Der vollständige Leitfaden zum Formular I-9

Was ist ein I-9-Formular?

Was genau ist das Formular I-9? Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, das Arbeitgeber und neu eingestellte Mitarbeiter ausfüllen müssen.

Der Zweck des Formulars I-9 besteht darin, die Identität einer Person und ihre Arbeitsberechtigung im Land festzustellen. Es gewährleistet die Einhaltung der Bundeseinwanderungsgesetze und trägt dazu bei, unrechtmäßige Einstellungspraktiken zu verhindern. Durch das Ausfüllen dieses Formulars überprüfen die Arbeitgeber, ob ihre Mitarbeiter rechtmäßig in den Vereinigten Staaten arbeiten dürfen.

Wie funktioniert das Ausfüllen des Formulars I-9?

Wenn neue Mitarbeiter in ein Unternehmen eintreten, müssen sie Abschnitt 1 des Formulars I-9 am oder vor ihrem ersten Arbeitstag ausfüllen. In diesem Abschnitt werden persönliche Informationen abgefragt, wie z. B.:

• Name
• Adresse
• Datum der Geburt
• Sozialversicherungsnummer
• Status der Staatsbürgerschaft

Sobald der Arbeitnehmer Abschnitt 1 ausgefüllt hat, muss der Arbeitgeber oder ein bevollmächtigter Vertreter Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach Arbeitsantritt des Arbeitnehmers ausfüllen. In diesem Abschnitt muss der Arbeitgeber die Dokumente zum Nachweis der Identität und der Arbeitsberechtigung physisch prüfen.

Es ist wichtig zu wissen, dass bestimmte Dokumente zum Nachweis der Identität akzeptiert werden, während andere zum Nachweis der Arbeitsberechtigung akzeptiert werden. In der Liste auf dem Formular I-9 ist aufgeführt, welche Dokumente bei diesem Überprüfungsverfahren vorgelegt werden können. Sie sollten diese Liste griffbereit haben, um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen - oder Sie riskieren eine Geldstrafe.

Nichteinhaltung der Anforderungen des Formulars I-9 kann schwere Strafen für Arbeitgeber nach sich ziehen, darunter Geldstrafen und in extremen Fällen sogar Strafanzeigen. Darüber hinaus kann sich die Nichteinhaltung der Vorschriften negativ auf die Möglichkeit eines Arbeitnehmers auswirken, seinen legalen Arbeitsstatus aufrechtzuerhalten, oder möglicherweise zur Kündigung führen, wenn keine ordnungsgemäßen Unterlagen vorgelegt werden können.

Hier erfahren Sie mehr über die Geschichte des Formulars I-9 und einige praktische Beispiele für seine Verwendung.

Wer ist für die Einhaltung des Formulars I-9 verantwortlich?

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Einhaltung des Formulars I-9 ist die Frage, wer für das ordnungsgemäße Ausfüllen des Formulars verantwortlich ist. Im Allgemeinen haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bestimmte Verpflichtungen, wenn es um das Formular I-9 geht. Die Verantwortlichkeit kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, so dass es wichtig ist, zu wissen, wer für die Überwachung zuständig ist.

In den meisten Unternehmen sind in erster Linie die Arbeitgeber und die Personalabteilung für die Überwachung des gesamten Prozesses zuständig. Dazu gehören die Bereitstellung der erforderlichen Formulare für die Mitarbeiter, die Überprüfung der Identität und der Dokumente zur Beschäftigungsgenehmigung sowie deren Echtheitsprüfung. Die Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Abschnitt 1 des Formulars I-9 an seinem ersten Arbeitstag korrekt ausfüllt.

Auch den Arbeitnehmern kommt in diesem Prozess eine entscheidende Rolle zu. Sie müssen Abschnitt 1 wahrheitsgemäß ausfüllen und alle erforderlichen Informationen innerhalb von drei Arbeitstagen nach ihrem Arbeitsantritt vorlegen. Außerdem sollten die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber akzeptable Dokumente vorlegen, die ihre Identität und ihre Beschäftigungsberechtigung belegen.

Arbeitgeber müssen mit ihren Mitarbeitern klar über die Anforderungen und Fristen des Formulars I-9 kommunizieren. Beide Parteien müssen sich über ihre Verantwortung im Klaren sein, um die Vorschriften einzuhalten und mögliche Strafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Personalverantwortlichen sind hier in der Pflicht, alles richtig zu machen - und das ist eine große Verantwortung.

