Le guide complet du formulaire I-9

Qu'est-ce qu'un formulaire I-9 ?

Qu'est-ce que le formulaire I-9 ? En termes simples, il s'agit d'un formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi que les employeurs et les employés nouvellement embauchés doivent remplir.

L'objectif du formulaire I-9 est d'établir l'identité d'une personne et son autorisation de travail dans le pays. Il garantit le respect des lois fédérales sur l'immigration et aide à prévenir les pratiques d'embauche illégales. En remplissant ce formulaire, les employeurs vérifient que leurs employés sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.

Comment fonctionne le système I-9 ?

Lorsque de nouveaux employés rejoignent une entreprise, ils doivent remplir la section 1 du formulaire I-9 au plus tard lors de leur premier jour de travail. Cette section demande des informations personnelles telles que

• Nom
• Adresse
• Date de naissance
• Numéro de sécurité sociale
• Statut de citoyen

Une fois que l'employé a rempli la section 1, il appartient à l'employeur ou à un représentant autorisé de remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant la date d'entrée en fonction de l'employé. Dans cette section, l'employeur doit examiner physiquement les documents prouvant l'identité et l'autorisation de travail.

Il est important de noter que certains documents sont acceptés pour établir l'identité, tandis que d'autres sont acceptés pour prouver l'autorisation de travail. La liste figurant sur le formulaire I-9 indique quels documents peuvent être présentés au cours de cette procédure de vérification. Vous devez avoir cette liste à portée de main pour vous assurer que vous procédez correctement, sous peine d'amende.

Non-respect des exigences du formulaire I-9 peut entraîner des sanctions sévères pour les employeurs, y compris des amendes et même des poursuites pénales dans les cas extrêmes. En outre, la non-conformité peut avoir un impact négatif sur la capacité d'un employé à conserver son statut de travailleur légal, voire conduire à un licenciement si les documents appropriés ne peuvent être fournis.

Pour en savoir plus sur l'histoire du formulaire I-9 et sur des exemples pratiques de son utilisation, cliquez ici.

Qui est responsable du respect du formulaire I-9 ?

L'un des aspects essentiels du respect du formulaire I-9 est de savoir qui est chargé de le remplir correctement. En général, les employeurs et les employés ont des obligations spécifiques en ce qui concerne le formulaire I-9. Les responsabilités peuvent varier d'une organisation à l'autre, il est donc essentiel de savoir qui assure le suivi.

Dans la plupart des organisations, les employeurs et les ressources humaines sont les premiers responsables de la supervision de l'ensemble du processus. Il s'agit notamment de fournir aux employés les formulaires nécessaires, de vérifier l'identité et les documents d'autorisation d'emploi, et d'en contrôler l'authenticité. Les employeurs doivent également s'assurer que chaque employé remplit correctement la section 1 du formulaire I-9 avant son premier jour de travail.

Les employés ont également un rôle crucial à jouer dans ce processus. Ils doivent remplir honnêtement la section 1 et fournir toutes les informations requises dans les trois jours ouvrables suivant leur date d'entrée en fonction. Les employés doivent également présenter à leur employeur des documents acceptables pour établir leur identité et leur autorisation d'emploi.

Les employeurs doivent communiquer clairement avec leur personnel sur les exigences et les échéances du formulaire I-9. Les deux parties doivent comprendre leurs responsabilités afin de rester en conformité et d'éviter d'éventuelles pénalités ou problèmes juridiques. Il incombe aux responsables des ressources humaines de bien faire les choses - et c'est une lourde responsabilité.

Pénalités liées au formulaire I-9

Il est essentiel pour les employeurs de veiller au respect du formulaire I-9, car le non-respect de cette obligation peut entraîner de lourdes sanctions. Le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) est chargé de l'application de ces sanctions, qui vont de l'amende financière à l'inculpation pénale.

Les employeurs peuvent se voir infliger des sanctions civiles allant de 230 à 2 292 dollars par infraction pour des infractions administratives, telles que des formulaires incomplets ou incorrects. Ces amendes peuvent rapidement s'accumuler si plusieurs erreurs sont constatées lors d'une inspection. Une entreprise qui embauche 1 000 personnes par an est exposée à un risque d'erreur substantielle d'au moins 1 638 560 $ par an.

Les employeurs qui embauchent sciemment des travailleurs sans papiers ou qui se livrent à des pratiques déloyales en matière d'emploi s'exposent à des amendes plus élevées et à des poursuites pénales. Ces sanctions ont un effet dissuasif sur l'embauche de personnes non autorisées et favorisent des pratiques d'emploi équitables.

