Die Bedeutung der Prüfung einer Kalkulationstabelle

In diesem Artikel finden Sie die Informationen, die Sie benötigen, um eine effektive Prüfung der Kalkulationstabelle durchzuführen.

Ob Sie nun ein neues, auf einer Kalkulationstabelle basierendes Modell erstellen oder eine komplexe Excel-Datei von einem Kollegen übernehmen, die Fähigkeit, eine Kalkulationstabelle effektiv zu prüfen, ist eine nützliche Fähigkeit, um sicherzustellen, dass die Daten, die für die Entscheidungsfindung benötigt werden, zuverlässig sind. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Tabellenkalkulationen funktionieren und wie man eine effektive Prüfung von Tabellenkalkulationen durchführt, wobei die manuellen, integrierten Excel-Tools mit einer automatisierten Plattform zur Tabellenkalkulationsverwaltung verglichen werden.

Fehler und Unzulänglichkeiten in Tabellenkalkulationen kommen immer wieder vor. Die Prüfung der wichtigsten Tabellenkalkulationen in einem Unternehmen kann dazu beitragen, das Fehlerrisiko zu mindern und die Datenprozesse robuster und zuverlässiger zu machen; genau zu verstehen, welche Ressourcen einem Unternehmen zur Verfügung stehen, ist entscheidend, um die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Wenn Informationen und Daten den Entscheidungsträgern nicht korrekt zur Verfügung stehen, besteht die Gefahr, dass sie auf der Grundlage falscher Zahlen Fehler machen.

Was ist Spreadsheet Auditing?

Einfach ausgedrückt, sollen Tabellenkalkulationsprüfungen sicherstellen, dass eine Kalkulationstabelle so funktioniert, wie sie erstellt wurde. Dazu gehört die Überprüfung, ob alle Zellen das tun, was für sie geplant war, ob die Daten wie erwartet verarbeitet werden und ob keine Fehler in das Blatt eingegeben wurden.

Es gibt Verfahren, die die Prüfung erleichtern, sowie Excel-Prüfungstools, mit deren Hilfe die Struktur der Daten in den Tabellenblättern und die durchgeführten Berechnungen untersucht werden können. Wir haben die verfügbaren Verfahren im Folgenden beschrieben.

Wie prüft man eigentlich eine Tabellenkalkulation?

Manuelle Tabellenkalkulationsprüfung

Die manuelle Prüfung einer Kalkulationstabelle ist ein zeitaufwändiger Prozess, bei dem nach versteckten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern gesucht und die Zelleingaben einzeln, Blatt für Blatt, überprüft werden müssen, um Daten, Berechnungen und Formatierungen zu kontrollieren.

Darüber hinaus würde ein typisches Spreadsheet-Audit tiefer gehen, um die Reihenfolge und den Fluss der Daten zu verstehen, während sie sich durch ein Spreadsheet bewegen. In Excel gibt es eine Reihe von Werkzeugen, mit denen man einzelne Zellen und Blätter genauer betrachten kann:

Wenn die markierte Zelle eine Formel enthält und Sie diese Funktion verwenden, werden Pfeile auf das Blatt gezeichnet, die alle Zellen markieren, die zur Erstellung der Formel verwendet wurden.

Abhängige aufspüren

Diese Funktion zeichnet Pfeile von einer markierten Zelle zu allen anderen Zellen, die sie in einer Formel verwenden.

Pfeile entfernen

Dadurch werden alle Pfeile entfernt, die die Funktionen Trace Precedents oder Trace Dependents auf dem Arbeitsblatt hinzugefügt haben.

Formeln anzeigen

Dadurch werden alle Formeln angezeigt, die sich im aktuellen Arbeitsblatt befinden.

Fehlerüberprüfung

Diese Funktion enthält 3 Optionen.

