Normativa revisada de la OFCCP sobre veteranos y discapacitados: Los requisitos de acción afirmativa ("Subparte C")

A medida que nos acercamos a los meses de verano, las empresas continúan implementando las regulaciones revisadas emitidas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos con respecto a los veteranos protegidos y las personas con discapacidades. A estas alturas, los contratistas y subcontratistas federales ya deberían haber implementado los elementos que debían estar en vigor […]

Personal de Mitratech 29 de mayo de 2014

Calendario para las diversas disposiciones de la normativa revisada

Como he señalado en artículos anteriores para The OFCCP Digest, las normas revisadas relativas a los veteranos protegidos y las normas revisadas relativas a las personas con discapacidad se dividen en cinco partes principales. La subparte D trata los procedimientos que seguirá la OFCCP para llevar a cabo las revisiones de cumplimiento, mientras que la subparte E contiene información sobre el mantenimiento de registros y el derecho de la OFCCP a acceder a ellos. No hay plazos específicos asociados a estas secciones de la normativa, salvo la parte de la subparte E relativa al mantenimiento de registros, que define el tiempo que deben conservarse los distintos registros.

Las subpartes A y B de las regulaciones revisadas contienen varias disposiciones que debían estar en vigor antes del 24 de marzo. Algunas de estas disposiciones se transfirieron de la versión anterior de las regulaciones. Otras disposiciones, como el requisito de proporcionar a las oficinas estatales del Sistema de Prestación de Servicios de Empleo la información de contacto y el requisito de incluir lenguaje específico sobre igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) en relación con la condición de veterano y discapacidad en los anuncios, eran nuevas en las regulaciones revisadas. Las empresas deberán seguir cumpliendo estos diversos requisitos mientras estén sujetas a las normas revisadas.

La subparte C de cada conjunto de reglamentos revisados se titula «Programa de acción afirmativa». La subparte C contiene diversas disposiciones relativas al contenido de los planes de acción afirmativa de las empresas. La subparte C también contiene requisitos relativos a diversas medidas que deben adoptar las empresas para cumplir con sus obligaciones en materia de acción afirmativa. El calendario de los requisitos de la subparte C se divide en tres categorías:

Hay medidas que deben implementarse en la fecha de inicio o antes de la fecha de inicio del primer conjunto de planes de acción afirmativa (AAP) de una empresa para veteranos y personas con discapacidades que se completen después del 24 de marzo de 2014. Para una empresa que tiene AAP del 1 de enero, eso significa que estas medidas deben implementarse el 1 de enero de 2015 o antes. Las empresas que tienen planes de acción afirmativa en abril o mayo ya deberían haber implementado estas disposiciones.
Hay medidas que deben implementarse durante el primer año en que los planes de acción afirmativa de una empresa están sujetos a las regulaciones revisadas. Para una empresa que tiene planes de acción afirmativa (AAP) que comienzan el 1 de enero, estas medidas deben implementarse a más tardar el 31 de diciembre de 2015. Para una empresa que tiene planes de acción afirmativa (AAP) que comienzan el 1 de abril, estas medidas deben implementarse a más tardar el 31 de marzo de 2015.
Hay algunas medidas que se implementarán la segunda vez que se actualicen los AAP de una empresa después del 24 de marzo de 2014. Estos puntos se refieren al análisis de los datos que se recopilarán durante el primer año en que una empresa esté sujeta a las disposiciones de la subparte C de la normativa revisada.

Una vez que las disposiciones de la normativa revisada se aplican a una empresa, deben cumplirse cada año. Por lo tanto, las disposiciones relativas al contenido de los AAP se aplican a todos los AAP elaborados después del 24 de marzo de 2014, y las disposiciones relativas a otras medidas que deben adoptarse deben cumplirse anualmente.