Pour éviter les sanctions, il est recommandé aux employeurs de s'informer sur les exigences du formulaire I-9, de former leur personnel de manière appropriée et de tenir des registres précis conformément à la loi. En prenant des mesures proactives, vous contribuerez à protéger votre entreprise et à garantir le respect des réglementations fédérales en matière de vérification de l'admissibilité à l'emploi.

Erreurs courantes dans la section 1 du formulaire I-9

Lorsque vous remplissez la section 1 du formulaire I-9, il est essentiel d'éviter les erreurs courantes qui pourraient entraîner des problèmes de conformité. Voici quelques erreurs à éviter :

1. Informations manquantes ou incomplètes : L'une des erreurs les plus fréquentes consiste à ne pas fournir toutes les informations requises dans la section 1. Veillez à ce que tous les champs soient correctement remplis, y compris le nom légal complet, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale.
2. Assistance non autorisée : La section 1 doit être remplie par l'employé lui-même, sans l'aide d'autres personnes. Il est important de ne pas demander à quelqu'un d'autre de remplir cette section au nom de l'employé.
3. Défaut de signature et de date : Le salarié et le représentant de l'employeur doivent signer et dater la section 1 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail rémunéré du salarié. Vérifiez à nouveau que ces signatures et ces dates figurent bien sur le formulaire.
4. Statut d'autorisation de travail incorrect : Les employés doivent indiquer correctement leur statut d'autorisation de travail actuel en utilisant l'une des options de la liste A ou de la liste C du formulaire I-9.
5. Informations non concordantes : Veillez à la cohérence entre les documents utilisés à des fins de vérification et les informations fournies dans la section 1. Toute divergence doit être traitée rapidement.

En évitant ces erreurs courantes dans la section 1, vous pouvez contribuer à faciliter le remplissage du formulaire I-9 et à respecter les lois sur l'immigration.

Quel est l'objectif de la section 2 du formulaire I-9 ?

La section 2 du formulaire I-9 joue un rôle crucial dans la vérification de l'identité et de l'éligibilité à l'emploi des nouveaux employés. Elle vise à garantir que les employeurs ont examiné et confirmé l'authenticité et la validité des documents présentés par les employés comme preuve de leur identification et de leur autorisation de travail.

Dans cette section, les employeurs doivent examiner physiquement les documents originaux qui établissent l'identité d'un employé (comme un passeport ou un permis de conduire) et son autorisation de travailler aux États-Unis (comme une carte de sécurité sociale ou un certificat de naissance). L'employeur doit ensuite consigner sur le formulaire les informations pertinentes figurant sur ces documents, telles que le numéro du document, sa date d'expiration, l'autorité qui l'a délivré, etc.

Le fait de remplir la section 2 signifie qu'un employeur a fait des efforts raisonnables pour confirmer l'éligibilité d'un employé à l'emploi. Il s'agit d'une garantie contre l'embauche de travailleurs non autorisés et d'une protection contre la discrimination fondée sur le statut d'immigrant.

En suivant attentivement les instructions fournies par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS)les employeurs peuvent remplir la section 2 avec précision et dans le respect des réglementations fédérales. Cela permet de garantir un processus d'embauche équitable tout en respectant les obligations légales liées à la vérification de l'emploi.

Le fait de ne pas remplir correctement la section 2 peut entraîner des sanctions en cas d'audit ou d'enquête du gouvernement. Les employeurs doivent donc savoir quels documents sont acceptables à des fins de vérification, conformément aux directives de l'USCIS.

La section 2 vérifie principalement l'identité d'un individu et son éligibilité au travail en examinant attentivement les documents justificatifs originaux. Les employeurs doivent aborder cette étape avec diligence tout en respectant scrupuleusement les instructions de l'USCIS pour se conformer aux exigences du formulaire I-9.

Erreurs courantes dans la section 2 du formulaire I-9

C'est dans la section 2 du formulaire I-9 que les employeurs doivent vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de leurs employés. Il est essentiel de prêter attention à cette section pour garantir la conformité avec les lois sur l'immigration. Voici quelques erreurs courantes commises par les employeurs lorsqu'ils remplissent la section 2 :

