Guía completa del formulario I-9

¿Qué es un formulario I-9?

¿Qué es exactamente el formulario I-9? En pocas palabras, es un formulario de verificación de elegibilidad de empleo que los empleadores y los empleados recién contratados deben completar.

La finalidad del formulario I-9 es establecer la identidad y la autorización de trabajo de una persona en el país. Garantiza el cumplimiento de las leyes federales de inmigración y ayuda a evitar prácticas de contratación ilegales. Al cumplimentar este formulario, los empresarios verifican que sus empleados cumplen los requisitos legales para trabajar en Estados Unidos.

¿Cómo funciona la cumplimentación del I-9?

Cuando los nuevos empleados se incorporan a una empresa, deben rellenar la sección 1 del formulario I-9 el primer día de trabajo o antes. En esta sección se solicita información personal como:

• Nombre
• Dirección
• Fecha de nacimiento
• Número de la Seguridad Social
• Ciudadanía

Una vez que el empleado ha rellenado la sección 1, corresponde al empresario o a un representante autorizado cumplimentar la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado. En esta sección, el empresario debe examinar físicamente los documentos que acrediten la identidad y la autorización de trabajo.

Es importante tener en cuenta que ciertos documentos son aceptables para establecer la identidad, mientras que otros se aceptan como prueba de la autorización de trabajo. La lista que figura en el formulario I-9 indica qué documentos pueden presentarse durante este proceso de verificación. Debe tener esta lista a mano para asegurarse de que está haciendo las cosas correctamente - o se arriesga a una multa.

Incumplimiento de requisitos del formulario I-9 puede acarrear graves sanciones para los empleadores, incluidas multas e incluso cargos penales en casos extremos. Además, el incumplimiento puede afectar negativamente a la capacidad de un empleado para mantener su situación laboral legal o conducir potencialmente al despido si no se puede proporcionar la documentación adecuada.

Puede obtener más información sobre la historia del formulario I-9 y algunos ejemplos prácticos de su uso aquí.

¿Quién es responsable del cumplimiento del formulario I-9?

Uno de los aspectos críticos para mantener el cumplimiento del Formulario I-9 es entender quién es responsable de asegurar su correcta cumplimentación. En general, tanto los empleadores como los empleados tienen obligaciones específicas cuando se trata del Formulario I-9. La rendición de cuentas puede variar de una organización a otra, por lo que es esencial saber quién realiza el seguimiento.

En la mayoría de las organizaciones, los empleadores y Recursos Humanos son los principales responsables de supervisar todo el proceso. Esto incluye proporcionar a los empleados los formularios necesarios, verificar la identidad y los documentos de autorización de empleo y revisarlos para comprobar su autenticidad. Los empresarios también deben asegurarse de que cada empleado cumplimenta correctamente la sección 1 del formulario I-9 antes de su primer día de trabajo.

Los empleados también desempeñan un papel crucial en este proceso. Deben cumplimentar la sección 1 con veracidad y facilitar toda la información requerida en un plazo de tres días laborables a partir de su fecha de inicio. Los empleados también deben presentar documentos aceptables para establecer su identidad y autorización de empleo a su empleador.

Los empresarios deben comunicarse claramente con sus trabajadores en relación con los requisitos y plazos del formulario I-9. Ambas partes deben comprender sus responsabilidades para mantener el cumplimiento y evitar sanciones y problemas legales. Ambas partes deben comprender sus responsabilidades para mantener el cumplimiento y evitar posibles sanciones o problemas legales. La responsabilidad de hacerlo bien recae en los responsables de Recursos Humanos, y es mucha.

Sanciones del formulario I-9

Garantizar el cumplimiento del formulario I-9 es crucial para los empresarios, ya que no hacerlo puede acarrear sanciones graves. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) es responsable de aplicar estas sanciones, que van desde multas económicas hasta cargos penales.

Los empresarios pueden enfrentarse a sanciones civiles de entre 230 y 2.292 dólares por infracción por infracciones de papeleo, como formularios incompletos o incorrectos. Estas multas pueden acumularse rápidamente si se detectan varios errores durante una inspección. Una empresa con 1.000 contrataciones anuales conlleva un riesgo mínimo de error sustantivo de 1.638.560 dólares anuales.

Los empresarios que contraten a sabiendas a trabajadores indocumentados o incurran en prácticas laborales desleales pueden ser objeto de multas más elevadas y cargos penales. Estas sanciones sirven como elemento disuasorio contra la contratación de personas no autorizadas y promueven prácticas de empleo justas.

