如何利用工作流程自动化，在年度、季度或按需道德与合规性验证流程中验证员工冲突和风险因素。
当组织需要证明其员工及其活动均已记录在案时，通常会发出季度或年度证明以确认这一点：
- 没有员工违反公司行为准则
- 没有利益冲突
- 如果存在利益冲突，公司会以书面形式说明，并做出相应调整。
但是，风险和法律团队如何以效率和风险管理优先的方式管理此类信息的接收？
工作流程自动化确保信息安全
收集风险相关信息是一个需要自动化的流程：它通常依赖于大量的重复性任务，这些任务很容易出现人为错误，如果完成不当，甚至会被处以高额罚款。例如，团队很可能无法使用像 Google Docs 这样的基本工具来收集员工的 PII，但他们也可能不想投资于只能解决一个特定痛点的一劳永逸的解决方案，因为这种解决方案需要耗时的实施过程和大量的采用工作。
工作流程自动化为此类流程提供了一种两全其美的方法。通过一个平台，法律团队（或组织的任何部门）就可以建立无代码调查问卷，提出完全正确的问题--因为拥有调查问卷的员工也可以拥有正确建立调查问卷的工具。
这些认证申请中经常出现的问题包括
- 以前雇主的名单
- 报告业务关系（例如，员工是否与组织外的企业合作）
- 披露近期或非近期担任不同公司或组织董事会成员的情况
- 披露与其他公司董事会近期成员的关系
- 报告个人政治活动
- 证明遵守了公司的行为准则
通过工作流程自动化，员工回答问题的方式可以决定他们能看到哪些其他问题，以及哪些问题需要他们填写。根据员工的回答方式，他们提交的问题可以被标记、升级或轻松自动勾选。
为什么要将员工道德规范和冲突披露流程自动化？
工作流程自动化的好处不仅仅在于快速安全地捕获敏感信息。如果没有一个强大的工作流程自动化工具来让员工参与认证工作流程，法律团队往往会发送调查问卷，但却无法轻松识别这些调查问卷是否成功。例如，很难确定哪些人没有对认证请求做出回应，但工作流自动化工具通常具有审计跟踪功能和数据分析功能，使法律团队能够过滤那些尚未做出回应的人。此外，工作流程工具还可以建立升级路径，在潜在问题出现之前就加以解决。例如，当某个员工忘记回复请求时，工作流程可以自动发送一封后续电子邮件--可以发送给该员工，也可以根据团队的需要发送给该员工的经理。
当员工回复这些表格并证明与其他公司的业务关系时，工作流程的后端逻辑可以自动确定如何描述这些关系。是构成利益冲突，还是与组织无关？根据答案，工作流可以触发更多层次的干预，提醒管理人员或法律人员可能存在的问题，或就如何管理不确定性提出建议。
常规的合规性认证可能令人沮丧，但其实大可不必。工作流程自动化提供了一条前进之路，使法律团队能够轻松创建和分发可自动执行和管理的调查问卷，只在需要时才触发警报以获得额外支持。通过复杂的数据分析，这些季度认证不仅能确保合规性，还能尽可能减少麻烦。
