成功的 ELM 软件 RFP 中应包含的 8 个主题
你是公司的新员工，负责实施法律运营解决方案。或者，你的部门多年来一直使用同一款软件，但它已经过时，而且你知道还有更好的选择。更糟糕的是，你的供应商正在淘汰你当前的软件，并向你收取高昂的升级费用。
无论您的搜索动机如何，寻找和实施新软件或替换软件都是一项艰巨的任务。从一份强有力的招标书开始搜索，是筛选供应商的明智策略，它能穿透销售人员的叙述，将您的选择范围缩小到最符合您要求的少数几个供应商。
但是，如何确保您的招标书能提供足够准确的信息和细节，以便您做出选择，同时又不显得过于繁琐呢？(相信我，我们都见过这种情况）。
首先，要认识到大多数法律运营软件供应商都提供相同功能的变体--电子账单、事务管理、自动化工作流程等。把这些显而易见的问题留给演示。在演示中，你可以确定软件的易用性、灵活性和美观性。在演示过程中，您还可以提出一些非常具体的问题，例如"向我们详细展示你们的预算模块 "或 "向我们展示如何 ____"（然后观察浏览该功能的难易程度）。
在这一阶段，你真正想知道的是 "你的软件与竞争对手的区别是什么？这似乎是一个显而易见的问题，但许多招标书都省略了这个问题，然后依靠采购人员自己从所有答复中找出不同之处。
理想情况下，您的招标书应侧重于以下方面：
- 安全--提前解决这个问题。如果您有特定的安全要求（即多因素身份验证、HIPPA、NIST、防火墙、SaaS 与现场），现在就确定这些要求，并确保供应商能满足这些要求
- 实施- 像贵公司这样的实施需要多长时间；供应商的实施方法是什么；在实施过程中对贵公司的期望是什么
- 定制- 贵方是否可以选择定制软件，这对招标书中涉及的其他问题有何影响
- 服务和支持- 如何获得升级；是否有定期计划的停机时间；如何解决问题；供应商提供哪种类型的长期支持；如果是电子计费，如何为公司提供支持
- 集成- 供应商进行了多少次集成，与哪些其他软件进行了集成；客户的集成或数据传输数量是否有限制；集成设计和测试对实施有何影响；供应商是否还能与本地系统进行集成
- 转换--如果您要更换当前的系统，请了解供应商是否完成过当前平台的其他转换。询问这些参考资料或案例研究；供应商如何处理历史数据转换；转换后的数据是否可搜索和可报告；数据大小是否有限制。
- 创新/研发--了解供应商的路线图；供应商是否有客户咨询小组；你能否提出新功能建议
- 成交障碍 --如果有绝对必须具备的功能或条件，请在此处列出并注明
一份出色的征求建议书的点睛之笔？
您还会遇到 一些特定行业的问题--"你们能处理国际货币吗？"、"你们的软件如何管理复杂的诉讼/大规模侵权行为？"或 "你们公司在 X 行业有哪些经验？
最后，在您的招标书和随附材料中，要愿意分享有关您的法律部门、其规模、用户数量、事务和发票的信息，如果可能的话，还要提供预计数量，以便供应商据此提出定价建议。 软件供应商通常很难仅凭贵公司的规模来衡量交易的大小。任何人都不希望在征求建议书、演示和定价讨论中取得进展，但经过几个月的关注后却发现这笔交易对任何一方来说都太大、太小或太昂贵。
有了这些工具，您就可以获得做出明智决定所需的数据，并满怀信心地继续寻找。
