当美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）启动平权行动合规审查时，会向受审查机构发送要求提供各类信息的函件。该函件被称为"安排函"。 日程安排函详细列明了OFCCP要求提交的具体信息清单。针对向政府提供物资或服务的联邦承包商及分包商，该函件要求相关机构在30天内向OFCCP提交所需材料。
2014年10月1日，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）发布了新版日程安排函及项目清单。日程安排函的修订内容虽不甚实质，但项目清单却进行了大幅修订。旧版清单要求提供11项内容，修订版则要求提供22项内容。 新增的11项内容涉及OFCCP修订法规中关于受保护退伍军人及残疾人士的具体要求。此外，原细目清单中的若干条款也进行了实质性修改。
明细清单的变更令联邦承包商和分包商深感不安。其中部分变更似乎负担沉重；另一些变更则存在问题，因为相关机构未必收集过联邦合同合规计划办公室（OFCCP）所要求的数据。
毫无疑问，明细清单中项目数量与性质的扩展，对联邦承包商及分包商而言可能构成负担。然而，接受平权行动合规审查的机构应仔细研读明细清单，并将清单中的要求与授权收集此类信息的联邦法规进行比对。该明细清单并未完全清晰地呈现劳工部合约合规办公室（OFCCP）所要求或有权要求的内容。
在本期《OFCCP文摘》及下期配套文章中，我们将就如何应对新版日程安排函及明细清单提供若干建议。本文将重点探讨修订版明细清单中新增的薪酬数据要求；下期文章则聚焦于修订版人员活动数据要求，以及基于修订版退伍军人及残疾人法规新增的信息要求。
关于索赔信息请求的背景说明
项目清单中最重大的变更之一涉及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对薪酬数据的要求。在项目清单的旧版本中，第11项要求提供接受合规审查的机构的薪酬汇总数据。而现行要求（见第19项）包含以下规定：
- 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求企业提交相关平权行动计划（AAP）劳动力分析中所有员工的个性化薪酬数据。企业需为每位员工提供以下信息：基本薪资或工资率、性别、种族/族裔、入职日期、职位名称、EEO-1分类、职位组别以及"典型工作周内工作时长"。 OFCCP未对"典型工作周工时"作出定义，亦未说明豁免员工的工作时长应如何呈现。
- 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求提供所有参与相关平权行动计划（AAP）的员工薪酬数据，包括"全职、兼职、合同工、日薪或临时工、[以及]临时工"。OFCCP未对上述任何术语作出定义。
- 第19(a)项规定：“薪资调整项目（如奖金、激励金、佣金、绩效加薪、地区津贴及加班费）应针对每位员工单独列明。”
- 第19(b)项指出，公司可就确定员工薪酬所依据的因素提供补充数据。
- 第19(c)项规定，公司应提供与薪酬相关的文件和政策。
- 薪酬数据必须以电子格式提交给联邦合同合规计划办公室。
第19项的措辞似乎表明，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求提交涵盖所有类型雇员的详尽薪酬数据及薪酬政策，包括传统上不纳入平权行动计划的雇员。然而，对第19项的更清晰解读表明，联邦承包商和分包商在向OFCCP提交材料时拥有更大的自主裁量权。
应纳入提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）数据的员工类型
第19项规定，组织必须提交涵盖广泛员工群体的薪酬数据。这包括"合同工、日薪工或临时工[以及]临时雇员"。将合同工和临时工纳入此范围，引发了大量使用通过外部机构支付薪酬的临时工的组织的担忧。然而，此处需重点关注的关键词是"雇员"。 美国联邦合约合规计划办公室（OFCCP）历来将"雇员"定义为接受合规审查的组织名册上的在册人员。该机构通常不要求提供独立承包商、通过中介雇用的临时工及其他未列入公司薪资名册人员的数据。
- 第一条建议：提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的薪酬数据中，应将员工信息限定为公司实际在册员工。
将劳动力分析中的员工与薪酬数据进行匹配
第19项规定，组织在向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交少数族裔及女性平权行动计划时，应提供"截至劳动力分析日期"的薪酬数据。以往，组织仅提供截至平权行动计划提交日，受审查场所内员工的汇总数据。 修订后的细目清单明确要求，劳工部合规办公室期望获得相关AAP劳动力分析中所有员工的薪酬数据。该薪酬数据应以AAP启动日为基准，而非提交至劳工部合规办公室之日或其他时间节点。 在制定行动计划后发生的薪酬变动，可能以多种方式扭曲薪酬数据，从而增加OFCCP分析工作的复杂性。