Para evitar sanciones, se recomienda que los empresarios se informen sobre los requisitos del formulario I-9, formen adecuadamente a su personal y mantengan registros precisos de acuerdo con la ley. Tomar medidas proactivas ayudará a proteger su negocio y a garantizar el cumplimiento de la normativa federal relativa a la verificación de la elegibilidad para el empleo.

Errores comunes en la sección 1 del formulario I-9

Al cumplimentar la Sección 1 del Formulario I-9, es fundamental evitar los errores más comunes que podrían dar lugar a problemas de cumplimiento en el futuro. Estos son algunos errores a tener en cuenta:

1. Información incompleta: Uno de los errores más frecuentes es no proporcionar toda la información requerida en la Sección 1. Asegúrese de que todos los campos están rellenados correctamente, incluidos el nombre legal completo, la fecha de nacimiento y el número de la seguridad social.
2. Asistencia no autorizada: La sección 1 debe ser cumplimentada por el propio empleado, sin ayuda de terceros. Es importante que nadie rellene este apartado en nombre del empleado.
3. Falta de firma y fechado: Tanto el empleado como el representante del empleador deben firmar y fechar la Sección 1 dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo remunerado del empleado. Vuelva a comprobar que se incluyen estas firmas y fechas.
4. Estatus de autorización de trabajo incorrecto: Los empleados deben indicar correctamente su estado de autorización de trabajo actual utilizando una de las opciones proporcionadas en la Lista A o la Lista C del Formulario I-9.
5. Información no coincidente: Garantice la coherencia entre los documentos utilizados a efectos de verificación y la información facilitada en la sección 1. Cualquier discrepancia debe abordarse con prontitud.

Al evitar estos errores comunes en la Sección 1, puede ayudar a garantizar un proceso más fluido al completar el Formulario I-9 y mantener el cumplimiento de las leyes de inmigración.

¿Para qué sirve el apartado 2 del formulario I-9?

La sección 2 del formulario I-9 desempeña un papel crucial en la verificación de la identidad y la elegibilidad para el empleo de los nuevos contratados. Su finalidad es garantizar que los empleadores han examinado y confirmado la autenticidad y validez de los documentos presentados por los empleados como prueba de su identificación y autorización de trabajo.

En esta sección, los empresarios deben examinar físicamente los documentos originales que acrediten la identidad del empleado (como el pasaporte o el permiso de conducir) y su autorización para trabajar en Estados Unidos (como la tarjeta de la Seguridad Social o el certificado de nacimiento). A continuación, el empresario debe anotar en el formulario la información pertinente de estos documentos, como el número del documento, la fecha de caducidad, la autoridad que lo expidió, etc.

La cumplimentación de la sección 2 significa que el empresario ha realizado esfuerzos razonables para confirmar la elegibilidad del empleado para el empleo. Sirve de salvaguardia contra la contratación de trabajadores no autorizados, al tiempo que protege contra la discriminación basada en el estatus migratorio.

Siguiendo cuidadosamente las instrucciones proporcionadas por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS)los empleadores pueden cumplimentar adecuadamente la Sección 2 con exactitud y de conformidad con la normativa federal. De este modo se garantiza un proceso de contratación justo al tiempo que se cumplen las obligaciones legales relacionadas con la verificación del empleo.

No cumplimentar la Sección 2 con exactitud puede acarrear sanciones durante auditorías o investigaciones gubernamentales. Por lo tanto, los empresarios deben saber qué documentación es aceptable a efectos de verificación según las directrices del USCIS.

La Sección 2 verifica principalmente la identidad y la elegibilidad para trabajar de una persona mediante un examen minucioso de los documentos justificativos originales. Los empleadores deben abordar este paso con diligencia al tiempo que se adhieren estrechamente a las instrucciones de USCIS para cumplir con los requisitos del Formulario I-9.

Errores comunes en la sección 2 del formulario I-9

La sección 2 del Formulario I-9 es donde los empleadores son responsables de verificar la identidad y autorización de empleo de sus empleados. Es crucial prestar atención a esta sección para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración. Estos son algunos errores comunes que cometen los empleadores al completar la Sección 2:

1. No rellenar completamente el formulario: Un error común es dejar espacios en blanco o no rellenar campos específicos, como el apellido del empleado o la fecha de contratación. Es esencial revisar el formulario y facilitar toda la información requerida con detenimiento.
2. Aceptación incorrecta de documentos: Los empresarios deben examinar los documentos aceptables que presenten los empleados y verificar su autenticidad. Entre los errores más comunes figuran aceptar documentos caducados, utilizar versiones incorrectas de los documentos o no cumplimentar correctamente la información del documento.
3. Conservación inadecuada de la documentación: Los empresarios deben conservar copias de los documentos de identificación y autorización de trabajo revisados que les entreguen los empleados. No conservar estos registros puede acarrear sanciones durante una auditoría.
4. Falta de coherencia: Los empresarios deben ser coherentes a la hora de cumplimentar la sección 2 para todos los empleados, independientemente de los prejuicios personales o las suposiciones sobre la identidad o la situación migratoria de una persona.
5. Cumplimentación tardía: El apartado 2 debe cumplimentarse en un plazo de tres días hábiles a partir del primer día de trabajo del empleado; sin embargo, algunos empresarios pueden pasar por alto este plazo, lo que da lugar a problemas de incumplimiento.

