导言
根据联邦平权行动条例，联邦承包商必须每年就薪酬问题进行性别、种族和族裔方面的自我评估。 尽管自评是强制性要求，但已颁布的平权法案法规几乎未提及联邦承包商应采用何种方法进行年度自评。这一状况在2006年6月发生改变——联邦合同合规计划办公室（OFCCP）发布了关于联邦承包商审查性别、种族及族裔薪酬实践的最终文件。
在这份自我评估指南中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提出了一种分析方法，承包商可通过该方法实现合规，其核心围绕五个"标准"展开：
1. 自评必须基于"同等职位员工群体（SSEG）"进行
2. 雇主须合理努力组建规模足够大的SSEG，以确保统计分析具有实质意义
3. 雇主须每年对薪酬体系进行某种形式的统计分析
4. 雇主必须调查任何具有统计学意义的薪酬差异（定义为两个或以上标准差），并提供适当补救措施
5. 雇主必须实时创建并保留所需数据，并在合规审查期间向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供数据
承包商所采用的分析方法，本质上与联邦合同合规计划办公室（OFCCP）自身处理薪酬歧视指控时所采用的分析方法相同。若多重回归分析揭示出同等职位员工薪酬存在统计学意义上的显著差异，且该统计证据得到薪酬歧视个案证据的支持，OFCCP将就此作出薪酬歧视的认定。
鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）自身将遵循此分析方法，联邦承包商围绕这五项标准构建薪酬自我评估计划是明智之举。为设计此类计划，需要对这些标准有更深入的理解。
首先需要指出的是，自我评估计划的设计与实施应与公司法律顾问及外部法律顾问协同进行。该过程涉及诸多保密问题、律师-客户关系问题及其他特权问题，必须予以充分考量。为保障雇主与雇员的合法权益，法律顾问应全程参与自我评估流程。
标准一：处境相似的员工群体划分
对于构建同类员工群体（SSEG）并无明确规定；联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提出如下定义：“指从事相似工作、担任职责级别相近且涉及相似技能与资质职位的员工群体。”
联邦合同合规计划办公室指出，在制定SSEG时还应考虑其他“相关因素”：
…否则，处于类似情况的员工可能因多种原因获得不同薪酬：他们可能在组织内不同部门或职能分部工作，这些部门预算不同或对业务的重要性程度不同； 他们适用不同的薪酬方案，例如团队薪酬计划或激励薪酬计划；其薪酬计算方式各异，如按小时计酬、固定薪资或销售佣金制；部分员工受集体谈判制定的工资等级制约，另一些则不受约束；其雇佣状态存在差异，例如全职或兼职。
除上述因素外，其他"相关因素"还可能包括地理位置（或其他位置衡量标准）以及业务部门或职能部门。若对特定地域工作的员工实施地区津贴或生活成本调整，此类信息应纳入SSEG构建体系。同样，不同业务部门或职能部门的薪酬预算可能存在差异，进而导致看似承担相同职责、拥有相似职位头衔及职能责任的员工获得不同薪酬。
为使自我评估产生有意义的结果，关键在于将每位员工的薪酬与相应的同侪群体进行对比评估。例如，将组织首席执行官的薪酬与行政支持人员的薪酬进行比较便不恰当。我们预期这两类群体的薪酬存在显著差异，因为他们承担着不同层级的责任，在组织内部发挥着不同的职能作用等。
需要注意的是，在调查过程中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将审查"同类职位群体"（SSEG）的构建方式。具体而言，OFCCP将核查职位描述、员工实际履行的工作内容、各职位对应的责任级别，以及员工的技能、能力与资质。 同时可能对员工及管理人员进行访谈。雇佣机会均等办公室保留最终裁定权，判定雇主构建的同一技能/教育/资格组别内员工是否确实"处于类似情况"。
标准二：处境相似的员工群体（SSEG）应具备足够规模，以确保统计分析具有实质意义。
在构建统计样本群组时，雇主还应考虑被分组员工的数量。将首席执行官与其行政支持人员置于同一统计样本群组显然不妥，但让组织中的每位员工各自独立成组同样不合理。统计样本群组的规模应"足够大"，以确保能够进行有意义的统计分析。
“足够大”的定义具有一定主观性。至少，被研究的个体数量必须多于解释性因素的数量。若解释性因素数量超过被研究个体数量，则无法通过多元回归分析计算每个解释性因素的“效应”。
假设SSEG的规模满足回归分析的最低门槛，那么判断SSEG是否“足够大”便成为一个判断问题。尽管没有明确的规则，但联邦合同合规计划办公室（OFCCP）就此问题提供了以下指导：
“……SSEG必须包含至少30名员工，且每个比较组（即女性/男性、少数族裔/非少数族裔等）至少包含5名员工……”
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）承认并非所有员工都能被合理归入SSEG。指南指出，此类员工应排除在统计分析之外，其薪酬应通过非统计方法（如均值或中位数分析）进行评估。
然而，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提醒，若统计分析涵盖的员工比例低于该组织总员工数的70%，则将受到"严格审查"。
薪酬自我评估中，薪酬结构分组（SSEGs）的构建是至关重要的环节。分组错误可能导致自我评估结果完全失效。此外，所构建的SSEGs还承载着组织对其员工及其职能定位的认知记录。 法律顾问应从一开始就参与自我评估流程，就特权、工作成果、可发现性等问题提供建议，以确保雇主和雇员的利益均得到保护。