Formular I-9 Sanktionen

Die Einhaltung des Formulars I-9 ist für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, da die Nichteinhaltung schwere Strafen nach sich ziehen kann. Die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) ist für die Durchsetzung dieser Strafen zuständig, die von Geldbußen bis hin zu Strafanzeigen reichen.

Arbeitgeber können mit Zivilrechtliche Strafen von 230 bis 2.292 Dollar pro Verstoß für Verstöße gegen den Papierkram, z. B. unvollständige oder falsche Formulare. Diese Geldbußen können sich schnell summieren, wenn bei einer Kontrolle mehrere Fehler festgestellt werden. Ein Unternehmen mit 1.000 jährlichen Einstellungen trägt ein minimales Fehlerrisiko von 1.638.560 $ jährlich.

Arbeitgeber, die wissentlich Arbeitnehmer ohne Papiere einstellen oder unlautere Beschäftigungspraktiken anwenden, können mit höheren Geldstrafen und strafrechtlichen Anklagen belegt werden. Diese Strafen dienen als Abschreckung gegen die Einstellung von Personen ohne gültige Papiere und fördern faire Beschäftigungspraktiken.

Um Strafen zu vermeiden, wird Arbeitgebern empfohlen, sich über die Anforderungen des Formulars I-9 zu informieren, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen und genaue Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz zu führen. Die Ergreifung proaktiver Maßnahmen wird dazu beitragen, Ihr Unternehmen zu schützen und die Einhaltung der Bundesvorschriften zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung zu gewährleisten.

Häufige Fehler in Abschnitt 1 des Formulars I-9

Beim Ausfüllen von Abschnitt 1 des Formulars I-9 ist es wichtig, häufige Fehler zu vermeiden, die später zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen könnten. Hier sind einige Fehler, auf die Sie achten sollten:

1. Fehlende oder unvollständige Angaben: Einer der häufigsten Fehler ist, dass nicht alle erforderlichen Angaben in Abschnitt 1 gemacht werden. Vergewissern Sie sich, dass alle Felder korrekt ausgefüllt sind, einschließlich des vollständigen gesetzlichen Namens, des Geburtsdatums und der Sozialversicherungsnummer.
2. Nicht autorisierte Hilfe: Abschnitt 1 sollte vom Arbeitnehmer selbst ausgefüllt werden, ohne jegliche Hilfe von Dritten. Es ist wichtig, dass dieser Abschnitt nicht von einer anderen Person im Namen des Mitarbeiters ausgefüllt wird.
3. Versäumnis, zu unterschreiben und zu datieren: Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgebervertreter müssen Abschnitt 1 innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers gegen Entgelt unterzeichnen und datieren. Vergewissern Sie sich, dass diese Unterschriften und Daten enthalten sind.
4. Falscher Status der Arbeitsberechtigung: Die Mitarbeiter müssen ihren aktuellen Arbeitsgenehmigungsstatus korrekt angeben, indem sie eine der Optionen in Liste A oder Liste C auf dem Formular I-9 verwenden.
5. Unstimmige Informationen: Stellen Sie sicher, dass die zur Überprüfung verwendeten Dokumente mit den in Abschnitt 1 gemachten Angaben übereinstimmen. Etwaige Unstimmigkeiten sollten umgehend behoben werden.

Wenn Sie diese häufigen Fehler in Abschnitt 1 vermeiden, können Sie einen reibungsloseren Ablauf beim Ausfüllen des Formulars I-9 gewährleisten und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze sicherstellen.

Was ist der Zweck von Abschnitt 2 des Formulars I-9?

Abschnitt 2 des Formulars I-9 spielt eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung der Identität und der Berechtigung zur Beschäftigung neuer Mitarbeiter. Damit soll sichergestellt werden, dass die Arbeitgeber die Echtheit und Gültigkeit der von den Arbeitnehmern zum Nachweis ihrer Identität und Arbeitsberechtigung vorgelegten Dokumente geprüft und bestätigt haben.

In diesem Abschnitt müssen die Arbeitgeber die Originaldokumente, die die Identität des Arbeitnehmers (z. B. Reisepass oder Führerschein) und seine Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten (z. B. Sozialversicherungsausweis oder Geburtsurkunde) belegen, physisch prüfen. Der Arbeitgeber muss dann einschlägige Informationen aus diesen Dokumenten, wie Dokumentennummer, Ablaufdatum, ausstellende Behörde usw., in das Formular eintragen.