Para evitar estos errores, es aconsejable que los empresarios se mantengan informados sobre las actualizaciones de los requisitos del formulario I-9 y formen periódicamente a los miembros del personal pertinentes sobre los procedimientos de cumplimentación adecuados.

¿Para qué sirve el apartado 3 del formulario I-9?

La sección 3 del formulario I-9 es importante en el proceso de verificación del empleo. Se utiliza para actualizar y reverificar la información del empleado cuando surgen circunstancias específicas. 

Una situación común en la que la Sección 3 entra en juego es cuando la autorización de trabajo de un empleado expira, pero es elegible para una renovación o extensión. En este caso, los empleadores deben completar la Sección 3 para documentar la nueva fecha de caducidad y otra información relevante.

Además, si se producen cambios en el nombre legal de un empleado (por ejemplo, debido a matrimonio o divorcio), las empresas también deben utilizar la sección 3 para actualizar esta información.

Otra situación en la que es necesaria la Sección 3 es cuando se ha producido un cambio en el representante del empresario que revisa y cumplimenta el formulario I-9. Si se produce un cambio en el personal responsable de gestionar estos formularios dentro de la organización, debe hacerse constar en la Sección 3.

La sección 3 garantiza que los empresarios se mantengan al corriente de la situación de sus empleados en cuanto a su derecho a trabajar y lleven registros precisos durante todo el tiempo que estén empleados. Al completar esta sección según sea necesario, los empleadores demuestran su compromiso de cumplir con las leyes y reglamentos de inmigración al tiempo que se protegen de posibles sanciones o problemas legales.

Errores comunes en la sección 3 del formulario I-9

La sección 3 del formulario I-9 se utiliza para volver a verificar y actualizar la autorización de empleo con el mismo empleador. Suele cumplimentarse cuando expira la autorización de trabajo de un empleado o cuando cambia su nombre o su número de la Seguridad Social. A continuación se indican algunos errores comunes que deben evitarse en esta sección:

1. No cumplimentar la sección 3: Los empresarios deben recordar cumplimentar la sección 3 puntualmente cuando se les solicite. Dejarla incompleta puede dar lugar a incumplimientos y posibles sanciones.
2. Rellenar incorrectamente los campos: Asegúrese de que todos los campos se rellenan correctamente, incluido el nuevo nombre del empleado, si procede, y cualquier actualización de sus documentos de autorización de empleo.
3. Ignorar las fechas de caducidad de los documentos: Cuando vuelva a verificar la autorización de empleo, compruebe las fechas de caducidad de los documentos del empleado. No hacerlo puede llevar a emplear a personas que ya no están autorizadas a trabajar.
4. No explicar los retrasos en la re-verificación: Si se produce un retraso en la obtención de la documentación necesaria para la nueva verificación, explíquelo en el campo "Información adicional" de la página 2 del formulario I-9.
5. No firmar y fechar: Elempresario y el trabajador deben firmar y fechar el apartado 3 una vez cumplimentado correctamente.

Los empleadores deben familiarizarse con estos errores comunes en la Sección 3 del Formulario I-9 y tomar medidas para evitarlos dentro del proceso de cumplimiento de su organización.

Recuerde que mantener registros precisos a lo largo de toda la vida laboral de una persona es crucial para el cumplimiento de la legislación y para crear un entorno de trabajo justo e integrador en el que todos se sientan valorados y protegidos.

Garantizar el cumplimiento del formulario I-9

Cumplir con los requisitos del formulario I-9 puede parecer desalentador al principio. Sin embargo, los empleadores pueden navegar por el proceso entendiendo su propósito, siguiendo las mejores prácticas, abordando los desafíos de los trabajadores remotos de forma proactiva, siendo conscientes de las sanciones asociadas con el incumplimiento y evitando los errores comunes cometidos durante cada sección del formulario.

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¿No ha encontrado respuesta a su pregunta? Consulte nuestra lista de preguntas frecuentes sobre el formulario I-9.