Debo señalar que las empresas suelen elaborar un único AAP que incluye información tanto sobre los veteranos como sobre las personas con discapacidad. Durante muchos años, las disposiciones de la normativa para los veteranos han reflejado fielmente las disposiciones de la normativa para las personas con discapacidad. Esto sigue siendo así con la normativa revisada, aunque hay algunos casos en los que la normativa revisada relativa a los veteranos no es directamente paralela a la normativa relativa a las personas con discapacidad. Las empresas deberán determinar si desean tener un único AAP que cubra tanto a los veteranos como a las personas con discapacidad o AAP separados para estos grupos. Dado que las empresas pueden tener AAP separados, a continuación me referiré a «AAP» en lugar de «el AAP» para los veteranos y las personas con discapacidad.

Elementos que deben estar presentes cuando se actualizan por primera vez los AAP

Hay una serie de novedades en la normativa revisada que deben estar en vigor en el momento en que se actualicen por primera vez los AAP de una empresa después del 24 de marzo. Tenga en cuenta que los requisitos de la normativa para veteranos y personas con discapacidad que figuraban en versiones anteriores de la normativa no se incluyen, en general, en lo que se expone a continuación.

Encuestas a solicitantes y empleados

Como señalé en mi artículo de marzo para The OFCCP Digest, las regulaciones revisadas introducen cambios importantes en los requisitos relativos a las encuestas que deben realizar los contratistas y subcontratistas federales. A continuación se ofrece un breve resumen de las encuestas que deben realizarse a más tardar en la fecha en que se actualicen por primera vez los AAP:

Las empresas deben encuestar a los nuevos empleados sobre cada condición de veterano protegida por las regulaciones de la OFCCP. El formato exacto de la encuesta no se define en las regulaciones revisadas, pero hay varias disposiciones que deben incluirse en la encuesta. Entre estas disposiciones se encuentra una que indique que la realización de la encuesta es voluntaria, que los resultados de la encuesta se mantendrán confidenciales y que la negativa a completar la encuesta no someterá al empleado a ningún trato adverso.
Las empresas deben encuestar a los nuevos empleados sobre su situación de discapacidad utilizando un formulario de encuesta elaborado por la OFCCP. Las empresas NO tienen discrecionalidad sobre el contenido de este formulario.
Las empresas deben encuestar a los solicitantes en la fase previa a la oferta del proceso de selección sobre su condición de veterano. Una vez más, el formato exacto de esta encuesta no se define en la normativa, pero debe incluir varias disposiciones, entre ellas las indicadas en el primer punto anterior. Los requisitos relativos a la encuesta a los solicitantes difieren de los de la encuesta a los empleados, ya que las empresas solo están obligadas a preguntar a los solicitantes si están protegidos por la normativa sobre veteranos. Las empresas no están obligadas a preguntar a los solicitantes sobre cada condición individual de veterano protegido.
Las empresas deben encuestar a los candidatos en la fase previa a la oferta del proceso de selección sobre su situación de discapacidad utilizando el formulario de encuesta elaborado por la OFCCP. Al igual que con la encuesta a los empleados, las empresas no tienen discrecionalidad sobre el contenido de este formulario.
Declaración sobre la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa

Las empresas deben incluir sus declaraciones de política de igualdad de oportunidades en el empleo/acción afirmativa (EEO/AA) en sus planes de acción afirmativa (AAP) para veteranos y personas con discapacidad.

Un nuevo requisito relativo a la declaración de política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa (EEO/AA) es que dicha declaración debe indicar el apoyo del máximo responsable de la empresa en Estados Unidos (como el director ejecutivo de la empresa o el director de la división estadounidense de una empresa extranjera) al programa de acción afirmativa de la empresa.
La declaración de política debe prever un sistema de auditoría y presentación de informes.
La declaración de política debe asignar la responsabilidad general de la implementación del AAP a una persona específica.
La declaración de política debe ofrecer garantías sobre determinadas actividades que se gestionarán sin tener en cuenta la condición de veterano protegido o la condición de discapacidad.
La declaración de política debe dejar claro que las decisiones de empleo solo se basarán en requisitos laborales válidos.
La declaración de política debe establecer que no habrá acoso, intimidación ni otras acciones adversas basadas en actividades protegidas por la normativa.