- 提示二：确保仅提交 workforce analysis（劳动力分析）中涉及员工的薪酬数据，且该数据应为行动计划（AAP）编制时的数据。若后续对特定员工薪酬的调整有助于向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）呈现更积极的状况，请在提交给OFCCP的报告中添加注释，说明这些调整已实施。
提交文件及薪酬政策
第19(c)项规定如下：“与薪酬实践相关的文件和政策……也应包含在提交材料中……”请注意，第19(c)项并未要求必须向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交此类信息。虽然OFCCP有权在合规审查过程中要求提供这些信息，但联邦承包商和分包商在审查开始时并无义务提交。 当然，关于薪酬实践或决策的文件和政策可能有助于企业解释特定薪酬数据，此时企业可酌情作出战略性决定提交相关信息。
- 第三条建议：仅当相关文件有助于解释薪酬决策和数据时，才应在向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交初始材料时一并提交薪酬相关文件和政策。
确定何为“典型工作周”
第19(a)项规定如下：“对于所有雇员，薪酬包括基本工资和/或工资率，以及典型工作周内的工时。”尽管该条款存在诸多问题，但联邦合约合规计划办公室（OFCCP）实质上要求企业同时提供薪酬和工时数据。
理解联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求提供工时数据的意图很有必要。该机构旨在规范数据，以便准确比较同一职位或薪资等级内的员工情况。其担忧在于雇主提交年度薪资数据时，往往未意识到兼职员工在同等岗位上的收入低于全职员工。该机构希望通过工时数据，为兼职员工计算出全职等效薪资。 通过核查全体员工的全职等效工资，该机构力求实现同类岗位间的公平比较。
在修订后的明细清单中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）本应要求提供所有员工的全职等效工资。然而该机构却要求提供基础薪资或工资率，同时附上"典型工作周的工时"。这种"典型工作周工时"的设定存在两类问题： 首先，典型工作周的工时数与全职豁免员工的薪酬无关。这类员工无论每周工作35小时、45小时还是65小时，都将获得固定薪资。若OFCCP将全职豁免员工的平均工时除以薪资来计算时薪，这种做法可能产生误导。
- 提示四：对于全职豁免员工，应将"典型工作周的工作时间"标注为每周40小时。多位联邦合同合规计划办公室官员已承认，该工作时间规定对全职豁免员工几乎毫无意义，而40小时是合理的替代方案。
关于"典型工作周的工时"这一概念还存在第二个问题：部分非豁免员工并不存在易于界定的"典型工作周"。所谓典型工作周是指员工过去一年平均工作时长吗？还是指在无加班机会或要求情况下员工通常的工作时长？ 如何考量自愿或非自愿性裁员？待命员工或工作周长短交替的员工，其典型工作周如何界定？工作时间不固定且无固定工作周的员工，其典型工作周又该如何定义？在这些情境下，关键在于理解联邦合约合规计划办公室（OFCCP）旨在评估同职级同岗位员工的薪酬差异。 因此关键问题并非何为典型工作周，而在于薪酬应如何呈现。若以小时薪资形式展示（以便与其他员工小时薪资进行合理比较），则"无典型工作周"这一事实的重要性将大幅降低。唯一剩余的问题是：对于工作时间表特殊的人员，应采用何种数值来体现典型工作周？针对不同情况可考虑以下方案：
- 即使员工经常获得额外加班时间，仍显示常规全职员工的工作时间为40小时；
- 显示兼职人员不固定工作时间的平均工时，并附有相关工作时间安排的说明；
- 显示员工常规工作时间，这些员工的工作安排包含偶尔（或频繁）的停工安排。
- 提示五：对于工作时间不规律的员工，务必以小时薪资形式显示薪酬。关于"典型工作周的工时"，可展示在无加班、停工或其他特殊排班情况下的工作周样本。若员工确实存在不固定的工作时间，则显示每周平均工时。若特定职位或薪资等级的员工工时差异显著，建议提供工时说明注释。
截至本文撰写之日（2015年3月19日），在涉及新排期函及明细清单的合规审查中，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）极少要求提供大量额外薪酬信息。提供清晰且恰当的薪酬数据，并在必要时附上说明性信息，可有效减少OFCCP对薪酬实践及决策的后续追问。
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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
