随着夏季临近，各企业正持续落实美国劳工部联邦合同合规办公室（OFCCP）针对受保护退伍军人及残疾人士颁布的修订条例。 截至目前，联邦承包商及分包商应已落实2014年3月24日前需完成的各项要求。修订条例中关于平权行动的其他多项规定，企业现阶段亦应着手落实。

修订条例中各项条款的实施时间安排

正如我在《OFCCP文摘》先前文章中所述，修订后的受保护退伍军人法规与修订后的残疾人法规均分为五大主要部分。 D部分阐述了合规审查办公室（OFCCP）执行合规审查的程序规范，E部分则涵盖记录保存要求及OFCCP查阅记录的法定权限。除E部分中明确规定各类记录的保存期限外，其余条款均未设定具体时限要求。

修订后的法规A和B部分包含多项规定，这些规定本应在3月24日前生效。其中部分条款承袭自旧版法规，而其他条款则属新增内容，例如要求向州就业服务交付系统办公室提供联络信息，以及要求在招聘广告中加入关于退伍军人及残疾状况的特定平等就业机会条款。 只要企业仍受修订条例约束，就必须持续满足这些各项要求。

修订后的法规中，每套法规的C部分均题为"平权行动计划"。C部分包含多项关于企业平权行动计划内容的规定，同时规定了企业必须采取的各类行动要求，这些行动应有助于企业履行其平权行动义务。C部分要求的时限划分为三类：

• 对于2014年3月24日之后制定的首批退伍军人及残疾人平权行动计划（AAPs），企业必须在计划生效日或之前落实相关措施。以1月1日生效的AAPs为例，这意味着相关措施必须在2015年1月1日或之前实施。 对于采用4月或5月起始日的公司，相关规定应已落实到位。
• 根据修订后的法规，企业在实施平权行动计划的首年必须落实特定措施。对于采用1月1日作为平权行动计划起始日的企业，相关措施最迟须于2015年12月31日前实施；对于采用4月1日作为起始日的企业，则最迟须于2015年3月31日前完成实施。
• 自2014年3月24日起，企业首次更新其替代行动计划（AAPs）后，将实施若干后续措施。这些措施涉及对企业首次适用修订后法规C部分条款期间所收集数据的分析工作。

修订后的法规条款一旦适用于某公司，则必须每年遵循。因此，关于年度计划内容的规定适用于2014年3月24日之后制定的每份年度计划，而关于其他行动措施的规定则必须每年执行。

需要说明的是，企业通常会制定一份涵盖退伍军人及残疾人士信息的统一《行动计划》。多年来，法规中关于退伍军人的条款与残疾人士条款高度一致。修订后的法规仍延续此原则，但少数情况下，修订版针对退伍军人的规定并未与残疾人士条款完全对应。 企业需决定是否采用单一《行动计划》覆盖退伍军人及残疾人士，或为两类群体分别制定独立计划。鉴于企业可能存在独立的《行动计划》，下文将统一使用"《行动计划》"（复数形式）而非"该计划"来指代退伍军人及残疾人士相关政策。

首次更新AAP时应具备的项目

修订后的法规中包含若干新条款，这些条款应在公司于3月24日之后首次更新其AAP时生效。请注意，法规中针对退伍军人及残疾人士的既往要求（此前版本法规中已存在）通常不在下文涵盖范围内。

• 申请人及员工调查

正如我在三月为《联邦合约承包商合规计划摘要》撰写的专栏中所指出的，修订后的法规对联邦承包商及分包商必须开展的调查工作要求进行了重大调整。以下是必须在《平权行动计划》首次更新之日前落实的调查工作简要概述：

• 企业必须对每位受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）法规保护的退伍军人身份的新员工进行调查。修订后的法规未明确规定调查的具体格式，但调查中必须包含多项条款。其中包括：声明调查填写属自愿行为、调查结果将予以保密、以及拒绝填写调查不会导致员工遭受任何不利待遇。
• 企业必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的调查表，对新员工的残疾状况进行调查。企业对该表格的内容无任何裁量权。
• 企业在选拔流程的录用意向阶段必须对求职者进行退伍军人身份调查。需要再次强调的是，法规并未规定此项调查的具体形式，但必须包含多项条款，包括上述第一条所列条款。求职者调查的要求与员工调查存在差异：企业仅需询问求职者是否受退伍军人法规保护，无需逐项询问每位受保护退伍军人的具体身份。
• 企业在选拔流程的录用意向阶段，必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的调查表，向应聘者征询其残疾状况。与员工调查相同，企业无权自行决定该表格的内容。
• 平等就业机会/平权行动政策声明

企业必须在其退伍军人及残疾人士的平权计划中纳入平等就业机会/平权行动（EEO/AA）政策声明。

• 关于平等就业机会/平权行动政策声明的新要求是：该政策声明必须表明公司美国最高负责人（如公司首席执行官或外国公司美国分部的负责人）对公司平权行动计划的支持。
• 政策声明必须规定审计和报告制度。
• 政策声明必须将实施AAP的总体责任明确分配给特定人员。
• 该政策声明必须保证某些活动将不受受保护的退伍军人身份或残疾状况的影响而实施。
• 政策声明必须明确指出，雇佣决策仅基于有效的工作要求。
• 该政策声明必须规定，不得基于受本条例保护的活动实施骚扰、恐吓或其他不利行动。

企业必须确保平等就业机会/平权行动政策声明被纳入政策手册、公司内网站点及其他可供员工查阅政策声明的渠道。若存在集体谈判协议，企业还须向工会通报平等就业机会/平权行动政策，并寻求工会的配合。