Las empresas deben asegurarse de que la declaración de la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa se incluya en los manuales de políticas, en los sitios de intranet y/o en otros lugares que pongan la declaración de la política a disposición de los empleados. Si tienen convenios colectivos, las empresas también deben informar a sus sindicatos sobre la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa y solicitar la cooperación del sindicato.

Punto de referencia para la contratación de veteranos y objetivo de utilización para personas con discapacidades

Los primeros AAP elaborados en virtud de la normativa revisada deben incluir tanto el índice de referencia de contratación de veteranos como el objetivo de utilización de personas con discapacidad que figuran en la normativa revisada.

Las empresas deben establecer un punto de referencia anual en materia de contratación de veteranos. Las empresas pueden utilizar un proceso que se encuentra en la normativa revisada para crear su propio objetivo, o pueden utilizar una cifra proporcionada por la OFCCP para este fin. El objetivo de contratación actual de la OFCCP sugiere que el 7,2 % de las personas contratadas deben ser veteranos protegidos. Dado que anteriormente las empresas no estaban obligadas a recopilar datos sobre la contratación de veteranos, no hay nada con lo que comparar este objetivo de contratación en el primer AAP elaborado en virtud de la nueva normativa.
Por lo general, las empresas deben medir la composición de la plantilla en cada grupo de puestos de trabajo de cada centro que cuente con un AAP en relación con el objetivo de utilización del 7 % establecido por la OFCCP. Las empresas con 100 empleados o menos pueden comparar el total de la plantilla con el objetivo de utilización del 7 %. Los contratistas y subcontratistas federales deberían haber estado recopilando datos sobre la discapacidad de los empleados durante algún tiempo, por lo que deberían poder realizar esta comparación en el primer AAP elaborado con arreglo a la nueva normativa.
Evaluación del alcance

Las normas revisadas exigen una evaluación de las iniciativas de divulgación llevadas a cabo por la empresa. Aunque la primera evaluación de divulgación no incluirá los parámetros de datos que figuran en las normas revisadas, dicha evaluación deberá incluir los siguientes elementos:

Un debate sobre los criterios utilizados para evaluar los esfuerzos de divulgación.
Un debate sobre la documentación relativa a la eficacia de las iniciativas de divulgación.
Una conclusión sobre la eficacia de los esfuerzos de divulgación.

La evaluación del alcance en los AAP posteriores incluirá una revisión de las métricas de datos que se analizan a continuación y que deben mantenerse para los veteranos y las personas con discapacidades.

Medidas que deben adoptarse durante el primer año tras la revisión de los AAP

Aunque las regulaciones no lo indican explícitamente, parece que hay varias medidas que no es necesario completar la primera vez que se actualizan los AAP para cumplir con las nuevas regulaciones. En cambio, estas medidas deben tomarse durante el primer año después de la actualización de los AAP. Por ejemplo, en el caso de las empresas con AAP del 1 de enero, estas acciones deben realizarse en algún momento del año comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2015.

Formación para directivos y personal de RR. HH.

Las normas revisadas indican que «todo el personal involucrado en los procesos de contratación, selección, promoción, disciplina y otros procesos relacionados debe recibir formación para garantizar que se cumplan los compromisos del programa de acción afirmativa del contratista». Las normas no incluyen ninguna orientación sobre en qué debe consistir esta formación, cuánto tiempo debe durar o cuándo debe impartirse.

Cartas a los proveedores

Uno de los puntos relativos a la difusión externa de la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa (EEO/AA) de una empresa es el requisito de enviar una notificación por escrito de la política de la empresa a «todos los subcontratistas, incluidos los proveedores y distribuidores subcontratados, solicitándoles que adopten las medidas oportunas». Esto supone, en la práctica, volver a enviar el tipo de cartas a los proveedores que las empresas enviaban habitualmente antes del año 2000. Parece claro que las cartas deben enviarse anualmente a los proveedores. Sin embargo, no hay ninguna orientación específica sobre el contenido que deben tener estas cartas ni sobre el momento en que deben enviarse. No se exige que los proveedores devuelvan las cartas, solo que se envíen.

