I-9 表格完全指南

什么是 I-9 表格？

I-9 表到底是什么？简单地说，它是雇主和新雇员工必须填写的就业资格验证表。

I-9 表的目的是确定个人身份和在国内的工作许可。它确保遵守联邦移民法，并有助于防止 非法雇佣行为。通过填写此表，雇主可以核实其员工是否有合法资格在美国工作。

I-9 如何完成？

新员工加入公司后，必须在入职第一天或之前填写 I-9 表格的第 1 部分。该部分要求提供以下个人信息

• 名称
• 地址
• 出生日期
• 社会保险号
• 公民身份

雇员填写第 1 部分后，雇主或授权代表应在雇员开始工作之日起三个工作日内填写第 2 部分。雇主必须在此部分中实际检查证明身份和工作许可的文件。

需要注意的是，某些文件可用于证明身份，而其他文件则可用于证明工作授权。I-9 表中提供的清单列出了在此验证过程中可以出示的文件。您应该随身携带这份清单，以确保您的操作正确无误，否则将面临罚款的风险。

未遵守 I-9 表格要求会导致雇主受到严厉的处罚，包括罚款，甚至在极端情况下受到刑事指控。此外，不遵守规定还会对员工保持合法工作身份的能力产生负面影响，如果不能提供适当的文件，还有可能导致员工被解雇。

您可以在此处了解有关 I-9 表格历史的更多信息，以及使用该表格的一些实际案例。

谁对 I-9 表格的合规性负责？

保持 I-9 表格合规性的关键之一是了解谁有责任确保正确填写表格。一般来说，雇主和雇员在填写 I-9 表格时都有特定的义务。各组织的责任可能有所不同，因此了解谁在跟踪是至关重要的。

在大多数组织中，雇主和人力资源部门主要负责监督整个流程。这包括向员工提供必要的表格、核实身份和就业授权文件并审查其真实性。雇主还必须确保每位员工在第一天上班前准确填写 I-9 表格的第 1 部分。

在此过程中，员工也起着至关重要的作用。他们必须如实填写第 1 部分，并在入职之日起三个工作日内提供所有所需信息。员工还应向雇主出示可接受的文件，以证明其身份和就业授权。

雇主必须就 I-9 表格的要求和截止日期与员工进行明确沟通。双方都需要了解自己的责任，以保持合规性，避免潜在的处罚或法律问题。人力资源部门的领导者有责任做好这项工作，而且责任重大。

I-9 表格处罚

确保遵守 I-9 表格对雇主来说至关重要，因为不这样做会导致严重的处罚。美国移民和海关执法局（ICE）负责执行这些处罚，包括罚款和刑事指控。

雇主可能面临 每次违规可被处以 230 美元至 2292 美元不等的民事罚款的民事罚款。如果在检查中发现多处错误，罚款金额会迅速增加。一家每年雇用 1,000 名员工的公司最低实质性错误风险为 每年 1,638,560 美元.

蓄意雇用无证工人或从事不公平就业行为的雇主可能会被处以更高的罚款和刑事指控。这些惩罚措施对雇用未经许可的人员起到了威慑作用，并促进了公平的就业做法。

为避免处罚，建议雇主了解 I-9 表格的要求，对员工进行适当的培训，并依法保存准确的记录。采取积极主动的措施将有助于保护您的企业，并确保遵守有关就业资格审核的联邦法规。

I-9 表格第 1 部分的常见错误

在填写 I-9 表格第 1 部分时，避免出现可能导致合规问题的常见错误至关重要。以下是一些需要注意的错误：

1. 信息缺失或不完整：最常见的错误之一是没有在第 1 部分提供所有必要信息。确保准确填写所有字段，包括法定全名、出生日期和社会保险号。
2. 未经授权的协助：第 1 部分应由员工本人填写，不得由他人协助。切勿由他人代为填写。
3. 未签名和注明日期：雇员和雇主代表必须在雇员带薪工作的第一天起的三个工作日内签署第 1 部分并注明日期。请仔细检查是否包含这些签名和日期。
4. 工作许可状态不正确：员工必须使用 I-9 表中清单 A 或清单 C 中的选项之一正确填写其当前的工作许可身份。
5. 信息不匹配：确保用于核查目的的文件与第 1 节中提供的信息一致。任何差异都应立即处理。

避免第 1 部分中的这些常见错误，有助于确保在填写表格 I-9 时流程更加顺畅，并遵守移民法。

I-9 表格第 2 部分的目的是什么？

I-9 表格第 2 部分在核实新员工身份和就业资格方面起着至关重要的作用。其目的是确保雇主已检查并确认员工提交的作为其身份和工作许可证据的文件的真实性和有效性。

在该部分中，雇主必须 亲自检查证明员工身份（如护照或驾照）及其在美国工作许可（如社会保障卡或出生证明）的原始文件。然后，雇主必须在表格上记录这些证件的相关信息，如证件号码、有效期、签发机构等。

