschiedlichen Auswirkungen kommt.

Erstellung von Protokollen

Es gibt noch einen weiteren wichtigen Schritt, den Sie unternehmen müssen, bevor Sie eine Stelle ausschreiben oder veröffentlichen. Sie sollten im Voraus Protokolle erstellen, die darüber entscheiden, ob ein Arbeitsuchender in Betracht gezogen wird. Diese unterscheiden sich von Datenverwaltungstechniken oder Basisqualifikationen - sie sind in der Regel eher prozessorientiert. Wenn ein Stellensuchender zum Beispiel das Bewerbungsverfahren nicht einhält, wird er nicht berücksichtigt. Ein gängiges Protokoll für Arbeitgeber ist, dass der Arbeitssuchende die Bewerbung ausfüllen muss. Ein Arbeitssuchender, der den Online-Bewerbungsprozess verlässt, bevor er die gesamte Bewerbung ausgefüllt hat, wird ungeachtet seiner Qualifikationen für die Stelle nicht berücksichtigt. Die Protokolle müssen konsistent sein und einheitlich angewendet werden.

Ein wichtiges Protokoll ist die Frage, wie Sie mit unaufgeforderten Bewerbungen oder Arbeitssuchenden umgehen, die keine Stelle gefunden haben, an der sie interessiert sind. Einige Auftragnehmer legen fest, dass ein Arbeitsuchender ihr Online-Bewerbungssystem nutzen muss, um als Bewerber zu gelten. Für den Fall, dass ein Arbeitsuchender aufgrund einer Behinderung eine Vorkehrung zur Nutzung des Online-Systems benötigt, muss eine alternative Methode zur Verfügung stehen. Ebenso ist es eine bewährte Praxis, von Arbeitsuchenden zu verlangen, dass sie sich auf eine bestimmte Stelle oder ein bestimmtes Gesuch bewerben. Wenn Sie nur Bewerber berücksichtigen, die sich auf ein bestimmtes Stellenangebot bewerben, verringert sich das Risiko, dass die OFCCP feststellt, dass Sie Bewerber auf bestimmte Stellen "gelenkt" haben. Außerdem verringert sich dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass die Behörde argumentiert, dass Bewerberpools für eine große Anzahl von Stellen zusammengefasst werden sollten.

Zuweisung von Dispositionskodes

Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Möglichkeit zu haben, Bewerber von Arbeitsuchenden zu unterscheiden. Die gebräuchlichste Methode ist die Zuordnung von Dispositionen oder Dispositionscodes zu Arbeitsuchenden und Bewerbern. Anhand der Dispositionen wird ermittelt, wer in den zu analysierenden Pool aufgenommen werden sollte und wer aus dem Pool und der Analyse ausgeschlossen wird. Die Dispositionen sollten spezifisch sein und sich auf den Grund konzentrieren, aus dem der Arbeitssuchende nicht ausgewählt wurde, wie z. B.: erfüllte nicht die Grundqualifikationen, hat das Bewerbungsverfahren nicht abgeschlossen, hat sich nach Abschluss des Suchauftrags beworben, wurde nicht berücksichtigt - Datenmanagement, oder verfügte nicht über die erforderlichen Zertifizierungen. Dispositionscodes wie: nicht eingestellt, nicht qualifiziert oder abgelehnt sind nicht hilfreich, um ohne weitere Nachforschungen festzustellen, ob ein Arbeitsuchender ein Bewerber ist. Gute Dispositionscodes geben auch Aufschluss darüber, in welcher Phase des Einstellungsprozesses ein Bewerber nicht berücksichtigt wurde, z. B. beim Telefongespräch mit dem Personalverantwortlichen, bei der Überprüfung des Lebenslaufs oder beim Gespräch mit dem Vorgesetzten.

Warum wir die Definition eines Internet-Bewerbers verwenden

Ich habe das "Wie" der Verwendung der Definition eines Internet-Bewerbers erörtert, also lassen Sie uns jetzt einen Blick auf das "Warum" werfen. Die negative Auswirkung oder Impact Ratio Analysis (IRA) ist die Antwort. Im Rahmen der UGESP und der jährlichen AAP-Analyse müssen die Auftragnehmer feststellen, ob ihre Auswahlverfahren nachteilige Auswirkungen auf geschützte Gruppen im Pool haben. Liegt eine Beeinträchtigung im gesamten Auswahlverfahren vor, müssen Sie darüber hinaus jeden einzelnen Schritt des Auswahlverfahrens untersuchen, um festzustellen, ob eine Beeinträchtigung in einem bestimmten Schritt vorliegt. Gibt es Anzeichen für eine Benachteiligung, müssen Sie untersuchen, warum dies der Fall ist, und erforderlichenfalls Änderungen oder Korrekturen an dem bestimmten Schritt Ihres Verfahrens vornehmen, der die Benachteiligung verursacht.

Für die Durchführung der IRA werden zwei Hauptbestandteile verwendet:

1. Ein Pool von Bewerbern
2. Auswahlen aus dem Pool

Ein suchauftragsbasiertes System ist der beste Weg, um den Pool der Bewerber zu ermitteln, die bei jeder Auswahlentscheidung berücksichtigt wurden. Sobald ein Suchauftrag besetzt ist, werden alle mit dem Suchauftrag verknüpften Bewerber, die ebenfalls die vier Kriterien erfüllen, in den Pool aufgenommen und analysiert. Es kann Stellenbewerber geben, die mit dem Suchauftrag verknüpft sind, aber die vier Kriterien nicht erfüllen, z.B. ein Stellenbewerber, der nicht über die Grundqualifikationen verfügt. In diesem Fall ist dieser Arbeitssuchende nicht Teil des IRA, da er die Kriterien nicht erfüllt hat, um als Bewerber zu gelten. Auftragnehmer ohne Suchaufträge können andere Kriterien zur Bestimmung des Bewerberpools heranziehen, z. B. Stellenbezeichnung, Datum der Bewerbung, Einstellungsdatum usw.

Die Bedeutung der Identifizierung von Bewerbern

Wenn ich Ihnen einen Ratschlag mit auf den Weg geben darf, dann den, dass Sie sicherstellen sollten, dass Sie verstehen und erkennen, welche Arbeitsuchenden in Ihrem Unternehmen zu Bewerbern werden. Dies ist entscheidend für Ihren Erfolg bei einer Bewertung der Einhaltung der Vorschriften. Um diesen Überblick über die Internal Applicant Rule zusammenzufassen, ist es wichtig zu wissen, dass die OFCCP die für Bewerber und Einstellungen eingereichten Daten überprüfen und ihre eigene IRA durchführen wird. Wenn der Beamte Bereiche findet, die Anlass zur Sorge geben, wird er oder sie detailliertere Informationen über den Bewerberpool und die Auswahl anfordern. Sie können diese Informationen am sichersten bereitstellen, wenn Sie bereits wissen, dass der Bewerberpool nur Bewerber enthält, die Ihr Einstellungsverfahren befolgt und die vier Kriterien der Internet Applicant Rule erfüllt haben. Ein strategischer Einsatz der Internet Applicant Rule führt auch zu kleineren Bewerberpools, was das Risiko minimiert, dass Ihre Auswahlentscheidungen in den Fokus der OFCCP geraten.

Wenn Sie mehr über die Internet Applicant Rule erfahren möchten und wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt, wenden Sie sich bitte an einen Berkshire-Experten unter 800.882.8904 oder [email protected].

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.