联邦承包商和分包商继续准备实施美国劳工部联邦合同合规项目办公室 (OFCCP) 发布的有关受保护退伍军人和残疾人士的修订法规。 这些修订法规中的某些条款必须在 2014 年 3 月 24 日前实施。 我在 2014 年 1 月为《OFCCP 文摘》撰写的文章中讨论了这些规定。
2 月 14 日星期五，OFCCP 通过一系列常见问题（FAQs）的解答提供了有关 3 月 24 日要求的一些新信息。 这些新的常见问题解答对联邦承包商和分包商应采取的某些行动有重要影响。
常见问题与法规
在继续讨论之前，值得注意的是，常见问题并不像联邦法规那样具有法律效力。 政府机构必须遵循明确的程序才能将法规付诸实施。 然后，该法规具有完全的法律效力，相关各方必须执行，直到法规被撤销或法院认定该法规是对机构权力的不当行使。 为了帮助个人和公司理解法律法规，OFCCP 等机构会定期发布各种形式的指南。 这些指导形式可以是指令、政策声明或常见问题的解答。 OFCCP 等监管机构有权发布这些形式的指导，更重要的是，有权单方面撤销这些形式的指导。 事实上，联邦公平竞争和消费者保护局有时会在行政诉讼中辩称，它没有义务遵守自己的指令或常见问题。 因此，OFCCP 最近发布的常见问题解答中的信息是有帮助和有意义的，但不能保证 OFCCP 会始终遵循这些常见问题解答中的指导。 OFCCP 有权酌情修改其在这些常见问题解答中表达的立场。 这与修订后的法规本身的要求有很大不同，OFCCP 必须遵守这些要求，直到法规正式撤销为止。
合同和采购订单中的平等机会条款用语
修订后的法规要求联邦承包商在所有合同和采购订单中纳入有关退伍军人和残疾人的某些条款。 在 3 月 24 日或之后起草的所有新合同中必须加入这些条款，在 3 月 24 日或之后修订或修改的所有合同中也必须加入这些条款。 这些合同条款的明确语言见联邦法规本身。
虽然法规没有说明合同条款可以以任何方式合并，但 OFCCP 发布的几个常见问题解答表明它们可以合并。 修订后的退伍军人法规和修订后的残疾法规分别有不同的常见问题解答。 关于平等机会条款的常见问题解答 1 内容如下：
- 对于那些选择以提及方式纳入所要求的平等机会（EO）条款的承包商，《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-300.5(a)条所要求的 "以提及方式纳入 "条款是否可以与《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-741.5(a)条所要求的 "以提及方式纳入 "条款合并？
是的，承包商可以将这两条 "以提及方式纳入 "的《雇佣条例》条款合并，但合并后的 条款必须用粗体字标出，并保留这两条条款的规定内容。下面的例子说明了如何做到这一点：
本承包商和分包商应遵守美国联邦法规第 41 卷第 60-300.5(a)条和第 60-741.5(a)条的要求。这些法规禁止以受保护的退伍军人身份或残疾为由歧视符合条件的个人，并要求承保范围内的主承包商和分包商采取积极行动，雇用符合条件的受保护退伍军人和残疾人士，并提高他们的就业率。
关于平等机会条款的常见问题 2 则提供了一种机制，将第 11246 号行政命令中有关少数族裔和女性的平等机会条款与有关退伍军人和残疾人的平等机会条款结合起来。 常见问题 2 的内容如下
- 是否允许联邦承包商将《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-300.5(a)条、《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-741.5(a)条和《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-1.4(a)条（或对建筑承包商而言，《联邦法规汇编》第 41 卷第 60-4.3(a)条）所要求的所有 "平等机会 (EO) 条款 "合并为一个单一的 "参照纳入 "条款？
是的，承包商可以将所有规定的《平等机会条例》条款合并为一个 "参照并入 "条款，但整个合并条款必须以粗体字显示，并保留退伍军人和残疾人士《平等机会条例》"参照并入 "条款的规定内容。下面的例子说明了供应和服务承包商可以如何做到这一点：
本承包商和分包商应遵守美国联邦法规第 41 卷第 60-1.4(a)、60-300.5(a) 和 60-741.5(a)条的规定。这些法规禁止基于受保护的退伍军人或残障人士的身份歧视合格的个人，并禁止基于种族、肤色、宗教、性别或国籍歧视所有个人。此外，这些法规还要求承保范围内的主承包商和分包商采取平权行动，不分种族、肤色、宗教、性别、民族血统、受保护的退伍军人身份或残疾状况，雇用个人并提高其就业率。
这些常见问题往往对公司很有帮助，因为它们限制了合同和采购订单中必须包含的平等机会条款的数量。 常见问题解答似乎与实际法规本身有些矛盾，因为法规指出，机会均等条款必须以法规中的确切形式包含在内。 不过，OFCCP 很可能会根据这些常见问题解答的内容，在合规审查期间接受一套合并的机会均等条款。 请注意，无论联邦承包商和分包商选择使用何种版本的平等机会条款，该条款必须使用粗体字。
向雇员和申请人提供平等就业机会通知
联邦承包商和分包商必须在 3 月 24 日之前采取的行动之一涉及向申请人和雇员提供的通知。 修订后的退伍军人和残疾人条例都规定，OFCCP 将提供 "由 OFCCP 主任规定形式的通知"。 虽然 OFCCP 没有专门向联邦承包商和分包商发布正式通知，但最近的常见问题提供了有关公司在这方面应做工作的信息。
关于实施修订后的条例的新常见问题解答指出
