Guide pour remplir le formulaire de vérification I-9

La législation sur l'immigration est en constante évolution, ce qui rend difficile pour les employeurs de se tenir au courant des dernières règles et réglementations. Le formulaire I-9, également connu sous le nom de Employment Eligibility Verification (vérification de l'admissibilité à l'emploi), est un formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) qui vérifie l'identité et l'autorisation d'emploi de toutes les personnes employées aux États-Unis.

Les employeurs - ou leurs représentants autorisés - doivent remplir le formulaire pour chaque travailleur qu'ils embauchent, qu'il s'agisse d'un citoyen ou d'un non-citoyen.

Dans le but de contrôler et de limiter l'immigration clandestine, le Congrès a adopté en 1986 la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (Immigration Reform and Control Act, ou IRCA). Les dispositions de l'IRCA relatives à la vérification de l'admissibilité à l'emploi figurent à l'article 274A de la loi sur l'immigration et la nationalité (INA).

La discrimination est interdite sur la base de la citoyenneté, du statut d'immigration ou de l'origine nationale, réels ou perçus, d'une personne au cours des processus de recrutement, d'embauche, de licenciement, du formulaire I-9 et de E-Verify. Cette interdiction est soulignée en détail sur le site web de l'USCIS; des politiques de non-discrimination appropriées doivent être mises en œuvre pour s'assurer que tous les employés comprennent les règles.

Les dispositions antidiscriminatoires de l'INA sont appliquées par la division des droits civils du ministère de la justice : Immigrant and Employee Rights Section (IER). Elles interdisent quatre types de comportements illicites -

• Discrimination fondée sur la citoyenneté ou le statut d'immigrant
• Discrimination fondée sur l'origine nationale
• Pratiques documentaires déloyales
• Représailles ou intimidation

Compte tenu des étapes du processus et des réglementations strictes qui l'entourent, remplir et vérifier le formulaire I-9 peut représenter un défi, en particulier pour les travailleurs à distance (dont le nombre a récemment augmenté). Ce guide présente les éléments et les étapes de la vérification du formulaire I-9 pour les travailleurs en personne et les travailleurs à distance.

Exigences de vérification I-9

Les employés et les employeurs (ou les représentants autorisés de l'employeur) doivent remplir le formulaire I-9. La loi fédérale interdit également aux particuliers (et/ou aux entreprises) de passer un contrat avec un entrepreneur indépendant s'ils savent que celui-ci n'est pas autorisé à travailler aux États-Unis.

Ventilation du formulaire I-9

Le formulaire I-9 se compose de trois sections :

• La première section est destinée à l'information et à l'attestation de l'employé et doit être remplie par l'employé.
• La deuxième section est destinée à l'examen et à la vérification par l'employeur (ou son représentant autorisé), qui la remplit en conséquence.
• La troisième section concerne la révision et les réembauches et doit être remplie par les employeurs pour les employés qui sont réembauchés ou dont l'autorisation d'emploi doit être révisée.

Les salariés remplissent la première partie du formulaire, en indiquant les informations relatives à leur identité et à leur éligibilité à l'emploi, et en fournissant toutes les pièces justificatives requises, au plus tard le premier jour de leur emploi. L'employeur remplit la deuxième section au plus tard le troisième jour ouvrable de l'emploi.

Les employés attestent de leur autorisation d'emploi et doivent produire des documents acceptables à l'appui de cette affirmation. Ces documents doivent être examinés par l'employeur, jugés appropriés et authentiques, et enregistrés sur le formulaire I-9. Ces informations et le formulaire I-9 doivent être conservés par l'employeur pendant une période déterminée et être présentés aux agents gouvernementaux autorisés en cas de besoin.

Vérification I-9 pour les employés à distance

Le COVID-19 a bouleversé nos vies de plusieurs façons, notamment en apportant des changements au formulaire I-9.

Le 19 mars 2020, le ministère de la sécurité intérieure (DHS) et le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) ont introduit une certaine flexibilité dans la conformité au formulaire I-9. Cette directive temporaire, qui devait initialement expirer le 31 décembre 2020, permet au DHS "d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour reporter les exigences de présence physique associées à la vérification de l'admissibilité à l'emploi (formulaire I-9) en vertu de l'article 274A de la loi sur l'immigration et la nationalité".

En raison des mesures de précaution prolongées causées par la pandémie, le DHS a prolongé cette politique jusqu'à la fin de l'année 2021. Toutefois, cette mesure ne s'applique qu'aux lieux de travail qui opèrent à distance et la réglementation I-9 est en constante évolution.

