I-9 表核实填写指南

移民法不断演变，雇主很难跟上最新的规则和法规。I-9 表又称 就业资格核实表是美国公民及移民服务局（USCIS）的一种表格，用于核实在美国就业的所有个人的身份和就业许可。

无论是公民还是非公民，雇主或其授权代表都必须为其雇用的每位工人填写该表格。

为了控制和限制非法移民，美国国会于 1986 年通过了《移民改革与控制法案》（Immigration Reform and Control Act，简称 IRCA）。移民和国籍法》（INA）第 274A 条对IRCA 的就业资格核实做出了规定。

在招聘、雇用、解雇、填写 I-9 表和 E-Verify 流程中，禁止基于个人实际或感知的公民身份、移民身份或民族血统进行歧视。美国公民与移民服务局（USCIS）网站上对此有详细说明；必须实施适当的非歧视政策，以确保所有员工了解相关规定。

移民和国籍法》的反歧视条款由司法部民权司负责执行：移民和雇员权利科(IER) 负责执行。这些条款禁止以下四种非法行为

• 公民或移民身份歧视
• 民族歧视
• 不公平的记录做法
• 报复或恐吓

鉴于该流程所涉及的步骤以及相关的严格规定，填写和验证 I-9 表可能是一项挑战--尤其是对于远程工作者而言（其人数最近有所增加）。本指南概述了 I-9 核实的组成部分和步骤，既适用于本人，也适用于远程工作者。

I-9 核实要求

雇员和雇主（或雇主的授权代表）都必须填写 I-9 表格。联邦法律还禁止个人（和/或企业）在明知独立承包商未获得在美工作许可的情况下与之签订合同。

I-9 表格细目

I-9 表格包括三个部分：

• 第一部分是雇员信息和证明，应由雇员填写。
• 第二部分供雇主（或授权代表）审查和核实，并由他们填写。
• 第三部分用于重新认证和重新雇用，应由雇主为重新雇用或需要重新认证就业授权的员工填写。

雇员填写表格的第一部分，输入有关其身份和就业资格的信息，并提供所有必要的证明文件，最迟不得晚于其就业的第一天。 雇主最迟在雇用的第三个工作日内填写第二部分。

雇员必须证明其就业许可，并提供可接受的文件来支持这一要求。雇主必须对这些文件进行审查，认定其适当性和真实性，并将其记录在 I-9 表中。这些信息和 I-9 表应由雇主保留一段指定的时间，并在需要时出示给授权的政府官员。

远程员工的 I-9 验证

COVID-19 以多种方式扰乱了我们的生活，包括对 I-9 表格进行修改。

国土安全部（DHS）和美国移民与海关执法局（ICE）于 2020 年 3 月 19 日在 I-9 合规性方面引入了灵活性。该临时指南原定于 2020 年 12 月 31 日到期，允许国土安全部 "根据《移民和国籍法》第 274A 条，行使检察自由裁量权，推迟与就业资格验证（I-9 表）相关的实际存在要求"。

由于大流行病导致预防措施延长，国土安全部已将这一政策延长 至 2021 年底。不过，这只适用于远程操作的工作场所，而且 I-9 规定一直在变化。

就业资格核查的例外情况

雇主必须为他们在美国雇佣的每一位员工填写并保留 I-9 表格，但有一些例外情况。根据美国移民局的规定，这些豁免包括

• 实际不在美国工作的个人。
• 1986 年 11 月 6 日或之前雇用的个人，他们仍在继续工作并有合理的就业期望
• 2009 年 11 月 27 日或之前在北马里亚纳群岛联邦就业的个人
• 不定期受雇于私人家庭从事家政工作的个人
• 独立承包商或提供劳动力的个人，如果他们受雇于提供合同服务的承包商的话

I-9 表必须在何时之前填写？

随着人工填写 I-9 表格的人越来越少，让我们来看看 E-Verify 的截止日期。及时填写 I-9 表格并提交给 E-Verify 至关重要。如果不依法填写和验证，雇主可能会受到严厉的处罚和罚款。

填写并提交 I-9 表格

• 要求新员工填写 I-9 表格第 1 部分的时间最早为接受聘用通知之后。I-9 表格不能用作申请人筛选程序的一部分
• 新员工必须在带薪工作的第一天结束前完成第 1 部分
• 雇主填写表格第 2 部分的最晚时间为雇用第一天后的第三天结束时
• 雇主应鼓励新员工在填写第 1 部分后尽快出示身份证明文件。雇主必须允许新员工在开始带薪工作后三天内出示可接受的身份证明文件（I-9 表格说明中列出了这些文件）。如果新员工在此期限内未能出示这些证件，他们可能会因未能填写 I-9 表格而被解雇。

通过 E-Verify 验证 I-9

新员工可提交核查：

• 最早应在申请人接受了职位，且新雇员和雇主都填写了 I-9 表格的两个部分之后。核实工作可在员工开始带薪工作之前完成
• 最迟在新员工带薪上班的第一天起的三天之后

*这些日期的例外情况是工作少于三天的员工。

常见的 I-9 错误

I-9 表格是相当多的文书工作。出错是常有的事，而出现问题的原因有很多，如员工监管未经培训或培训不力，或未进行内部审核，未能及时发现错误或不足。一些最常见的挑战包括

• 表格部分不完整或不正确（如缺少签名或复选框，或提供虚假信息）
• 未能提供或核实证明文件
• 错过申报截止日期

这就不难理解为什么会很困难了。为了确保合规，雇主必须跟踪1200 多份I-9 表的规则。2018 年，60%-80% 的纸质 I-9 表丢失、不完整或包含错误和失误。被发现存在 I-9 和移民问题的公司很快就会成为 24 小时媒体周期中的焦点，给您的品牌和声誉带来风险。

电子 I-9 解决方案

确保准确、及时填写就业资格表格的最佳方法是考虑采用电子解决方案。

通过安全的纸质表格扫描和人工钥匙输入服务，将 I-9 数字化可以提高效率。将存档的纸质 I-9 转换为合规且易于管理的电子表格，可以降低纸质错误的风险，同时保留纸质记录，以备将来审计。COVID-19 证明，纸质文书工作正在迅速过时，但许多 I-9 仍在以这种方式处理。76% 的纸质 I-9 表格至少有一处可细化的错误；这一比例是带有验证功能的电子 1-9 表格的 4.1 倍。如果没有中央存储库，表格很容易丢失，从而带来更高的审计风险。

Tracker I-9 Compliance是业内最先进的 I-9 合规解决方案。从纸质表格数字化到持续的电子 I-9 管理，它是由顶级移民专家打造的用户友好型合规解决方案。迄今为止，端到端的合规性保持了 20 多年零客户罚款的完美记录。它能应对上述所有挑战。