为什么每家企业都需要法律持有计划

为什么每家企业都需要法律持有计划

如果数据在被扣留后被销毁（意外或其他原因），贵公司可能会面临巨额罚款或判决错误等法律后果。

时间至关重要。如果你没有做好处理搁置的准备，你就会对搁置反应迟缓。这可能会拖延法律程序，增加开支。如果不能迅速确定并通知相关员工，重要文件就有可能被删除。

您可以通过制定计划来避免这种负面结果 在在发出任何一次搁置之前就制定好计划，就可以避免这种负面结果。

例如，法律搁置不应该导致疯狂地寻找文件。贵公司应制定处理和保存信息的策略。制定信息管理计划可以为某些数据（过时或多余）必须删除提供充分的理由。

以下是签发合法扣留的重要步骤：

• 确定相关数据的保管人，以发布保存通知。
• 防止数据被修改或删除。
• 确保所有托管人都已确认并遵守通知。
• 证明数据确实得到了保存。
• 结束保留并发出通知，以便恢复正常数据处理（包括删除）。

自动化解决方案的优势

一些拥有法律团队的公司使用电子邮件和电子表格来管理搁置。虽然这种方法可能适用于小型公司，但对于大型公司来说是不够的。试想一下，要为一家拥有数百甚至数千个搁置的公司处理跟踪和实施工作。

手动处理搁置也会导致不必要的风险。例如，您在一段时间前启动了一项搁置，但却没有对一位早已离职的员工进行适当的跟进。收款流程现在岌岌可危。

一款好的 法律保留 软件可以减少人工流程，实现通信、跟踪、收集和搜索的自动化。它可以改变法律保留流程，使其在以下方面更加高效：

1 - 通知和跟踪

您需要能够向所有相关方发送通知，并跟踪他们的确认和进展情况。您可以发送提醒，告知保管人他们的法律扣留义务。拥有标准化的通知模板可以节省时间，避免沟通不畅，因为保管人会收到可靠的法律扣留通知。

2 - 收藏

使用能简化数据保存流程的法律保管软件。保管人可将其文件上传到一个地方，以便您在需要时获取相关数据。

良好的信息管理计划和可靠的技术解决方案将为公司节省时间和金钱。