Le 7 octobre 2005, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a publié sa règle finale concernant la définition d'un candidat sur Internet. Comme mentionné dans un article de novembre 2005 du Dr. Michael Harris, la règle finale présente quatre critères pour qu'un demandeur d'emploi soit considéré comme un candidat, comme suit :
1. l'individu soumet une manifestation d'intérêt pour l'emploi par le biais de l'Internet ou des technologies de données électroniques connexes.
2. l'entrepreneur envisage d'embaucher l'individu à un poste particulier.
3. la manifestation d'intérêt de la personne indique qu'elle possède les qualifications de base pour le poste.
4. à aucun moment de la procédure de sélection du contractant (avant de recevoir une offre d'emploi du contractant), la personne ne se retire de la procédure de sélection ou n'indique qu'elle n'est plus intéressée par le poste.
Sur la base de ces quatre critères, les entrepreneurs doivent élaborer leur propre définition d'un candidat, qui détermine le moment où ils doivent solliciter des informations sur la race et le sexe - données EEO - pour rendre compte de la composition raciale et de genre du vivier de candidats. En outre, la règle finale précise les exigences en matière de tenue de registres pour les employeurs qui utilisent Internet ou des technologies de données électroniques connexes pour le recrutement et l'embauche. Les entrepreneurs fédéraux doivent se conformer à cette règle d'ici le 6 février 2006. Même si la règle finale permet aux entreprises de restreindre la taille de leur vivier de candidats en définissant ce qu'est un candidat Internet, les employeurs doivent soigneusement élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures qui soutiendront cette définition, former les recruteurs aux nouvelles politiques et procédures et contrôler le respect de ces dernières. Les entreprises qui ont laissé aux recruteurs une grande latitude dans leurs pratiques quotidiennes devraient élaborer des politiques et des procédures normalisées pour l'utilisation d'Internet et des technologies connexes à des fins de recrutement et d'embauche.
Voici quelques recommandations que les employeurs peuvent suivre pour se préparer à la date limite du 6 février 2006 pour se conformer à la règle finale.
1. Identifier les manifestations d'intérêt qui seront prises en considération.
Bien que la règle finale n'inclue pas le critère selon lequel les personnes doivent suivre les politiques et procédures de l'employeur pour manifester leur intérêt pour l'emploi, elle permet aux employeurs d'établir de telles pratiques concernant les personnes qui seront prises en considération. Les employeurs qui souhaitent restreindre la taille du vivier de candidats peuvent vouloir mettre en œuvre des procédures standard qui limitent le type de manifestation d'intérêt acceptable et la méthode de soumission acceptable. Certains employeurs, par exemple, peuvent décider qu'ils n'accepteront qu'un formulaire de candidature dûment rempli ; d'autres peuvent accepter des CV, mais seulement ceux qui comportent trois références ; d'autres encore peuvent accepter n'importe quel type ou forme de CV. Les employeurs peuvent décider de limiter la méthode de soumission au site web de l'entreprise ; d'autres peuvent autoriser la soumission par courrier électronique ou par télécopie. Toutefois, les recruteurs doivent être cohérents. Supposons qu'un employeur déclare que seules les manifestations d'intérêt soumises par le biais du site web de l'entreprise seront prises en considération. Si un recruteur accepte par la suite un CV envoyé par télécopie, tous les CV envoyés par télécopie seront également "pris en considération". Les exigences de la règle finale en matière d'archivage obligent les employeurs à conserver toutes les manifestations d'intérêt prises en considération pour un poste donné.
2. Décidez si vous inclurez les qualifications de base dans votre définition.
Bien que les employeurs aient toujours demandé que la définition d'un candidat Internet comprenne une disposition stipulant que les candidats doivent posséder des qualifications minimales, les employeurs devraient envisager le temps et les efforts nécessaires pour incorporer les qualifications de base dans leur définition. L'établissement de qualifications de base pour tous les postes peut s'avérer une tâche monumentale pour certains employeurs. Selon la règle finale, les qualifications de base doivent être annoncées ou établies avant le recrutement pour un poste particulier. Les qualifications de base doivent être non comparatives, objectives et liées à l'emploi. En outre, le règlement final stipule clairement que les tests ne constituent pas des qualifications de base. Étant donné que l'OFCCP déclare qu'elle évaluera l'impact négatif des qualifications de base en utilisant des sources de données externes telles que le recensement ou la jurisprudence, les employeurs devraient soit prendre les mesures nécessaires pour établir des qualifications de base non comparatives, objectives et liées à l'emploi pour tous les postes, soit exclure ce critère de leur définition. L'exclusion de ce critère de la définition oblige simplement l'employeur à collecter et à communiquer des données sur l'égalité des chances entre les hommes et les femmes pour un plus grand nombre de candidats.
3. Décidez si vous utiliserez les préférences professionnelles pour identifier les personnes qui ne sont pas intéressées par un poste.