• Die erste "Fehlerprüfung" wird verwendet, um Zellen mit Fehlern, wie z. B. #VALUE!, hervorzuheben und gleichzeitig Vorschläge zu deren Behebung zu machen.
• Die zweite Option ist "Fehler verfolgen". Wenn eine Zelle einen Fehler enthält, werden dem Blatt Pfeile hinzugefügt, die auf alle Ursprungszellen verweisen.
• Zirkelbezüge" hebt alle Zellen mit Formeln hervor, deren Bereich sich selbst einschließt.

Formel auswerten

Dadurch wird ein Dialogfeld angezeigt, das die verschiedenen Abschnitte komplexer Formeln aufschlüsselt und dem Benutzer bei der Fehlersuche hilft.

Validierung von Daten

Die Datenüberprüfung befindet sich in der Multifunktionsleiste Daten und ermöglicht die Festlegung von Regeln für einen Bereich von Zellen. Wenn diese Regeln definiert sind, können die Benutzer nur qualifizierte Werte eingeben. Mit der Option "Ungültige Daten einkreisen" werden alle Zellen, die nicht den von der Datenüberprüfung definierten Regeln entsprechen, hervorgehoben. Während die Datenüberprüfung die Eingabe bestimmter Zahlen verhindern sollte, kann eine Formel diese Regeln manchmal überstimmen.

Bei der Arbeit an einer großen Kalkulationstabelle ist es nicht ungewöhnlich, dass die Daten auf mehrere Arbeitsmappen aufgeteilt sind. Von Zeit zu Zeit wird ein Dialogfeld angezeigt, das darauf hinweist, dass die Arbeitsmappe Informationen aus einer anderen Quelle enthält. Um die Informationen zu finden, die aus einer anderen Arbeitsmappe stammen, gehen Sie zur Multifunktionsleiste Daten und dann zum Abschnitt "Abfragen und Verbindungen".

Automatisierte Tabellenkalkulationsprüfung

Es ist verständlich, dass die Durchführung aller oben genannten Prüfungen viel Zeit in Anspruch nimmt, die durch den Einsatz einer Spreadsheet Management Software-Plattform eingespart werden kann. Unsere Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die Datenabfolge von Tabellenkalkulationen offenzulegen und zu verstehen, alle Änderungen zu identifizieren, die an bestimmten Dateien vorgenommen wurden, wann und von wem, um das Risiko von Inkonsistenzen und Fehlern zu vermeiden.

Durch die Implementierung einer Lösung zur Automatisierung von Tabellenkalkulationen sind Sie in der Lage:

• Vergleichen Sie mehrere Versionen einer Datei, um die vorgenommenen Änderungen zu ermitteln.
• Wenden Sie einen Kontrollrahmen auf Ihre Tabellenkalkulationen und Access-Datenbanken an, um einen Prüfpfad für Änderungen zu erstellen und zu sehen, wie sich Ihre Dateien im Laufe der Zeit entwickeln.
• Verwalten des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses für kritische Zellen in Tabellenkalkulationen mit hohem Risiko.
• Automatisieren Sie die Erstellung von Nachweisen, z. B. für die Einhaltung der SOX-Vorschriften.

ClusterSeven bietet Ihnen eine bessere Kontrolle über die Verwaltung von Prozessen, die von Tabellenkalkulationen abhängig sind, und reduziert das Fehlerrisiko.

Die Software arbeitet unauffällig im Hintergrund, überwacht, protokolliert und analysiert Änderungen an Dateien (auch wenn sie umbenannt werden) und macht Sie auf Anomalien aufmerksam, so dass Sie Maßnahmen ergreifen können. Und das alles, ohne die Flexibilität von Tabellenkalkulationen oder die Art und Weise, wie mit ihnen gearbeitet wird, zu verändern.

Audits von Tabellenkalkulationen müssen nicht mühsam sein. Werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zum Risikomanagement von Tabellenkalkulationen, um mehr über die Risiken von Excel-Dateien und anderen Endbenutzer-Computeranwendungen zu erfahren .