过去十八个月里，随着联邦承包商面临的政策变动频发且责任不断扩大，雇主们无疑投入了大量时间和资源来"实现合规"并更新各类文件和表格。每当新增一项义务，雇主们就不得不全面审查并修改从招聘广告标语、采购订单到在线申请表和自我身份声明表等所有文件。
然而，在所有这些必须进行的变更中，联邦承包商很可能忽略了一份重要文件——职位描述。虽然没有新法规明确要求修改职位描述（事实上，法律甚至没有强制要求雇主必须制定职位描述），但有几项规定影响着我们审视这些文件的方式。 关于身心岗位资质的新规、近期颁布的薪酬透明度条例，以及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对求职者数据的强化审查，都将影响雇主职位描述的撰写内容。事实上，精心设计的职位描述能帮助承包商向监管机构证明合规性，从而在审计中规避违规风险。
身体与心理岗位要求
根据《康复法案》第503条（"第503条"）颁布的联邦合约合规计划办公室（OFCCP）新规，为联邦承包商在残疾人士方面新增了多项义务。然而，审查岗位身心资质的要求并非新规。联邦承包商长期以来就必须定期审查岗位资质，以确保不会因非工作相关原因筛除残疾人士，并确保岗位描述符合业务必要性。
然而，确实发生变化的是新增了一项要求：承包商必须制定审查计划，以持续评估这些资质的适用性。此外，劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）自2014年10月起启用的新版审查通知函要求承包商在书面审查中提交该审查的证据。该通知函第22项要求：
您最近一次的身体和心理资格评估报告（
）， 该报告依据《联邦法规》第41编第60-300.44(c)条及第60-741.44(c)条要求提交， 内容包括： - 评估执行日期（
） - 评估结果引发的任何行动或变更（
） - 下次计划评估日期。
这些新规使得合规官在桌面审计中更加关注职位描述。几乎每次审计中，我们都看到合规官仔细审查职位描述或招聘启事中包含的任何身体或心理岗位要求。那么，我们需要了解哪些关于身体和心理岗位要求的信息，才能确保它们经受住这种审查？
身心条件可能成为残疾人就业的障碍。根据《美国残疾人法案》（ADA）及第503条款规定，任何筛选出残疾人的工作要求或设备均可能被视为违法，除非雇主能证明该要求与工作相关且符合商业必要性。
因此，雇主应确保任何身体或心理方面的职位要求必须是绝对必要的——且严格限定于——工作职责的履行。招聘经理常因惯性思维而将身体或心理要求（例如"必须能搬运50磅重物"、"必须能理解工作指示"）写入职位描述，仅仅是因为他们总在其他职位说明中看到此类要求，便认为必须包含某种限制性条款。 若这些要求并非实际履职必需，雇主在面对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查时将难以自圆其说。
此外，根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的新规定，雇主需要定期审查现有的合法职位资格要求，确保这些要求对工作表现仍属必要。在此方面，过时的职位资格要求是雇主面临的最大陷阱之一。 例如，假设某雇主早年规定仓库工人岗位需具备搬运100磅重物的能力，以便将箱装库存上架。此后该雇主开始使用机械升降设备，既加快了仓库内箱子的移动速度，又降低了员工搬运重物受伤的风险。那么"必须能搬运100磅重物"的岗位要求是否依然必要？ 若应聘者无法满足百磅举重要求，雇主仍以"不符合长期存在的体力要求"为由拒绝录用，这种做法是否公平？即便机械设备已能承担重物搬运工作？对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）而言，答案显然是否定的。根据《美国残疾人法案》第503条款，此类行为将被视为非法歧视。
为防止过时的资格要求成为歧视性筛选工具，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）根据第503条颁布的新规要求承包商制定并遵守定期审查身体和心理岗位资格的计划。但究竟需要制定何种计划？OFCCP是否期望我们选定一个日期，每年在此日期对所有岗位资格进行审查？