Das Ausfüllen von Abschnitt 2 bedeutet, dass ein Arbeitgeber angemessene Anstrengungen unternommen hat, um die Beschäftigungsfähigkeit eines Mitarbeiters zu bestätigen. Sie dient als Schutz vor der Einstellung nicht zugelassener Arbeitnehmer und schützt gleichzeitig vor Diskriminierung aufgrund des Einwanderungsstatus.

Durch sorgfältiges Befolgen der Anweisungen des U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)zur Verfügung gestellt werden, können Arbeitgeber Abschnitt 2 mit Genauigkeit und unter Einhaltung der Bundesvorschriften ausfüllen. Dies gewährleistet einen fairen Einstellungsprozess und hält gleichzeitig die rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Überprüfung der Beschäftigung ein.

Wenn Abschnitt 2 nicht korrekt ausgefüllt wird, kann dies bei staatlichen Prüfungen oder Untersuchungen zu Strafen führen. Daher müssen Arbeitgeber wissen, welche Unterlagen gemäß den USCIS-Richtlinien für die Überprüfung zulässig sind.

In Abschnitt 2 werden in erster Linie die Identität und die Arbeitsberechtigung einer Person durch sorgfältige Prüfung der Originalbelege überprüft. Arbeitgeber sollten diesen Schritt sorgfältig angehen und sich genau an die Anweisungen des USCIS halten, um die Anforderungen des Formulars I-9 zu erfüllen.

Häufige Fehler in Abschnitt 2 des Formulars I-9

In Abschnitt 2 des Formulars I-9 sind die Arbeitgeber für die Überprüfung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Um die Einhaltung der Einwanderungsgesetze zu gewährleisten, muss dieser Abschnitt unbedingt beachtet werden. Hier sind einige häufige Fehler, die Arbeitgeber beim Ausfüllen von Abschnitt 2 machen:

1. Unvollständiges Ausfüllen des Formulars: Ein häufiger Fehler ist es, Felder leer zu lassen oder bestimmte Felder nicht auszufüllen, z. B. den Nachnamen des Arbeitnehmers oder das Einstellungsdatum. Es ist wichtig, das Formular zu überprüfen und alle erforderlichen Angaben sorgfältig auszufüllen.
2. Falsches Akzeptieren von Dokumenten: Die Arbeitgeber müssen die von den Arbeitnehmern vorgelegten Dokumente prüfen und deren Echtheit sicherstellen. Zu den häufigen Fehlern gehören das Akzeptieren abgelaufener Dokumente, die Verwendung falscher Versionen von Dokumenten oder das nicht ordnungsgemäße Ausfüllen von Dokumenteninformationen.
3. Unzureichende Aufbewahrung der Unterlagen: Arbeitgeber müssen Kopien der überprüften Ausweis- und Arbeitsgenehmigungsdokumente ihrer Mitarbeiter aufbewahren. Werden diese Unterlagen nicht aufbewahrt, kann dies bei einer Prüfung zu Strafen führen.
4. Mangelnde Kohärenz: Die Arbeitgeber müssen beim Ausfüllen von Abschnitt 2 für alle Arbeitnehmer konsequent vorgehen, unabhängig von persönlichen Vorurteilen oder Annahmen über die Identität oder den Einwanderungsstatus einer Person.
5. Verspätetes Ausfüllen: Abschnitt 2 sollte innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers ausgefüllt werden; einige Arbeitgeber übersehen jedoch diese Frist, was zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen kann.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist es für Arbeitgeber ratsam, sich über Aktualisierungen der Anforderungen des Formulars I-9 zu informieren und die zuständigen Mitarbeiter regelmäßig in der korrekten Ausfüllung zu schulen.

Was ist der Zweck von Abschnitt 3 des Formulars I-9?

Abschnitt 3 des Formulars I-9 ist wichtig für die Überprüfung der Beschäftigung. Er dient der Aktualisierung und Überprüfung von Mitarbeiterinformationen, wenn bestimmte Umstände eintreten. 

Ein häufiges Szenario, in dem Abschnitt 3 ins Spiel kommt, ist, wenn die Arbeitsgenehmigung eines Arbeitnehmers ausläuft, er aber Anspruch auf eine Erneuerung oder Verlängerung hat. In diesem Fall müssen die Arbeitgeber Abschnitt 3 ausfüllen, um das neue Ablaufdatum und andere relevante Informationen zu dokumentieren.