Nueva encuesta a los empleados

En algún momento durante el año posterior a la primera actualización de los AAP según las regulaciones revisadas, se debe realizar una nueva encuesta a toda la plantilla de la empresa para recopilar información sobre la situación de discapacidad. Esta encuesta DEBE utilizar el formulario de encuesta sobre discapacidad de la OFCCP. No existe un requisito similar para volver a realizar una encuesta sobre la condición de veterano protegido, pero a las empresas les puede resultar útil realizar una encuesta más general para obtener información demográfica, en lugar de limitarse a recopilar información sobre discapacidad. La nueva encuesta debe completarse a más tardar al final del primer año del AAP de la empresa según las regulaciones revisadas. Por lo tanto, las empresas con AAP del 1 de enero tendrían que completar esta nueva encuesta a más tardar el 31 de diciembre de 2015, mientras que las empresas con AAP del 1 de julio tendrían que completar esta nueva encuesta a más tardar el 30 de junio de 2015.

Elementos que deben estar en su lugar en el momento de la segunda actualización de los AAP

Si bien hay muchos elementos en las regulaciones revisadas que deben implementarse cuando los AAP se actualizan por primera vez en virtud de las regulaciones revisadas o durante el primer año después de la revisión de los AAP, hay un conjunto de requisitos que no pueden implementarse por completo hasta la segunda actualización de los AAP. Este conjunto de requisitos tiene que ver con las métricas de datos que las empresas deben analizar como parte de sus planes de acción afirmativa. Las empresas deben incluir las siguientes métricas de datos a partir de los segundos AAP completados en virtud de la normativa revisada:

El número de solicitantes que son veteranos protegidos o personas con discapacidades.
El número total de puestos vacantes y el número total de puestos cubiertos.
El número total de solicitantes para todos los puestos de trabajo.
El número total de veteranos y personas con discapacidad protegidos que han sido contratados.
El número total de solicitantes contratados

En la segunda actualización del AAP según la nueva normativa, las empresas deben disponer de datos correspondientes a un año basados en las encuestas realizadas a los solicitantes y empleados durante el año anterior. Esto es similar al AAP de una empresa para minorías y mujeres, en el que se analizan los datos de actividad del personal de un año en cada actualización del AAP. Sin embargo, las métricas de datos de los AAP para veteranos y personas con discapacidad se vuelven más complejas en los años siguientes, ya que la OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales incluyan finalmente tres años de información en sus métricas de datos. Esto significa que una empresa no dispondrá de lo que la OFCCP considera un conjunto de datos completo hasta la cuarta actualización del AAP según la nueva normativa.

Las métricas de datos mencionadas anteriormente no están completamente definidas en las regulaciones revisadas. Sin embargo, la OFCCP ha publicado respuestas a preguntas frecuentes (FAQ) en su sitio web que abordan la naturaleza de estas métricas de datos. Estas preguntas frecuentes se pueden encontrar en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm y http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm. Tenga en cuenta que sigue habiendo cierta controversia sobre la interpretación que ha hecho la OFCCP del lenguaje utilizado en sus reglamentos en relación con conceptos como «número total de puestos cubiertos» y «número total de candidatos contratados». Aunque escribiré más sobre las métricas de datos en el futuro, Cara Crotty tiene un interesante artículo sobre este tema en la edición de enero de 2014 de The OFCCP Digest.

En conclusión

Aunque los contratistas y subcontratistas federales ya han realizado una gran labor para aplicar la normativa revisada relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, aún queda mucho por hacer. Las empresas con planes de acción afirmativa (AAP) que se actualizarán a finales de 2014 o principios de 2015 deben empezar a planificar ahora cómo van a aplicar los puntos de la subparte C mencionados anteriormente. Las empresas con AAP que ya se hayan actualizado deben asegurarse de que los puntos mencionados anteriormente se hayan incluido en sus AAP. Las empresas con AAP que se actualizarán en verano deben considerar rápidamente cómo cumplirán los puntos que deben estar en vigor en la fecha de inicio de sus nuevos AAP y cómo comenzarán a trabajar en los puntos restantes relacionados con las regulaciones revisadas.

Para obtener más información sobre las normas revisadas de la OFCCP relativas a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2014.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.