标准三：对组织薪酬体系进行年度统计分析
官方指南指出，所采用的统计模型应纳入能够解释同一薪酬等级内薪酬差异的合理因素。这些解释性因素通常包括：服务年限、岗位任职时间、先前工作中的相关经验、教育背景与专业认证，以及工作地点等。劳动经济学家和统计学家将这些因素统称为"边缘因素"。
某些边缘因素易于量化——例如在雇主处的工作年限——而另一些则难以量化。若某项被认为影响薪酬的因素难以量化，可采用替代变量。 理想的替代变量应具备易于测量且与被替代的边缘因素高度相关的特性。在选择和使用替代变量时需谨慎，因其可能无法真实反映目标测量对象。
例如，当无法获取过往就业信息时，入职年龄有时会被用作相关先前经验的替代指标。入职年龄易于测量，因为人力资源数据库通常会保存入职日期和出生日期。我们预期入职年龄与先前经验存在一定关联性——"年长"员工通常比"年轻"员工拥有更多过往经验。然而，入职年龄未必能反映相关的工作经历。 此外，该指标未考虑因疾病、教育、个人原因等导致的劳动力市场缺勤期。由于生育与育儿因素，女性通常比男性经历更长时间的劳动力市场缺勤，使用录用年龄可能使模型产生性别偏见。因此，对部分个体而言，该指标可能高估其真实相关工作经验。
在统计分析中，多重回归分析是常用的统计工具。该方法之所以备受青睐，在于其计算过程相对简单，对性别或种族"效应"的估计结果易于解读，且整个薪酬结构可通过单一方程予以呈现。
多重回归分析的优势在于，该技术能够在模型中扣除所有其他因素后，单独估算每个因素的影响。换言之，它能估算当某人工作年限增加一年时（在其他因素如在职时间、教育程度等保持不变的情况下），其预期薪酬将增加多少美元。这种方法使得各项影响因素得以分离，从而进行单独分析。
在审查和评估多重回归分析结果时，需牢记两个关键问题：(1) 实践意义与 (2) 统计显著性。实践意义指（本例中）薪酬的估计效应大小——当效应"足够显著以产生实际影响"时，即具有实践意义。统计显著性则指观察到的效应是否可能源于性别或种族中立的流程。 与实际意义不同，判断效应是否具有统计学意义存在普遍认可的"规则"。当某结果出现的概率（或可能性）"足够小"，以致在性别或种族中立的流程中极不可能发生时，该结果即被视为具有统计学意义。公认的"足够小"标准为5%，相当于约2个标准差单位。
该指南指出，拥有500名或以上雇员的承包商必须采用多重回归分析法。然而，鉴于多重回归分析的优势，雇员少于500人的雇主也应考虑在薪酬自我评估中采用该技术。
标准四：对具有统计学意义的差异进行调查，并采取补救措施。
根据该准则，任何具有统计学意义的差异（即两个或更多标准差的差异）都必须进行调查，并提供适当的补救措施。该准则既包含具体标准（两个或更多标准差单位），也包含更具主观性的内容（调查与补救）。
若某项薪酬差异在性别或种族中立的流程中极不可能出现，则该差异被视为具有"统计学意义"。通常以两个或更多标准差作为判定"极不可能"的经验法则。两个标准差的差异意味着：在重复抽样过程中，出现此等差异的概率约为5%。
需要指出的是，从统计学角度来看，任何不具有统计学意义的差异都等同于零差异。也就是说，我们无法断言这种差异并非偶然发生，因此无法据此推断存在歧视行为。
假设观察到具有统计学意义的差异，该指南为雇主提供了灵活的调查方法和补救措施设计空间。 无论雇主选择如何调查并纠正具有统计学意义的差异，调查必须先于补救措施进行。调查可能揭示出原始统计模型未考虑的"边缘因素"或其他合法因素，这些因素却能解释薪酬差异。若存在此类因素，在实施任何薪酬调整前均应予以识别并纳入考量。
雇主之间的调查方式各不相同，在一定程度上取决于雇主可获取的员工数据类型。 调查的常见起点是与管理层的访谈和讨论。在某些情况下，这些对话会揭示出分析中未曾考虑的额外合法因素。若雇主能立即获取这些因素的相关信息，则可重新估算模型并纳入这些因素，进而比较两种模型的结果。若雇主缺乏这些因素的信息，这些对话则可能成为启动必要数据收集工作的契机。
虽然在后续处理过程中引入法律顾问通常被视为"最佳实践"，但任何补救措施都应在法律顾问的指导下实施。采取补救措施的后果影响深远，而法律顾问最能理解这些后果，并能就适当的补救措施及实施方式向组织提供建议。
标准五：及时创建并保留所需数据
该指南要求，自我评估中使用的所有数据必须自分析之日起保留两年。必须保留的数据示例包括：
• SSEG构建的文件记录与依据
• 统计分析结构与形式的相关文件
• 统计分析所用数据
• 统计分析结果
• 被排除在统计分析外的员工及其排除原因
• 非统计分析所用数据与文件
• 非统计分析结果
• 对任何具有统计学意义差异的后续调查记录
• 后续结论的记录
• 为弥补薪酬差异所作薪资调整的记录
必须再次强调，聘请法律顾问至关重要。法律顾问将协助完成文件和数据的保存工作，并就工作成果、保密特权及可发现性问题提供宝贵指导。
结论
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）提出的五项标准为构建薪酬自我评估体系奠定了坚实基础。在设计此类体系时，法律顾问应从项目启动之初就参与其中，以保障雇主与雇员的双重权益。 一套设计完善且执行到位的薪酬自我评估体系，不仅能帮助联邦承包商满足联邦平权行动法规的要求，更能使雇主深入理解员工薪酬的构成逻辑与决策依据。薪酬自我审计所获取的信息可为组织提供宝贵洞察，揭示薪酬决策过程中采用的正式与非正式政策及流程。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