1. Le formulaire n'est pas entièrement rempli : Une erreur fréquente consiste à laisser des espaces vides ou à ne pas remplir des champs spécifiques, tels que le nom de famille ou la date d'embauche du salarié. Il est essentiel d'examiner le formulaire et de fournir soigneusement toutes les informations requises.
2. Acceptation incorrecte de documents : Les employeurs doivent examiner les documents acceptables présentés par les employés et vérifier leur authenticité. Les erreurs les plus courantes sont l'acceptation de documents périmés, l'utilisation de versions incorrectes de documents ou le fait de ne pas compléter correctement les informations figurant sur les documents.
3. Conservation inadéquate des documents : Les employeurs doivent conserver des copies des documents d'identification et d'autorisation de travail examinés fournis par les employés. Le fait de ne pas conserver ces documents peut entraîner des pénalités lors d'un audit.
4. Manque de cohérence : Les employeurs doivent être cohérents lorsqu'ils remplissent la section 2 pour tous les employés, indépendamment des préjugés personnels ou des hypothèses sur l'identité ou le statut d'immigration d'une personne.
5. Remplissage tardif : La section 2 doit être remplie dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail de l'employé ; cependant, certains employeurs peuvent négliger ce délai, ce qui entraîne des problèmes de non-conformité.

Pour éviter ces erreurs, il est conseillé aux employeurs de se tenir informés des mises à jour des exigences du formulaire I-9 et de former régulièrement les membres du personnel concernés aux procédures à suivre pour le remplir correctement.

Quel est l'objectif de la section 3 du formulaire I-9 ?

La section 3 du formulaire I-9 est importante dans le processus de vérification de l'emploi. Elle est utilisée pour mettre à jour et revérifier les informations relatives aux employés lorsque des circonstances particulières se présentent. 

Un scénario courant dans lequel la section 3 entre en jeu est celui où l'autorisation de travail d'un employé expire, mais où il peut bénéficier d'un renouvellement ou d'une prolongation. Dans ce cas, les employeurs doivent remplir la section 3 pour documenter la nouvelle date d'expiration et d'autres informations pertinentes.

En outre, en cas de changement du nom légal d'un employé (par exemple, à la suite d'un mariage ou d'un divorce), les employeurs doivent également utiliser la section 3 pour mettre à jour ces informations.

La section 3 est également nécessaire en cas de changement du représentant de l'employeur qui examine et remplit le formulaire I-9. Si le personnel chargé de traiter ces formulaires au sein de l'organisation change, il convient de l'indiquer dans la section 3.

La section 3 permet aux employeurs de se tenir au courant du statut d'admissibilité au travail de leurs employés et de conserver des dossiers précis pendant toute la durée de leur emploi. En complétant cette section selon les besoins, les employeurs démontrent leur engagement à respecter les lois et règlements en matière d'immigration tout en se protégeant contre d'éventuelles sanctions ou problèmes juridiques.

Erreurs courantes dans la section 3 du formulaire I-9

La section 3 du formulaire I-9 est utilisée pour la revérification et la mise à jour de l'autorisation d'emploi auprès du même employeur. Elle est généralement remplie lorsque l'autorisation de travail d'un employé expire ou lorsque son nom ou son numéro de sécurité sociale change. Voici quelques erreurs courantes à éviter dans cette section :

1. Omission de remplir la section 3 : les employeurs doivent se rappeler de remplir rapidement la section 3 lorsqu'elle est exigée. Le fait de la laisser incomplète peut entraîner une non-conformité et des sanctions potentielles.
2. Remplir les champs de manière incorrecte : Assurez-vous que tous les champs sont correctement remplis, y compris le nouveau nom de l'employé, le cas échéant, et toute mise à jour de ses documents d'autorisation d'emploi.
3. Ignorer les dates d'expiration des documents : Lors de la vérification de l'autorisation d'emploi, vérifiez les dates d'expiration des documents de l'employé. Si vous ne le faites pas, vous risquez d'employer des personnes qui ne sont plus autorisées à travailler.
4. Ne pas expliquer les retards de revérification : En cas de retard dans l'obtention des documents nécessaires à la revérification, expliquez-le dans le champ "Informations supplémentaires" de la page 2 du formulaire I-9.
5. Absence de signature et de date : l'employeur et l'employé doivent signer et dater la section 3 une fois qu'elle a été correctement remplie.

Les employeurs doivent se familiariser avec ces erreurs courantes de la section 3 du formulaire I-9 et prendre des mesures pour les éviter dans le cadre du processus de conformité de leur organisation.

N'oubliez pas que la tenue de dossiers précis tout au long de l'emploi d'une personne est essentielle au respect de la législation et à la création d'un environnement de travail équitable et inclusif où chacun se sent valorisé et protégé.

Garantir le respect du formulaire I-9

Se conformer aux exigences du formulaire I-9 peut sembler décourageant au premier abord. Cependant, les employeurs peuvent s'y retrouver en comprenant son objectif, en suivant les meilleures pratiques, en abordant les problèmes des travailleurs à distance de manière proactive, en étant conscients des sanctions associées au non-respect des règles et en évitant les erreurs les plus courantes commises dans chaque section du formulaire.

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