填写第 2 部分表明雇主已做出合理努力来确认雇员的就业资格。它是防止雇用未经授权工人的一种保障措施，同时也可防止基于移民身份的歧视。

请认真按照 美国公民及移民服务局（USCIS）提供的说明，雇主就可以准确无误地填写第 2 部分。雇主就可以准确无误地填写第 2 部分，并遵守联邦法规。这样既能确保公平的招聘程序，又能履行与就业核查相关的法律义务。

如果未能准确填写第 2 部分，可能会在政府审计或调查时受到处罚。因此，雇主需要了解根据移民局的指导原则，哪些文件可用于核实目的。

第 2 部分主要是通过仔细检查原始证明文件来核实个人身份和工作资格。雇主应认真对待这一步骤，同时严格遵守移民局的指示，以符合 I-9 表格的要求。

I-9 表格第 2 部分的常见错误

I-9 表格的第 2 部分是雇主负责核实员工身份和就业许可的地方。注意这一部分对确保遵守移民法至关重要。以下是雇主在填写第 2 部分时常犯的一些错误：

1. 未完整填写表格：常见错误之一是留白或不填写特定字段，如雇员姓氏或受雇日期。必须仔细查看表格并提供所有必要信息。
2. 错误接受文件：雇主必须检查员工提交的可接受文件并核实其真实性。常见错误包括接受过期文件、使用不正确的文件版本或未正确填写文件信息。
3. 文件保存不当：雇主必须保留员工提供的经审查的身份证明文件和工作许可文件的副本。未保留这些记录可能会在审核时受到处罚。
4. 缺乏一致性：雇主在为所有员工填写第 2 部分时，无论对个人身份或移民身份存在何种偏见或假设，都必须保持一致。
5. 逾期填写：第 2 部分应在员工入职第一天起的三个工作日内完成；然而，一些雇主可能会忽略这一截止日期，从而导致违规问题。

为避免这些错误，雇主最好随时了解 I-9 表格要求的更新情况，并定期对相关员工进行正确填写程序的培训。

I-9 表格第 3 部分的目的是什么？

I-9 表第 3 部分在就业核实过程中非常重要。它用于在出现特定情况时更新和重新确认员工信息。 

第 3 部分发挥作用的一种常见情况是，员工的工作许可到期，但他们有资格续签或延期。在这种情况下，雇主必须填写第 3 部分，以记录新的到期日期和其他相关信息。

此外，如果员工的法定姓名发生变化（如因结婚或离婚），雇主也应使用第 3 部分更新此信息。

需要填写第 3 部分的另一种情况是，审核和填写 I-9 表格的雇主代表发生变化。如果组织内负责处理这些表格的人员有变动，应在第 3 部分中注明。

第 3 部分确保雇主随时了解雇员的最新工作资格状况，并在整个雇佣期间保持准确的记录。通过根据需要填写这一部分，雇主可证明其遵守移民法律法规的承诺，同时保护自己免受潜在的处罚或法律问题。

I-9 表格第 3 部分的常见错误

I-9 表格第 3 部分用于重新核实和更新同一雇主的就业授权。通常在员工的工作许可到期或姓名或社会安全号发生变化时填写。以下是本部分应避免的一些常见错误：

1. 未填写第 3 部分：雇主必须牢记按要求及时填写第 3 部分。填写不完整可能导致违规和潜在的处罚。
2. 错误填写字段：确保准确填写所有字段，包括员工的新姓名（如适用）及其就业授权文件的任何更新。
3. 忽略证件有效期：在重新确认就业授权时，请检查员工证件上的有效期。如果不这样做，可能会导致雇用的个人不再获得工作许可。
4. 不解释重新审核的延误：如果在获取重新验证所需文件方面出现延误，请在 I-9 表格第 2 页的 "附加信息 "栏中作出解释。
5. 未签名和注明日期：第 3 部分填写完整后，雇主和雇员必须签名并注明日期。

雇主需要熟悉 I-9 表格第 3 部分中的这些常见错误，并采取措施在其组织的合规流程中避免这些错误。

请记住，在个人就业的整个过程中保持准确的记录对于遵守法律规定以及营造公平、包容的工作环境至关重要，在这样的环境中，每个人都能感受到自己的价值并受到保护。

确保 I-9 表格合规

遵守 I-9 表格的要求起初可能令人望而生畏。但是，雇主可以通过了解其目的、遵循最佳实践、积极应对远程员工的挑战、了解与不合规相关的处罚措施以及避免表格各部分的常见错误，来顺利完成该流程。

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