2005 年 10 月 7 日，联邦合同合规计划办公室 (OFCCP) 发布了有关互联网求职者定义的最终规则。正如 Michael Harris 博士在 2005 年 11 月的一篇文章中所提到的，该最终规定提出了求职者被视为申请人的以下四项标准：
1.个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向。
2.承包商考虑聘用个人担任特定职位。
3.个人表达的意向表明其具备该职位的基本资格。
4.在承包商的遴选过程中（在收到承包商的聘用通知之前），个人不得取消对该职位的进一步考虑，或以其他方式表示对该职位不再感兴趣。
根据这四项标准，承包商应制定自己对申请人的定义，从而决定何时必须收集种族和性别信息--EEO 数据--以报告申请人群体的性别和种族构成。此外，最终规则还规定了使用互联网或相关电子数据技术进行招聘和录用的雇主的记录保存要求。联邦承包商必须在 2006 年 2 月 6 日之前遵守该规定。尽管最终规定允许公司通过对互联网求职者的定义来限制其求职者人数，但雇主必须认真制定和实施支持这一定义的政策和程序，对招聘人员进行新政策和程序方面的培训，并监督新政策和程序的遵守情况。那些允许招聘人员在日常工作中自由发挥的公司，应该为使用互联网及相关技术进行招聘和录用制定标准化的政策和程序。
以下是建议雇主采取的一些步骤，以便在 2006 年 2 月 6 日的最后期限之前做好遵守最终规则的准备。
1.确定将考虑哪些意向书。
虽然最终规定没有包括个人必须遵循雇主的政策和程序来表达就业意向的标准，但最终规定确实允许雇主制定有关谁将被考虑的做法。希望限制申请人数量的雇主可能希望实施标准程序，限制可接受的意向表达类型和可接受的提交方式。例如，有些雇主可能决定只接受填写完整的申请表；有些雇主可能接受简历，但只接受包含三份推荐信的简历；有些雇主可能接受任何类型或形式的简历。雇主可能会决定将提交简历的方式限制在公司网站上；其他雇主可能允许通过电子邮件或传真提交简历。但是，招聘人员必须前后一致。假设雇主规定只考虑通过公司网站提交的意向书。如果招聘人员后来接受了传真简历，那么所有传真简历也将被 "考虑"。最终规则的记录保存要求规定，雇主有义务保存某一职位所考虑的所有意向表达。
2.决定是否将基本资格纳入定义。
虽然雇主们一直要求在互联网申请人的定义中加入申请人必须满足最低资格要求的条款，但雇主们应该考虑到将基本资格要求纳入定义所需的时间和精力。对一些雇主来说，为所有职位设定基本资格条件可能是一项艰巨的任务。根据最终规定，基本资格必须在特定职位招聘之前公布或确定。基本资格必须是非比较性的、客观的和与工作相关的。此外，最终规则还明确规定，测试不属于基本资格。鉴于 OFCCP 声称它将利用外部数据来源（如人口普查或法律先例）来评估基本资格的不利影响，雇主要么采取必要的措施为所有职位建立非比较性的、客观的、与工作相关的基本资格，要么将此标准排除在定义之外。将这一标准排除在定义之外，只是要求雇主收集和报告更大申请人群体的平等就业机会数据。
3.决定是否使用工作偏好来识别对职位不感兴趣的人。
退出招聘和录用过程或以其他方式表示对进一步考虑某一职位不感兴趣的个人不必作为申请人库的一部分进行报告。最终规则指出，个人表明的工作偏好可用于衡量对职位的兴趣。例如，如果某人的薪资、差旅或工作地点偏好与职位要求不符，雇主可以将此人归类为对该职位不感兴趣，并将其从申请人库中删除。但是，招聘人员必须始终如一地执行这一标准。假设雇主规定，将个人的薪资偏好与职位薪资进行比较，以确定对该职位感兴趣的人。如果招聘人员决定让一个人参加面试，即使他/她的薪酬偏好超过了职位薪酬，那么所有薪酬偏好不符合职位薪酬的人都必须被列为申请人。
4.围绕搜索行为制定政策和程序。
根据最终规则，雇主在将求职者的资格与职位要求进行比较时，就会考虑求职者。当招聘人员搜索内部或外部数据库，并将某个职位的潜在求职者确定为搜索结果中显示的求职者时，他们就已经考虑了搜索数据库中的每个人。除其他事项外，必须保存所有搜索标准和搜索日期，以及进行搜索的职位。OFCCP 可以要求提供对任何职位进行搜索的信息，以寻找差异影响或待遇的迹象。如果招聘人员在不同时间使用不同的搜索条件，或使用不同的简历数据库来填补一个特定职位，则说明招聘人员对同一职位的求职者区别对待。如果这种待遇使女性或少数族裔在招聘过程中处于不利地位，OFCCP 可能会对雇主提出差别待遇索赔。对特定职位的所有求职者一视同仁地使用搜索条件，仍有可能对女性或少数族裔产生差别影响。使用地域搜索或特定学历搜索（如理科学位）可能会导致过多的少数族裔或女性被排除在进一步考虑之外。如果雇主不能证明使用搜索条件与工作相关，OFCCP 可能会对雇主提出差异影响索赔。最后，缩小申请人范围的初步搜索应完全基于基本资格。招聘人员需要了解每个职位的基本资格以及反映这些资格的可接受的搜索条件。他们还需要接受培训，了解如何确保保存与每次搜索相关的适当记录。
5.就数据管理技术做出决定。
最终规则承认，招聘人员可能会根据基本资格条件进行搜索，但最终仍会出现求职者数量无法控制的情况。在这种情况下，雇主可以使用数据管理技术来进一步缩小潜在求职者的范围。数据管理技术包括不分种族和性别的方法，以确定与职位资格评估无关的求职者子集。例如，按提交日期对意向书进行排序，选出前五十名，或使用随机抽样技术确定个人子集。应确定使用哪些方法以及何时使用这些方法，招聘人员应接受适当的培训。
6.监督政策和程序的遵守情况。
如前所述，招聘人员的实际做法可能会使规定的政策和程序失效。雇主应制定一些方法来确保所有政策和程序都得到遵守。以上建议的步骤只是雇主在遵守 OFCCP 关于互联网求职者定义的最终规定时所面临的所有问题中的一小部分。鉴于使用技术为空缺职位进行招聘和录用的方式多种多样，雇主需要认真制定政策和程序，以符合最终规则的方式使用招聘和录用技术，从而保持遵守联邦记录保存和报告法规。
注：本文仅供参考，无意提供具体的法律建议。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