• 退伍军人招聘基准与残疾人士使用目标

根据修订后的法规编制的首批《年度行动计划》必须同时包含退伍军人招聘基准和残疾人士使用目标，这两项内容均在修订后的法规中有所体现。

• 企业需建立关于退伍军人的年度招聘基准。 企业可采用修订后法规中的流程制定自身基准，或直接使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供的数据。当前OFCCP建议的招聘基准为：受保护退伍军人应占新聘员工总数的7.2%。由于企业此前无需收集退伍军人招聘数据，在根据新规编制的首份行动计划中，尚无数据可用于衡量该招聘基准的达成情况。
• 企业通常需要对照联邦合同合规办公室（OFCCP）设定的7%使用率目标，评估每个设施中设有行动计划（AAP）的各岗位组别的人员构成。员工人数在100人及以下的企业，可将整个员工群体与7%使用率目标进行对比。 联邦承包商及分包商应已持续收集员工残疾状况数据，因此在根据新规编制的首份AAP时，理应能够完成此项比对。
• 外展评估

修订后的法规要求对公司开展的外联工作进行评估。虽然首次外联评估不包含修订法规中的数据指标，但该评估应涵盖以下内容：

• 关于评估外展工作所采用标准的讨论
• 关于外展工作成效的文件讨论
• 关于外展工作成效的结论

后续年度行动计划（AAP）中对外推广工作的评估，将包括对以下数据指标的审查——这些指标必须持续维护，以涵盖退伍军人及残障人士群体。

在AAP修订后的第一年应采取的行动

尽管法规并未明确规定，但似乎存在多种行动无需在首次更新年度行动计划（AAP）以符合新规时立即完成。这些行动应在AAP更新后的第一年内实施。 例如，对于采用1月1日作为年度计划起始日的企业，相关行动应在2015年1月1日至2015年12月31日期间的任意时间完成。

• 管理人员与人力资源人员培训

修订后的条例指出，“所有参与招聘、筛选、选拔、晋升、纪律处分及相关流程的人员均应接受培训，以确保承包商积极行动方案中的承诺得以落实。”该条例未就培训内容、时长及实施时间提供具体指导。

• 致供应商的信函

关于企业平等就业机会/平权行动政策对外传播的条款之一，要求企业必须向"所有分包商（包括分包供应商和供货商）"发送书面通知，要求其采取相应措施。 这实质上是回归到2000年前企业惯常向供应商发函的做法。显然，此类函件必须每年向供应商发送。然而，对于函件内容要求及发送时限均未提供具体指引。供应商无需实际回函，仅需确保函件已送达即可。

• 员工重新调查

在根据修订后的法规首次更新年度行动计划（AAP）后的某一年度内，必须对公司全体员工进行重新调查，以收集残疾状况信息。此项调查必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的残疾调查表。虽然没有类似要求对受保护的退伍军人身份进行重新调查，但企业若开展更广泛的人口统计信息调查（而非仅限于残疾信息调查），将更有利于其合规工作。 重新调查须在企业根据修订条例实施的首个AAP年度结束前完成。因此，1月1日启动AAP的企业最迟须于2015年12月31日前完成此项调查；7月1日启动AAP的企业则最迟须于2015年6月30日前完成。

在AAPs第二次更新时必须到位的项目

根据修订后的法规，在首次更新平权行动计划或修订后的第一年内，需落实多项规定要求。但其中有一组要求必须等到第二次更新计划时才能全面实施，该要求涉及企业必须在平权行动计划中分析的数据指标。 企业须从根据修订条例完成的第二次AAP起，纳入以下数据指标：

• 受保护的退伍军人或残疾人士申请者人数
• 职位空缺总数与职位填补总数
• 所有职位的申请者总数
• 受保护的退伍军人及残疾人士总招聘人数
• 被录用的申请者总数

根据新规发布的第二份行动计划更新中，企业应基于前一年开展的应聘者和员工调查数据，提交一年的数据分析。这与企业针对少数族裔和女性制定的行动计划相呼应——每次行动计划更新时，均需分析一年的员工活动数据。 然而，退伍军人及残障人士AAP的数据指标在后续年度将更为复杂，因联邦合约合规计划办公室（OFCCP）要求联邦承包商及分包商最终需在数据指标中纳入三年信息。这意味着企业需待新规下的第四次AAP更新时，才能提供OFCCP认定的完整数据集。

上述数据指标在修订后的法规中尚未完全定义。然而，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）已在官网发布常见问题解答（FAQs），阐明了这些数据指标的性质。 相关FAQ可查阅：http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm及http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm。 需注意的是，关于OFCCP对法规中"总录用岗位数"和"总录用申请人数"等表述的解读仍存在争议。虽然我将在未来撰写更多关于数据指标的文章，但卡拉·克罗蒂（Cara Crotty）在2014年1月版《OFCCP文摘》中就此主题发表了一篇颇具启发性的文章。

总而言之

尽管联邦承包商及其分包商已为落实修订后的受保护退伍军人及残疾人法规做了大量工作，但仍有许多任务亟待完成。计划于2014年下半年或2015年初更新行动计划（AAP）的企业，应立即着手规划如何落实上述C部分条款。 已完成计划更新的企业需确保上述条款已纳入其计划。计划于夏季更新的企业应尽快考虑如何在新版计划生效日落实必要条款，并着手推进修订条例要求的其余事项。

有关 OFCCP 修订后的受保护退伍军人和残疾人法规的更多信息，请联系 Bill Osterndorf，电子邮件：[email protected]。

请注意：本文中的任何内容都不能作为法律建议，也不能替代有关贵组织特定情况的任何专业建议。 所有原始材料版权归人力资源分析服务公司所有，2014 年。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。