什么是法律支出管理？
如果您的法律部门将任何工作外包给外部 法律顾问 公司，那么法律支出管理绝对是控制成本、管理公司选择和参与，以及通过创建成本与结果之间权衡的可见性来了解所交付的真正价值的必备条件。更不用说预见预算编制和未来支出，以提高部门成果的可预测性。
大中型企业的法律部门每年可能要处理来自律师事务所的数千份发票。如果公司在没有专门发票系统的情况下管理这一流程（或者更糟--尝试手动管理），他们的员工很可能会不堪重负，多付款也就在所难免。更不用说，员工需要处理发票并提供第一道审查。即使是小型的法律部门，也需要投入大量的员工时间来真正审核发票并找出错误，这令人望而生畏。
由于缺乏执行计费标准的可靠系统，律师员工需要花费大量时间来最终确定和批准其业务组合中的发票。除了给员工带来额外负担外，由于未被发现的错误，公司每年往往会多支付公司 5%至 10%的费用。
什么是法律支出管理？
从本质上讲，支出管理是一门管理学科，其目的是让公司法律部门监督外部法律顾问的支出和其他法律费用。如今，各种支出管理软件产品都支持这门学科。法律支出管理软件解决方案的一个基本要素是电子账单门户网站，该门户网站允许公司传输 LEDES 发票。电子账单门户网站应易于访问，具有加密安全功能，并能支持任何经批准的 LEDES 格式。
法律支出管理是任何有能力的企业法律管理平台的另一个重要组成部分，其设计通常具有企业法律管理和运营多个领域的功能。
另一种思路是什么？通过以核心数据分类和丰富技术为基础的软件工具来管理 "支出数据"。有许多方法可以对法律支出数据进行切分，并通过支出分析工具进一步丰富这些数据，这些工具侧重于对法律支出进行预警、衡量和报告。
AMR Research 的 Lora Cecere如是说：
"这样做的好处包括能够分析采购战略对关键类别的影响，同时评估业务成果（节约）和衡量关键绩效指标（定期审查首选供应商和合同的合规性、实现的节约等），以及持续控制支出以提高盈利能力"。
虽然她的评论专门从采购的角度来论述支出管理，但其核心内容也直接适用于法律事务。事实上，许多法务运营专业人员已经超越了执行计费准则和计时员费率的范畴，现在正在利用法律支出分析来为采购决策、公司谈判和选择提供信息，并与高价值公司开展有针对性的项目，以进一步降低整体法律支出。
实施支出管理软件究竟有哪些好处？下面仅举几个例子：
- 通过执行计费准则，减少您的法律开支并提高成果、
- 减少处理和审批发票的时间，并利用提前付款折扣
- 按时间段或事项阶段跟踪和报告事项预算，并随时间推移提高预测的准确性。在整个事项生命周期内，根据这些预算跟踪应计费用和实际费用。
- 自动要求公司在开始工作前提交考勤员简介和费率供审批，以确保内部法律顾问在工作中始终掌握最新信息。
- 对账单的所有修改，包括批准、审查、调整和拒绝，保持自动审计跟踪。
- 通过可视性和报告优化公司和计时员的选择，从而实现长期评估--让您的团队关注价值而不仅仅是成本。
也许最重要的是，许多拥有强大电子账单解决方案的公司每年可减少 5-10% 的法律支出。
这些好处不胜枚举，但我们可以引用前法律首席数据官、现任 Mitratech 执行董事Brian McGovern 的一段话来概括，他实施了 TeamConnect 事项管理和电子账单解决方案：
"我们注意到数据质量和流程标准化有了显著提高。仅电子账单的实施就为我们平均节省了约 6.7% 的法律发票成本。在某些领域，这些成本节约甚至更高....，这是一份持续不断的礼物"。
企业法务部门为何需要支出管理
如果说投资回报率还不足以说服你为什么许多公司的法务团队都转向支出管理，那么这类技术解决方案对于应对法务部门的其他挑战也至关重要。
"直到今天，业务能力才勉强成为标准。今天，随着公司被期望提供最高水平的服务，法律部门必须尽其所能提供最佳服务，并像企业一样运营，制定战略计划，编制周到的预算，实施提高效率的工具，培养人才，利用知识管理，管理供应商，以及做更多的事情。"-CLOC
在 Hobson & Company 公司进行的一项研究中，他们确定了推动法律部门采用支出管理解决方案的两个关键业务挑战：
- 效率低下、程序繁琐
- 未执行计费准则和协商费率
现在，让我们把每一个细节都放大一点。
1 - 效率低下、程序繁琐
如果没有外部法律支出的单一视图，内部法律顾问和行政人员很容易花费越来越多的时间来回复个人付款查询并与律师事务所沟通。
由于重要文件和发票分散在多个平台和系统中（如电子邮件、云驱动器、个人服务器和电子表格等），因此试图汇编发票审核所需的所有文件和发票可能会效率低下、负担沉重，并耗费员工无数小时的宝贵时间。
此外，这些手工耗时的工作也会消耗员工的士气。通常情况下，律师因精通法律实务而受雇，但他们却需要专注于行政任务，这不仅会消耗他们的工作效率，还会分散他们对更重要工作的注意力。
Adobe 研究发现，81% 的美国办公人员将最新技术视为保持工作快乐的关键因素。如果你的公司能够采用提高效率的工具，让员工花更少的时间在流程上，花更多的时间在他们受雇的工作上，那么你不仅能提高生产力和盈利能力，还能激发员工的工作热情。
2 - 未执行的计费准则和协商费率
外聘律师最大的违规行为之一是什么？未经客户批准提高收费标准。由于这些费用加起来可能会导致严重超支，因此员工律师需要花费大量时间来核对计费费率与业务开始时商定的费率。
任何有价值的支出管理解决方案都应该能够根据公司特定的准则自动可靠地检查发票，并将差异通知律师。这样，您就不会错过任何以下情况：
- 节约成本的重要机会
- 随着工作量的增加，有机会获得批量折扣和替代性收费安排
- 发票错误
- 不符合计费准则的细列项目
以及使用人工审核流程时容易忽略的其他重要因素。
利用法律支出管理解决方案实现业务目标
由于法务部门不应孤立存在，因此法律支出管理不仅对法务部门的健康发展至关重要，而且对整个企业的健康发展也至关重要。如果使用得当，它可以将法务部置于组织内部创新和卓越的中心，并为公司的其他部门带来战略价值。
毕竟，根据SpendSource：
"一个成功的支出管理计划能使您的所有业务目标保持一致，并帮助您做出适当的决策和建立合适的供应商，以实现您的目标"。
布莱恩-麦戈文（Brian McGovern）对此表示支持。作为将业务目标和关键绩效指标放在首位的坚定支持者，McGovern 说：
"从技术角度出发，确定自己的目标和原因是非常重要的，但同样重要的是，要对流程的管理方面做出改变。这样，你就可以为你正在做的事情和公司的发展方向设定标准....。虽然最终，你的法律管理解决方案技术路线图必须解决迫切的法律需求，但它也必须解决业务问题。"
对于企业来说，几乎没有什么比控制支出的需求更令人担忧的了。因此，有了适当的支出控制和企业支出管理解决方案，法律部门就能为企业的其他部门指明方向。
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