8 temas que deben incluirse en una solicitud de oferta de software ELM exitosa
Eres nuevo en la empresa y te han encargado la implantación de soluciones de Legal Ops. O bien, su departamento ha tenido el mismo software durante años, está anticuado, y usted sabe que hay mejores opciones disponibles. Peor aún, su proveedor está dejando obsoleto su software actual y le está cobrando una tarifa exorbitante por actualizarlo.
Sea cual sea el motivo de su búsqueda, encontrar e implantar software nuevo o de sustitución puede ser una tarea desalentadora. Empezar la búsqueda con una RFP sólida es una forma inteligente y táctica de cribar a los proveedores, dejando de lado la narrativa de ventas y reduciendo las opciones a los pocos que más se ajustan a sus requisitos.
Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su solicitud de propuestas le proporcione suficiente información precisa y detallada para realizar su selección, sin que resulte excesivamente engorrosa? (Créame, todos los hemos visto).
En primer lugar, reconozca que la mayoría de los proveedores de software de operaciones jurídicas ofrecen variaciones de las mismas funciones: facturación electrónica, gestión de asuntos, flujos de trabajo automatizados, etc. Guarde esas preguntas obvias para la demostración. Allí podrá determinar la facilidad de uso, la flexibilidad y la estética. La demostración es también el momento de hacer preguntas muy concretas, por ejemplo: "muéstrenos su módulo de presupuesto en detalle", o "muéstrenos cómo ____" (y luego observe lo fácil/difícil que es navegar por esa función).
En esta fase, lo que realmente quiere saber es "¿Qué distingue a su software del de sus competidores?". Parece una pregunta obvia, pero muchas solicitudes de propuestas omiten esta cuestión y confían en que el responsable de la contratación examine todas las respuestas para descubrir las diferencias por sí mismo.
Lo ideal sería que su RFP se centrara en lo siguiente:
- Seguridad: ocúpese de esto desde el principio. Si tiene requisitos de seguridad específicos (por ejemplo, autenticación multifactor, HIPPA, NIST, cortafuegos, SaaS frente a in situ), identifíquelos ahora y asegúrese de que los proveedores puedan cumplirlos.
- Implantación: cuánto tarda una implantación como la suya, cuál es el planteamiento del proveedor respecto a la implantación, qué se espera de su empresa durante la implantación...
- Personalización - ¿Es la personalización del software una opción para usted y cómo afecta a otras cuestiones abordadas en la RFP?
- Servicio y asistencia: cómo se obtienen las actualizaciones, si hay periodos de inactividad programados, cómo se resuelven los problemas, qué tipo de asistencia a largo plazo ofrece el proveedor y, en caso de facturación electrónica, cómo se ofrece asistencia a las empresas.
- Integraciones: en cuántas integraciones ha participado el proveedor y con qué otro software; existen límites en el número de integraciones o transferencias de datos que puede realizar un cliente; qué impacto tienen el diseño y las pruebas de integración en la implementación; puede el proveedor integrarse también con un sistema propio.
- Conversiones - Si va a sustituir un sistema actual, averigüe si el proveedor ha realizado otras conversiones desde su plataforma actual. Pida esas referencias o estudios de casos; cómo gestiona el proveedor las conversiones de datos históricos; se pueden buscar y notificar los datos convertidos; hay un límite en el tamaño...?
- Innovación/Investigación y desarrollo: averigüe cuál es la hoja de ruta del proveedor, si cuenta con un panel consultivo de clientes y si puede sugerir nuevas funciones.
- Deal-breakers - Si hay alguna característica o condición que sea absolutamente imprescindible, inclúyala aquí e identifíquela como tal.
¿El toque final de una gran RFP?
También tendrá algunas preguntas específicas del sector: "¿pueden gestionar divisas internacionales?", "¿cómo gestiona su software litigios complejos/daños masivos?" o "¿qué experiencia tiene su empresa en el sector X?".
Por último, en su RFP y en los materiales que la acompañan, esté dispuesto a compartir información sobre su departamento jurídico, su tamaño, el número de usuarios, asuntos y facturas y, si es posible, el volumen previsto en el que los proveedores pueden basar sus propuestas de precios. A menudo es difícil para un proveedor de software calibrar la envergadura del acuerdo sólo por el tamaño de su empresa. Lo último que alguien quiere es avanzar a través de la RFP, la demostración y las discusiones de precios sólo para descubrir después de meses de atención que el acuerdo es demasiado grande, demasiado pequeño o demasiado costoso para cualquiera de las partes.
Armado con estas herramientas, obtendrá los datos que necesita para tomar una decisión informada y continuar su búsqueda con confianza.