Auch wenn sich der rechtmäßige Name eines Arbeitnehmers ändert (z. B. durch Heirat oder Scheidung), sollten Arbeitgeber diese Informationen in Abschnitt 3 aktualisieren.

Eine weitere Situation, in der Abschnitt 3 erforderlich ist, ist der Wechsel des Vertreters des Arbeitgebers, der das Formular I-9 überprüft und ausfüllt. Wenn es einen Wechsel des für die Bearbeitung dieser Formulare zuständigen Personals innerhalb des Unternehmens gibt, sollte dies in Abschnitt 3 vermerkt werden.

Abschnitt 3 stellt sicher, dass die Arbeitgeber über den Status der Arbeitsberechtigung ihrer Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und während der gesamten Dauer des Beschäftigungsverhältnisses genaue Aufzeichnungen führen. Indem sie diesen Abschnitt bei Bedarf ausfüllen, zeigen Arbeitgeber ihr Engagement für die Einhaltung der Einwanderungsgesetze und -vorschriften und schützen sich gleichzeitig vor möglichen Strafen oder rechtlichen Problemen.

Häufige Fehler in Abschnitt 3 des Formulars I-9

Abschnitt 3 des Formulars I-9 wird für die erneute Überprüfung und Aktualisierung der Arbeitsgenehmigung bei demselben Arbeitgeber verwendet. Er wird in der Regel ausgefüllt, wenn die Arbeitsgenehmigung eines Arbeitnehmers abläuft oder wenn sich sein Name oder seine Sozialversicherungsnummer ändert. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie in diesem Abschnitt vermeiden sollten:

1. Nichtausfüllen von Abschnitt 3: Die Arbeitgeber müssen daran denken, Abschnitt 3 unverzüglich auszufüllen, wenn dies erforderlich ist. Ein unvollständiges Ausfüllen kann zur Nichteinhaltung der Vorschriften und zu möglichen Strafen führen.
2. Falsches Ausfüllen von Feldern: Vergewissern Sie sich, dass alle Felder korrekt ausgefüllt sind, einschließlich des neuen Namens des Mitarbeiters, falls zutreffend, und aller Aktualisierungen der Dokumente zur Beschäftigungsberechtigung.
3. Ignorieren des Ablaufdatums von Dokumenten: Überprüfen Sie bei der Überprüfung der Beschäftigungsgenehmigung das Ablaufdatum der Dokumente des Mitarbeiters. Wird dies versäumt, kann dies dazu führen, dass Personen beschäftigt werden, die nicht mehr zur Arbeit berechtigt sind.
4. Keine Erklärung für Verzögerungen bei der erneuten Überprüfung: Wenn sich die Beschaffung der für die erneute Überprüfung erforderlichen Unterlagen verzögert, erklären Sie dies im Feld "Zusätzliche Informationen" auf Seite 2 des Formulars I-9.
5. Fehlende Unterschrift und Datum: DerArbeitgeber und der Arbeitnehmer müssen Abschnitt 3 unterschreiben und datieren, sobald er ordnungsgemäß ausgefüllt ist.

Arbeitgeber müssen sich mit diesen häufigen Fehlern in Abschnitt 3 des Formulars I-9 vertraut machen und Maßnahmen ergreifen, um sie im Rahmen des Compliance-Prozesses ihres Unternehmens zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass die Führung genauer Aufzeichnungen während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses einer Person von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und die Schaffung eines fairen und integrativen Arbeitsumfelds ist, in dem sich jeder wertgeschätzt und geschützt fühlt.

Sicherstellung der Einhaltung des Formulars I-9

Die Einhaltung der Anforderungen des Formulars I-9 mag zunächst entmutigend erscheinen. Arbeitgeber können den Prozess jedoch meistern, indem sie den Zweck des Formulars verstehen, bewährte Praktiken befolgen, sich proaktiv mit den Problemen von Fernarbeitern auseinandersetzen, sich der Strafen bei Nichteinhaltung bewusst sind und häufige Fehler in den einzelnen Abschnitten des Formulars vermeiden.

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Wurde Ihre Frage nicht beantwortet? Sehen Sie sich unsere Liste der häufig gestellten Fragen zum Formular I-9 an.