Exceptions à la vérification de l'éligibilité à l'emploi

Les employeurs doivent remplir et conserver les formulaires I-9 pour chaque employé qu'ils embauchent aux États-Unis, sous réserve de certaines exemptions. Selon l'USCIS, ces exemptions sont les suivantes :

• Les personnes qui ne travaillent pas physiquement aux États-Unis.
• Les personnes embauchées au plus tard le 6 novembre 1986, qui conservent leur emploi et ont une attente raisonnable en matière d'emploi.
• Personnes embauchées dans le Commonwealth des îles Mariannes du Nord au plus tard le 27 novembre 2009
• Personnes employées pour des travaux domestiques dans un domicile privé sur une base irrégulière
• Entrepreneurs indépendants ou personnes fournissant de la main-d'œuvre s'ils sont employés par un entrepreneur fournissant des services contractuels

Quand le formulaire I-9 doit-il être rempli ?

Étant donné que de moins en moins de personnes remplissent manuellement le formulaire I-9, nous allons nous pencher sur les échéances de E-Verify. Il est de la plus haute importance de remplir le formulaire I-9 et de le soumettre à E-Verify dans les délais impartis. Le fait de ne pas remplir et vérifier le formulaire conformément à la loi peut entraîner des pénalités et des amendes considérables pour les employeurs.

Remplir et soumettre le formulaire I-9

• La section 1 du formulaire I-9 ne peut être demandée à un nouvel employé qu'après l'acceptation d'une offre d'emploi. Le formulaire I-9 ne peut pas être utilisé dans le cadre de la procédure de sélection des candidats.
• Le nouvel embauché doit remplir la section 1 avant la fin de son premier jour de travail rémunéré .
• L'employeur peut remplir la section 2 du formulaire au plus tard à la fin du troisième jour suivant le premier jour de travail.
• Les employeurs doivent encourager les nouveaux employés à présenter des documents d'identification dès que possible après avoir rempli la section 1. Ils doivent leur laisser jusqu'à trois jours après le début du travail rémunéré pour présenter des documents d'identification acceptables (ceux-ci sont énumérés dans les instructions du formulaire I-9). Si le nouvel employé ne présente pas ces documents à la fin de cette période, il peut être licencié pour n'avoir pas rempli le formulaire I-9.

Vérification I-9 avec E-Verify

Une nouvelle embauche peut être soumise à vérification :

• Au plus tôt, après que le candidat a accepté le poste et que le nouvel employé et l'employeur ont rempli les deux sections du formulaire I-9. La vérification peut être effectuée avant que l'employé ne commence à travailler contre rémunération.
• Au plus tard, trois jours après le premier jour de travail rémunéré du nouvel embauché

*L'exception à ces dates concerne les employés qui travailleront moins de trois jours.

Erreurs courantes de l'I-9

Les formulaires I-9 représentent un travail administratif considérable. Les erreurs sont fréquentes et les problèmes peuvent survenir pour de nombreuses raisons, telles que la supervision d'un personnel non formé ou mal formé, ou l'absence d'audits internes permettant de détecter les erreurs ou les insuffisances. Parmi les problèmes les plus courants, citons

• sections du formulaire incomplètes ou incorrectes (signatures ou cases à cocher manquantes, fausses informations, etc.)
• Défaut de fournir ou de vérifier les pièces justificatives
• Délais de dépôt non respectés

Il est facile de comprendre pourquoi cela peut être difficile. Pour assurer la conformité, les employeurs doivent suivre plus de 1 200 règles du formulaire I-9. En 2018, entre 60 et 80 % des formulaires I-9 papier ont disparu, étaient incomplets ou contenaient des fautes et des erreurs. Les entreprises qui ont des problèmes d'I-9 et d'immigration peuvent rapidement se retrouver sous les feux des projecteurs dans le cycle médiatique de 24 heures, ce qui crée un risque pour votre marque et votre réputation.

Solutions électroniques I-9

La meilleure façon de s'assurer que vos formulaires d'éligibilité à l'emploi sont remplis avec précision et dans les délais est d'envisager des solutions électroniques.

La numérisation des formulaires I-9 peut vous permettre de gagner en efficacité, grâce à des services sécurisés de numérisation des formulaires papier et de saisie manuelle des données. La conversion de vos formulaires I-9 archivés en formulaires électroniques conformes et faciles à gérer peut réduire le risque d'erreurs dues au papier tout en conservant une trace écrite pour les audits futurs. COVID-19 prouve que les documents papier sont rapidement dépassés, mais que de nombreux formulaires I-9 sont encore traités de cette manière. 76 % des formulaires I-9 sur papier comportent au moins une erreur vérifiable, soit 4,1 fois plus que les formulaires I-9 électroniques avec vérification. En l'absence d'un dépôt central, les formulaires sont facilement perdus, ce qui représente un risque d'audit beaucoup plus élevé.

Tracker I-9 Compliance est l'offre de conformité I-9 la plus avancée du secteur. De la numérisation des formulaires papier à la gestion électronique permanente de l'I-9, il s'agit d'une solution de conformité conviviale créée par des experts en immigration de premier plan. À ce jour, la conformité de bout en bout a maintenu un historique parfait de plus de 20 ans sans aucune amende pour les clients. Elle répond à tous les défis décrits ci-dessus.