Por qué toda empresa necesita un plan de retención legal
Una retención legal es una notificación enviada desde el equipo jurídico para solicitar la conservación de documentación y datos a la luz de un litigio en curso. Las retenciones pueden ser provocadas por acusaciones penales, citaciones, auditorías y otras situaciones legales. Las retenciones legales están diseñadas para evitar la destrucción de posibles pruebas.
Normalmente, el proceso de retención legal implica la identificación de los custodios de determinados datos y la localización y conservación de los mismos. Sin embargo, no es tan sencillo como enviar una notificación y recoger los datos. Las empresas deben determinar qué datos deben conservarse y dónde encontrarlos. Para las grandes empresas, esto puede ser una tarea muy complicada.
Por qué toda empresa necesita un plan de retención legal
Si los datos se destruyen (accidentalmente o no) después de que se haya emitido una retención, su empresa podría enfrentarse a consecuencias legales como multas cuantiosas o caer en el lado equivocado de una sentencia.
El tiempo es esencial. Si no está preparado para gestionar una retención, tardará en responder a una. Esto puede alargar los procedimientos legales, acumulando gastos. Si no identifica y notifica rápidamente a los empleados pertinentes, existe la posibilidad de que se borre un documento importante.
Puede evitar estos resultados negativos si dispone de un plan antes de que de que se emita una sola retención.
Por ejemplo, una retención legal no debe dar lugar a una loca búsqueda de documentos. Su empresa debe contar con una estrategia para gestionar y conservar la información. Contar con un plan de gobierno de la información puede proporcionar una defensa adecuada de por qué deben eliminarse determinados datos (obsoletos o redundantes).
Estos son los pasos importantes para emitir una retención legal:
- Identificar a los custodios de los datos pertinentes para emitir un aviso de conservación.
- Evitar que los datos se modifiquen o se borren.
- Asegúrese de que todos los custodios han acusado recibo de la notificación y la han cumplido.
- Demostrar que los datos se conservan realmente.
- Ponga fin a la retención y envíe una notificación para que puedan reanudarse las prácticas normales de tratamiento de datos (incluida la supresión).
Ventajas de una solución automatizada
Algunas empresas con equipos jurídicos utilizan el correo electrónico y hojas de cálculo para gestionar las retenciones. Si bien este enfoque puede funcionar para las pequeñas empresas, no será suficiente para una gran empresa. Imagínese tratar de gestionar el seguimiento y la aplicación para una empresa que tiene cientos o incluso miles de retenciones.
Gestionar las retenciones manualmente también puede conllevar riesgos innecesarios. Por ejemplo, usted inició una retención hace algún tiempo, pero no se hizo un seguimiento adecuado con un empleado desaparecido hace tiempo. El proceso de cobro está ahora en peligro.
Un buen software de retención legal reduce los procesos manuales y automatiza las comunicaciones, el seguimiento, los cobros y las búsquedas. Transforma el proceso de retención legal para hacerlo mucho más eficiente en las siguientes áreas:
1 - Notificación y seguimiento
Necesita poder enviar notificaciones a todas las partes implicadas y hacer un seguimiento de su reconocimiento y progreso. Puede enviar recordatorios para informar a los custodios de su obligación de retención legal. Disponer de plantillas estandarizadas para las notificaciones puede ahorrar tiempo y evitar errores de comunicación, ya que los custodios reciben un aviso fiable de la retención legal.
2 - Colecciones
Utilice un software de retención legal que agilice el proceso de conservación de datos. Los custodios pueden cargar sus documentos en un único lugar, lo que te permite obtener los datos pertinentes cuando los necesites.
Un buen plan de gobernanza de la información acompañado de una solución tecnológica fiable ahorrará tiempo y dinero a su empresa.
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