Les personnes qui se retirent du processus de recrutement et d'embauche ou qui indiquent qu'elles ne sont pas intéressées par un poste ne doivent pas être déclarées comme faisant partie du vivier de candidats. La règle finale indique que les préférences professionnelles déclarées d'une personne peuvent être utilisées pour évaluer son intérêt pour un poste. Par exemple, si les préférences d'une personne en matière de salaire, de déplacement ou de lieu de travail ne correspondent pas aux exigences du poste, l'employeur peut considérer que cette personne n'est pas intéressée par le poste et l'éliminer du vivier de candidats. Toutefois, les recruteurs doivent appliquer ce critère de manière cohérente. Supposons qu'un employeur déclare que les préférences salariales d'une personne seront comparées au salaire du poste afin d'identifier les personnes intéressées par le poste. Si un recruteur décide de convoquer une personne à un entretien alors que ses préférences salariales dépassent le salaire du poste, toutes les personnes dont les préférences salariales ne correspondent pas au salaire du poste doivent être incluses dans la liste des candidats.
4. Établir des politiques et des procédures en matière de comportement de recherche.
Selon la règle finale, un employeur prend en considération un demandeur d'emploi lorsqu'il compare les qualifications du demandeur d'emploi aux exigences du poste. Lorsque les recruteurs interrogent des bases de données internes ou externes et identifient les candidats potentiels à un poste comme étant ceux qui apparaissent dans les résultats de la recherche, ils ont pris en considération toutes les personnes figurant dans la base de données consultée. Entre autres, tous les critères de recherche et les dates de recherche doivent être sauvegardés, de même que le poste pour lequel la recherche a été effectuée. L'OFCCP peut demander des informations sur les recherches effectuées pour n'importe quel poste afin de déceler des signes d'impact ou de traitement disparate. Si un recruteur utilise différents termes de recherche à différents moments ou avec différentes bases de données de CV pour pourvoir un poste spécifique, il a traité différemment les demandeurs d'emploi pour le même poste. Si ce traitement désavantage les femmes ou les minorités lors du processus d'embauche, l'OFCCP peut déposer une plainte pour traitement discriminatoire contre l'employeur. Les termes de recherche appliqués de manière cohérente à tous les demandeurs d'emploi pour un poste donné peuvent néanmoins avoir un effet discriminatoire sur les femmes ou les minorités. L'utilisation de recherches géographiques ou de recherches portant sur des formations spécifiques, telles que les diplômes scientifiques, peut avoir pour effet d'exclure un nombre disproportionné de minorités ou de femmes de la suite de la procédure. Si l'employeur ne peut justifier l'utilisation des termes de recherche comme étant liés à l'emploi, l'OFCCP peut déposer une plainte pour impact discriminatoire à l'encontre d'un employeur. Enfin, les recherches initiales visant à réduire le nombre de candidats doivent se fonder uniquement sur les qualifications de base. Les recruteurs devront connaître les qualifications de base pour chaque poste et les termes de recherche acceptables pour refléter ces qualifications. Ils devront également suivre une formation sur la manière de s'assurer que les enregistrements appropriés sont sauvegardés pour chaque recherche.
5. Prendre des décisions concernant les techniques de gestion des données.
La règle finale reconnaît qu'un recruteur peut effectuer une recherche sur les qualifications de base et se retrouver avec un nombre ingérable de demandeurs d'emploi. Dans ce cas, les employeurs peuvent utiliser des techniques de gestion des données pour réduire davantage le nombre de candidats potentiels. Les techniques de gestion des données comprennent des méthodes neutres sur le plan de la race et du sexe pour identifier un sous-ensemble de demandeurs d'emploi qui ne sont pas liés à l'évaluation des qualifications professionnelles. Les exemples incluent le tri des manifestations d'intérêt par date de soumission et la sélection des cinquante premières ou l'utilisation d'une technique d'échantillonnage aléatoire pour identifier un sous-ensemble d'individus. Les décisions relatives aux méthodes à utiliser et au moment de les utiliser doivent être établies et les recruteurs doivent recevoir une formation appropriée.
6. Contrôler le respect des politiques et des procédures.
Comme nous l'avons mentionné, les pratiques réelles d'un recruteur peuvent invalider les politiques et procédures énoncées. Les employeurs doivent mettre en place une méthode pour s'assurer que toutes les politiques et procédures sont respectées. Les mesures recommandées ci-dessus ne représentent que quelques-uns des problèmes auxquels sont confrontés les employeurs qui souhaitent se conformer à la règle finale de l'OFCCP sur la définition d'un candidat Internet. Étant donné les innombrables façons d'utiliser la technologie pour recruter et embaucher pour des postes ouverts, les employeurs devront élaborer soigneusement des politiques et des procédures pour utiliser la technologie de recrutement et d'embauche d'une manière compatible avec la règle finale afin de rester en conformité avec les réglementations fédérales en matière de tenue de registres et de rapports.
Note : Cet article est fourni à titre d'information uniquement et n'a pas pour but de donner des conseils juridiques spécifiques.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