当然，在审计情境下，承包商必须能够提交资格审查的具体时间记录。然而，对于那些未在平权行动计划年度内发布且未来也不会发布的职位，是否需要进行资格审查？既然不存在职位空缺，又如何可能对残疾人实施非法筛选？
更实用的做法是在每次发布职位时重新审视岗位要求。这将使雇主能够实时评估这些要求是否对岗位履职绝对必要。若采用此方法，为满足联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计需求而设的"计划"审查日期将不再是单一日期，而是与实际职位空缺相对应的日期列表。
最后，需警惕任何包含入职前测试的体能或心理要求，以判断该要求是否合理。对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）及平等就业机会委员会（EEOC）而言，入职前评估是潜在的"警示信号"——可能导致大批应聘者未经个别考量就被筛除。 例如，本月早些时候，OFCCP宣布与某紧固件分销商达成125万美元和解协议。该机构指控称，该公司的入职前测试在未经过充分验证（以证明测试与工作相关且符合商业必要性）的情况下，不恰当地筛除了少数族裔群体。
若职位描述提及入职前测试或筛选流程，建议删除相关表述。若招聘流程中必须采用入职前测试，则必须对测试进行不利影响分析并验证其有效性——理想情况下应由享有律师-客户保密特权的独立第三方机构完成。
薪酬透明度行政命令
9月11日，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）发布了执行总统令13655的最终规定。这项将于2016年1月11日生效的"薪酬透明度"规定，禁止联邦承包商对询问、讨论或披露薪酬信息的雇员（包括主管）及求职者实施报复。
执行该行政令的法规中，关键条款之一是要求审查政策与实践，确保其不禁止或倾向于禁止薪酬讨论。这对众多雇主而言可能颇具挑战性——尤其是在企业环境中普遍存在的职场薪酬讨论禁忌已成潜规则的背景下。 根据新行政命令，承包商必须努力消除这种沉默文化，并修改任何因员工（及求职者）讨论或披露薪酬信息而予以惩罚的政策。
那么，对于人力资源专业人员及其他因工作职责需要接触机密薪酬数据的员工而言，他们是否可以随意分享这些信息而无需承担后果？
不。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）从新的薪酬透明度规则中开辟了一项辩护条款，允许承包商对违反其职位保密要求的员工进行纪律处分。该条款被称为"基本工作职能辩护"。
根据联邦合同合规计划办公室的规定，若员工获取薪酬信息"系为履行该职能或常规业务任务所必需"，或其职责包含"保护并维护员工人事档案隐私（含薪酬信息）"，则该员工不得泄露此类信息。 若员工接触薪酬数据属于其核心工作职责范畴，则其泄露此类数据的行为可能受到纪律处分（前提是信息接收方本身不具备访问权限）。
需要特别指出的是，最终规则将此情形界定为《薪酬透明度行政命令》下的"抗辩事由"，而非规则例外。值得注意的是，提案规则最初将此情形定性为例外，但劳工部最终决定将其调整为抗辩事由。例外与抗辩的本质区别在于举证责任的归属。 若作为例外情形，申诉方需承担证明自身不属于例外范围的举证责任。换言之，接触敏感薪酬数据的员工需证明查阅薪酬数据并非其核心工作职能。而作为抗辩事由时，举证责任则转移至雇主，需证明员工接触薪酬数据属于其核心工作职能范畴。
此时职位描述便发挥作用。若职位描述明确指出接触机密薪酬信息是该职位的核心职能，这可能足以终止调查并确立抗辩理由。反之，若职位描述列明核心职能却未将接触机密信息列为其中一项，承包商则可能难以履行举证责任。
为最大限度确保建立"核心岗位职能抗辩"的成功可能性，关键在于尽早明确哪些员工有权访问薪酬数据，以及该访问权限是否源于其核心岗位职能。就此而言，在适用情况下，雇主宜将"维护薪酬信息保密性"纳入岗位职责范畴。
基本资格与优先资格
正如我在先前关于征购最佳实践的文章中所提，雇主招聘流程的不利影响分析始终是该机构的核心业务。在识别系统性歧视并促成巨额和解金方面，申请者录用率不利影响分析迄今仍是联邦合同合规计划办公室最有效的执法手段。 而《网络应聘者规则》——包括排除不符合岗位基本资格候选人的权利——至今仍是承包商防范此类不利裁定与和解的最有力工具。
