审计电子表格的重要性

本文将为您提供进行有效电子表格审计所需的信息。

无论是创建基于电子表格的新模型，还是从同事那里继承复杂的 Excel 文件，能够有效审核电子表格都是确保决策所需数据可靠的有用技能。本文概述了电子表格的工作原理以及如何进行有效的电子表格审计，并将手动内置 Excel 工具与自动电子表格管理平台进行了比较。

电子表格中的错误和缺陷时有发生。对整个企业的重要电子表格进行审计有助于降低出错风险，使数据流程更加稳健可靠；准确了解企业的可用资源对于做出正确的战略选择至关重要。如果不向决策者提供正确的信息和数据，就很有可能根据错误的数字犯下错误。

什么是电子表格审计？

简单来说，电子表格审计的目的是确保电子表格按照设计的方式运行。这包括检查所有单元格是否按计划执行，数据是否按预期处理，以及是否有错误输入到工作表中。

有一些流程可以让审计工作更容易完成，还有一些 excel 审计工具可以帮助探索数据在工作表中的结构方式以及正在进行的计算。我们在下文中概述了可用的流程。

如何审核电子表格？

手工电子表格审计

手动审核电子表格是一个耗时的过程，需要检查隐藏的行、列或工作表，并逐张逐个验证单元格输入，以检查数据、计算和格式。

此外，典型的电子表格审计会更深入，以了解数据在电子表格中移动时的顺序和流程。Excel 中的许多工具可用于仔细查看单个单元格和工作表：

如果高亮显示的单元格中包含公式，并且您使用了此功能，则会在工作表上绘制箭头，高亮显示用于生成公式的所有单元格。

跟踪受抚养人

该函数将从高亮显示的单元格向公式中使用该单元格的其他单元格绘制箭头。

移除箭头

这将删除跟踪先例或跟踪从属功能添加到工作表中的任何箭头。

显示公式

这将显示当前工作表中的所有公式。

错误检查

该功能包含 3 个选项。

• 第一个 "错误检查 "用于突出显示单元格中的错误，如 #VALUE!，同时提出修复建议。
• 第二个选项是 "跟踪错误"，如果某个单元格出现错误，使用该选项将在工作表中添加箭头，指向所有源单元格。
• 循环引用 "可高亮显示包含公式的单元格，这些公式的范围包括单元格本身。

评估公式

这将弹出一个对话框，帮助用户拆开复杂公式的不同部分，排除故障。

数据验证

数据验证可在数据功能区中找到，允许对单元格范围设置规则。定义这些规则后，用户只能输入合格的值。通过使用 "圈选无效数据 "选项，所有不符合数据验证所定义规则的单元格都会突出显示。虽然数据验证应防止输入某些数字，但公式有时会超越这些规则。

在处理大型电子表格时，数据被分割到多个工作簿中的情况并不少见。不时会弹出对话框，通知工作簿包含来自其他来源的信息。要查找从其他工作簿提取的信息，请转到数据功能区，然后转到 "查询和连接 "部分。

电子表格自动审计

可以理解的是，执行上述所有检查都需要大量时间，而使用电子表格管理软件平台则可以节省这些时间。我们的解决方案使企业能够揭示和了解电子表格的数据脉络，识别对特定文件所做的任何更改、更改时间和更改人，从而避免出现不一致和错误的风险。

通过实施电子表格自动化解决方案，您将能够

• 比较文件的多个版本，以确定所做的更改。
• 在电子表格和 Access 数据库中应用控制框架，创建更改的审计跟踪，并查看文件如何随时间演变。
• 管理高风险电子表格中关键单元格的审查和批准流程。
• 自动生成文件证据，如 SOX 合规文件。

ClusterSeven 可增强管理控制，帮助您更好地管理依赖电子表格的流程，降低出错风险。

该软件在后台不引人注意地工作，监控、记录和分析文件的更改（即使文件被重命名），并提醒您注意任何异常情况，以便您采取措施。所有这一切都不会改变电子表格提供的灵活性，也不会改变人们使用电子表格的方式。

电子表格审计并不麻烦。查看我们的电子表格风险管理指南，了解有关 Excel 文件和其他最终用户计算应用程序风险管理的更多信息。