- 修订后的法规要求，"平等就业机会是法律 "海报应以 "残疾人和伤残退伍军人可访问和理解的形式 "提供，如盲文或大字体。 承包商是否必须在所有地点保留盲文和/或大字版海报？
以大字体或盲文等其他格式提供 "平等就业机会是法律 "海报是一种合理便利。因此，承包商只有在申请人或员工要求以其他格式提供海报，或承包商知道申请人或员工因残疾而无法阅读海报时，才必须以这种其他格式提供海报。承包商也可以向残疾申请人或雇员提供其他替代格式的海报，如光盘或录音，只要提供的格式能让残疾人士获取海报内容即可。
- 修订后的规定要求承包商将 "平等就业机会是法律 "海报与电子申请一起或作为电子申请的一部分 "显眼地存放"。这是否意味着每份申请都必须单独存放一份海报的实物或电子版？
这项要求的目的是确保通过电子方式申请工作的申请人在申请过程中了解其平等就业机会保护措施。虽然在每份电子申请中附上一份海报就能满足要求，但法规并未要求承包商必须这样做。相反，承包商可以选择任何方式来满足这一要求，以确保每位电子申请者在申请过程中都有机会查看海报，例如，在电子申请表的显著位置显示海报链接，并简要说明链接的内容。
修订后的规定本身指出，"申请人或雇员......应以无障碍和易懂的形式 "向残疾人和伤残退伍军人提供通知。 修订后的规定还指出，"如果承包商使用电子申请程序，承包商必须使用电子公告通知求职者他们的权利。 此类电子申请通知必须与电子申请表一起或作为电子申请表的一部分醒目地保存"。 [这两个案例中的着重号都是后加的]然而，条例中没有任何语言涉及 "平等就业机会是法律 "海报。 根据常见问题解答的措辞，OFCCP 似乎认为 "EEO is the Law "海报构成了法规所要求的通知。
必须向所有员工提供给员工的通知（我们现在理解为 "平等就业机会是法律 "海报）。 通知的实体版可以张贴在不同的地方。 通知的电子版可以张贴在公司的内部网站上，并通过电子邮件发送给员工。 公司必须确保所有员工都能访问该通知。 在上述关于使用不同版本通知的常见问题解答中，OFCCP 指出，只有当员工要求以其他格式提供 "平等就业机会是法律 "海报，或公司知道员工因残疾而无法阅读海报时，公司才必须以其他格式提供该海报。
还必须向所有申请人提供一份通知（即 "平等就业机会是法律 "海报）。 同样，该通知的实物版本也可以张贴在个人亲自填写申请材料的各个地点。 不过，由于大多数公司使用电子申请程序来接受申请人信息，因此更关键的问题是确保有办法向所有申请人提供 "平等就业机会是法律 "海报。 OFCCP 在上述常见问题中指出，"承包商可以选择任何方式来满足这一要求，以确保每个电子申请者在申请过程中都有机会查看海报，例如，作为电子申请的一部分，在显著位置显示海报链接，并简要说明链接的内容。 公司当然可以在招聘启事中包括整个 "平等就业机会是法律 "海报，但无论如何，公司还必须能够满足 OFCCP 的要求，即通知 "与......电子申请一起存放在显眼处"。 在申请表中加入 "平等就业机会是法律 "海报的链接似乎就满足了这一要求。 与给员工的通知一样，公司不需要以其他格式提供 "平等就业机会是法律 "海报，除非申请人要求其他格式，或者公司知道申请人因残疾而无法阅读海报。
必须在 3 月 24 日前实施的其他项目
虽然 OFCCP 在最近的常见问题解答中特别提到了合同条款以及对员工和申请人的通知，但联邦承包商和分包商还必须在 3 月 24 日前执行其他项目。 以下是这些项目的简要概述。
- 公司必须在所有招聘广告中说明，将考虑雇用合格的受保护退伍军人和残疾人士。 OFCCP 已发布了有关该要求的常见问题，就广告中应包含的内容提供了指导。 至少必须出现 "残疾 "和 "退伍军人 "字样。
- 公司必须满足在州就业服务提供系统 (ESDS) 办公室列出工作岗位的新要求。 关于在各州就业服务提供系统（ESDS）办公室的列表，有各种新的要求。 联邦承包商和分包商必须告知相关的 ESDS 办事处其在该州的工作地点以及这些地点的联系人。 公司必须告知 ESDS 其联邦承包商或分包商的身份，并且必须要求优先推荐受保护的退伍军人。 公司还必须提供用于 "协助招聘 "的任何 "外部求职机构 "的联系信息。
- 公司必须确保残疾人可以使用其在线申请系统。
- 公司必须通知工会。 联邦承包商和分包商必须通知其工会，公司受保护某些类别退伍军人的联邦平等权利行动法的约束，公司将采取平等权利行动，避免歧视受保护的退伍军人。
其他常见问题
最近还有其他一些常见问题涉及本文未讨论的项目。 这些常见问题涉及联邦承包商和分包商在下一次更新其平权行动计划时必须执行的相关要求。 例如，最近有一些常见问题解答是关于 "数据分析文件 "的，该文件要求用于存储残疾状况数据，以及与 7% 残疾利用率目标相关的最小工作群体规模。 如果您想阅读有关受保护退伍军人法规的常见问题解答，请访问http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm，而有关残疾人法规的常见问题解答请访问http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm。
有关 OFCCP 修订后的受保护退伍军人和残疾人法规的更多信息，请联系 Bill Osterndorf，电子邮件：[email protected]。
请注意：本文中的任何内容都不能作为法律建议，也不能替代有关贵组织特定情况的任何专业建议。 所有原始材料版权归人力资源分析服务公司所有，2014 年。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