鉴于在线申请的便捷性，许多求职者从不考虑自己是否真正具备岗位基本资质。结果大量"应聘者"因不符合最低要求而被直接淘汰。根据《网络应聘者规则》，承包商可将此类申请排除在招聘流程统计分析之外，从而更准确地反映实际决策过程。 剔除不合格候选人后，通常能有效减少甚至消除原本可能出现的统计偏差问题。
然而，在审计过程中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）并不总是简单采信承包商所称的应聘者储备库。 近两年来，该机构在审计中采取了更强硬的立场，其中一项重大变化是要求承包商提供"所有意向表达"——即所有对职位表示兴趣的候选人信息（无论其是否符合《互联网求职者规则》中"求职者"的严格定义）——以核查承包商是否正确执行该规则。
若联邦合同合规计划办公室（OFCCP）质疑承包商因候选人不符合职位基本资格而将其排除的做法，承包商可能不仅需要证明该候选人不具备相应资格，还需证明这些资格确实存在且适用于所有担任或申请该职位的人员。
因此，明智的做法是不仅在职位招聘信息中，而且在职位描述中也明确记载基本资格要求的存在。
那么何为“基本资格”？要适用《互联网应聘者规则》，该资格必须满足以下条件：(1) 非比较性（不基于候选人间的比较）；(2) 客观性（不基于招聘经理的主观意见）；(3) 与工作相关且符合业务需求。 要使联邦合同合规计划办公室（OFCCP）认可该基本资格为合法筛选工具，还必须确保其统一适用。
这与“优先资格”不同，后者是雇主在两名合格候选人之间进行选择时可采用的比较因素。根据《互联网应聘者规则》，优先资格不得用于排除候选人的应聘资格。
例如，假设雇主正在为一个工程职位寻找符合条件的候选人，要求其具备在美国工作的资格、持有工程学位，并拥有积极的工作态度和强烈的职业道德。在美国工作的资格和学位要求很可能被视为基本资格，因为它们是非比较性的客观标准。 然而，积极态度和强烈的职业道德要求则属于优先资格，因为它们具有可比性（即相对于他人的积极态度）且完全主观。根据《网络应聘者规则》，后两项"要求"不能用于将候选人排除在"应聘者"定义之外。
在职位描述中（除每份职位发布外）包含职位的基本资格要求，可能是最佳实践，因为这有助于向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）证明该要求具有合理性，且对求职者和在职员工均一致适用。
话虽如此，许多雇主可能不愿在职位描述中列出基本资格要求，因为职位需求可能随时间变化或根据公司当前需求调整。但若要求可变，这是否真正属于职位的基本资格？抑或该职位已然成为完全不同的岗位——需要不同的资质？若是不同职位，就应采用不同的职位名称和职位描述。 否则，我们将难以向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）解释其中的差异。
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在这个联邦承包商合规的新时代，当新规似乎每周都在出台之际，雇主必须清楚了解自身现行政策和雇佣文件的内容，并随时掌握是否需要调整，以确保在应对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计时处于最有利的防御位置。
鉴于未能重新审视或更新公司职位描述可能造成的损害，最佳实践是定期审查这些描述，可将其纳入整体合规审查或作为独立项目进行。一如既往，应让内部法律顾问或外部法律顾问参与其中，以确保满足全面合规的诸多要求。
如需了解职位描述的最佳实践及其他降低组织风险的方法，请联系斯科特·佩恰蒂斯（Scott Pechaitis），电话：303-876-2201，邮箱：[email protected]；或联系丽莎·马什（Lisa Marsh），电话：303-876-2216，邮箱：[email protected]。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
